Manter o controle sobre a entrada e saída dos documentos.

Uma das vantagens do protocolo é a identificação do responsável pelo documento em cada etapa.

No protocolo de entrada é feito o registro de documentos que chegam ao órgão ou empresa, atribuindo-lhes um número de protocolo para facilitar o rastreamento.

No protocolo de saída é possível fazer o registro da movimentação de documentos internamente, entre setores e departamentos, bem como os que estão sendo enviados para fora da instituição.

Os protocolos permitem rastrear o andamento de processos e controlar o fluxo de informações.