Durante a reorganização do acervo documental de uma ouvidoria, verificou-se que os registros das manifestações estavam distribuídos entre arquivos digitais e pastas físicas, sem critérios uniformes de classificação. Alguns documentos haviam sido separados por nome do atendente, enquanto outros estavam organizados conforme o assunto tratado. A equipe decidiu instituir procedimentos que preservassem o vínculo entre os documentos de cada manifestação e permitissem sua recuperação durante o período de guarda previsto nos instrumentos arquivísticos aplicáveis.

Considerando os fundamentos da gestão de documentos arquivísticos, assinale a afirmativa CORRETA.