Receber a reclamação, interrompendo o cliente para entendê-lo mais rapidamente, usar a mesma linguagem que o cliente. Após questionar o cliente, encaminhá-lo para os canais da Ouvidoria.

Acolher e parabenizar pela reclamação encaminhada. Utilizar a mesma linguagem e tom que o cidadão. Anotar seus contatos e informar que o procurará quanto tiver uma resposta.

Ouvir a queixa inicial. Solicitar preenchimento do checklist de reclamações que melhor corresponder à queixa. Encaminhar para ser atendido pelo setor competente.

Escutar a reclamação com atenção. Manter a calma. Analisar se está a seu alcance responder/ corresponder à reclamação, ou se é preciso encaminhá-la a outro setor.

Atender com educação. Oferecer água e café. Entregar protocolo de atendimento e informar que será atendido conforme prazos legais. Perguntar se pode ajudar com algo mais. Encerrar atendimento.