O uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial deve ser evitado no texto, embora sejam aceitáveis algumas abreviações que caracterizam esse tipo de comunicação.

O tipo de fonte recomendado é Arial, tamanho 12, cor preta; deve-se evitar o uso de papéis de parede eletrônicos.

Os arquivos anexados, quando se tratar de documento ainda em discussão, devem, necessariamente, ser enviados em formato que possa ser editado.

A assinatura do e-mail deve conter, obrigatoriamente, o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão, o telefone do remetente e o logotipo do ente público. 

O campo “Assunto” deve ser o mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da mensagem, além de conter a data e o local.