Martins (2023) destaca três fases básicas da gestão de documentos. Entre elas está a fase de utilização de documentos, que inclui as atividades de:

I. Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação).
II. Expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
III. Elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

Quais estão corretas?

De acordo com o “Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística” (2005), a avaliação é o(a): 

O “Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística” (2005) define que o método de arquivamento é a sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Segundo o referido Dicionário, o método de ordenação que tem por eixo a combinação de letras e números se denomina método 

Suzana é assistente administrativa do DEMHAB e tem a atribuição de manter arquivos e fichários referentes a expedientes em circulação no seu setor de trabalho. Suzana utiliza o método alfabético para a ordenação de fichários. Assinale a alternativa que corresponde a uma forma INCORRETA para o arquivamento das fichas dos nomes das pessoas físicas indicadas utilizando o referido método segundo Paes (2012). 

Sobre a classificação de documentos, de acordo com Paes (2012), analise as perguntas abaixo:

•  Quanto ao gênero, como se denominam os documentos manuscritos, datilografados ou impressos?
• Quanto à natureza, como se denominam os documentos cuja divulgação não prejudica a administração?

Assinale a alternativa que indica, correta e respectivamente, as respostas para as perguntas acima.

De acordo com Paes (2012), a tabela de temporalidade é o instrumento de destinação que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes e que estabelece critérios para microfilmagem e eliminação. Com base na referida autora, analise as seguintes assertivas, relacionadas a determinados documentos e seus prazos de manutenção:

I. Os contratos originais devem ser conservados no arquivo permanente em caráter definitivo.
II. As cópias de contratos devem ser conservadas no arquivo corrente pelo prazo de três anos, para possíveis confrontos, e, depois, eliminadas.
III. As escrituras e os similares originais devem ser conservados em caráter permanente na caixa-forte da instituição, sob responsabilidade do tesoureiro e custódia do arquivo permanente, e microfilmados para atender às consultas.

Quais estão corretas?