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Com a tecnologia da comunicação à disposição, para que uma reunião se realize, nem sempre é necessário que as pessoas estejam presentes em uma mesma sala. A videoconferência, por exemplo, é realizada através de dispositivos de áudio, com hardwares específicos, telefones com viva-voz ou softwares de Skype.

A ata é um documento que descreve as ocorrências verificadas em uma reunião, assembleia, congresso, convenção, tanto na Administração Pública quanto na privada. Não obstante, a ata costuma ser mais informal que a memória de reunião ou súmula, como é igualmente conhecida.

Uma das mais famosas técnicas de administração do tempo é a matriz de Eisenhower. Trata-se de uma grade dividida em quatro áreas, nas quais se tem as seguintes definições: importantes, urgentes, não importantes e não urgentes. 

Sempre que algum atraso ou imprevisto acontecer, o recomendável é acolher e manter os participantes da reunião alheios a isso. Porém, o servidor deve tomar providências, como fazer mudanças de horário ou mesmo interromper uma atividade do seu gestor. 

Uma maneira de maximizar os fatores que causam o retrabalho é fazer a programação de suas atividades diárias e das tarefas que ficaram pendentes ou que já estão previstas para o dia seguinte.