Conforme as regras de concordância com os Pronomes de Tratamento, é adequada a construção: “Vossa Senhoria nomeará vosso substituto para o cargo anteriormente mencionado”.

Para referir- se a autoridades do Poder Judiciário, é possível optar entre os pronomes de tratamento “Vossa Excelência” e “Vossa Magnificência”; já para as autoridades dos Poderes Executivo e Legislativo, apenas a forma “Vossa Excelência” pode ser utilizada.

O Manual de Redação estabelece o emprego de somente dois diferentes fechos para todas as modalidades de comunicação oficial: “Respeitosamente” e “Cordialmente”: o primeiro para os documentos remetidos a autoridades superiores, e o segundo para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior.

A denominada “Exposição de Motivos” é uma das partes obrigatórias na redação de Memorandos e Avisos e pode ter um caráter exclusivamente informativo ou conter a apresentação de projeto de ato normativo.

O e-mail consta como uma das formas de comunicação oficial, mas, diferentemente do que ocorre com as mensagens e os avisos, não há definição de formas rígidas para sua estrutura, embora deva manter- se um padrão de linguagem compatível com a preconizada no Manual.