O fecho do convite ao chefe da delegação chinesa do CGS deveria ter sido redigido e formatado de acordo com as determinações expressas do Manual de Redação da Presidência da República.

Em documentos oficiais, as autoridades da CPRM mencionadas no texto devem ser tratadas pelo pronome de tratamento “Vossa Senhoria” e pelo vocativo “Senhor”/”Senhora”, seguido do cargo ocupado.

Caso o diretor-presidente da CPRM tivesse de solicitar providências ao gestor do setor responsável pela logística do evento citado no texto, ele deveria fazê-lo por meio de memorando, documento oficial de comunicação eminentemente interna entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

O registro expositivo dos fatos ocorridos no evento de que trata o texto deveria ter sido feito mediante exposição de motivos, cuja finalidade se estende à submissão de considerações à autoridade máxima de um órgão acerca de projeto de ato normativo.

O aviso seria o documento oficial apropriado à convocação dos gestores da CPRM para o encontro mencionado no texto, uma vez que esse documento é expedido para autoridades de mesma hierarquia.