Documentos oficiais são aqueles originais, transcritos na íntegra ou em parte.

Documentos empresariais são todos os documentos relativos a uma empresa.

Documentos artificiais são papéis do poder público

Documentação descartável é aquela constante em meios digitais.

Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética.

As partículas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.

Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam.

Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados ou não por hífen, não são separados. 

Codificação consiste na atribuição de um nome qualquer ao assunto de que trata o documento. 

A rotina correspondente à classificação exclui a necessidade de leitura de um documento.

O código deve ser anotado na última folha do documento.

O estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.

Classificação é a ordenação intelectual e física de acervos, sem necessariamente considerar um plano de classificação.

A principal forma de se agrupar documentos organizacionalmente é a descentralização dos mesmos, na qual cada órgão, departamento ou divisão, que executa atividades bem distintas dos demais, mantém seus próprios arquivos.

A classificação baseada na função permite reunir as informações sobre o conjunto de documentos, mas esses documentos não estarão ordenados e codificados do mesmo modo.

É plenamente possível classificar e avaliar documentos de organizações sobre as quais pouco ou nada se sabe.