A impessoalidade decorre de princípio constitucional e seu significado remete a dois aspectos: o primeiro é a obrigatoriedade de que a administração pública proceda de modo a não privilegiar ou prejudicar ninguém, de que o seu norte seja, sempre, o interesse público; o segundo, a abstração da pessoalidade dos atos administrativos, pois, apesar de a ação administrativa ser exercida por intermédio de seus servidores, é resultado tão-somente da vontade estatal.

A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos. Os assuntos objetos dos expedientes oficiais não devem ser tratados de outra forma que não a estritamente impessoal.

Através da impessoalidade tem-se padronização redação oficial, que permite que as comunicações elaboradas em diferentes setores da administração pública guardem entre si certa uniformidade.

Há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário.

A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade de quem a elabora. A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade contribuem para elaborar os expedientes oficiais e para que seja alcançada a necessária impessoalidade. 

Ofício é texto proveniente de uma autoridade, que consiste em comunicação de qualquer assunto de ordem administrativa, ou estabelecimento de uma ordem.

Ata é documento em que se registram, resumidamente, mas com clareza, as ocorrências de uma reunião de pessoas para determinado fim.

Certidão é aviso oficial de uma instituição pública ou privada, transmitido por escrito ou oralmente.

Edital indica o ato pelo qual se publica pela imprensa, ou nos lugares públicos, certa notícia ou ordenança que deve ser divulgada para conhecimento das pessoas nele mencionadas e de outras tantas que possam ter interesse no assunto.

Requerimento é petição por escrito feita com fórmulas legais, na qual se solicita algo que é permitido por lei ou que como tal se supõe. É todo pedido que se encaminha a uma autoridade do serviço pública.