Preencha as lacunas, considerando a aplicabilidade das modalidades de expedição.

Expedição é a remessa de correspondências, documentos e processos aos órgãos, unidades e autoridades a que se destinam. Os documentos e processos a serem expedidos via ____________________ não necessitam estar envelopados, apenas encaminhados com a identificação da unidade, setor ou autoridade a que se destinam. Enquanto que, ao entregar documentos, processos e correspondências via ____________________, o mensageiro deve coletar o recibo assinado com identificação clara e legível do recebedor (nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra de forma legível ou por meio de carimbo). Já os documentos e processos, encaminhados para expedição via ____________________, deverão informar (no próprio documento ou em lista à parte): identificação da unidade/setor e Estado a que se destina; espécie e número do documento; assunto do documento; remetente e destinatário do documento (BRASIL, 2010).

A sequência correta é

Tendo em vista o perfil profissional do secretário e as competências exigidas para atuação nessa área, se focalizarmos as situações de contingências, como apontado por Bond e Oliveira (2013a), abordaremos as seguintes habilidades:

Giacaglia (2006, p.11) diz que “os eventos trazem comprovadamente resultados mais eficientes do que a propaganda que, por muitos anos e até recentemente, dominou o mercado de comunicação e a preferência das empresas na aplicação de seus recursos de comunicação”.

Com base nessa afirmação, marque a alternativa que apresenta outro benefício da organização de eventos empresariais.

Para uma comunicação eficaz, o emissor deve procurar esclarecer suas ideias antes de comunicá-las. Para tanto, Medeiros (2010) afirma que para transmitir uma informação eficaz deve-se analisar com qual pessoa você vai comunicar-se, quem é ela, o que você quer transmitir, como está transmitindo as informações, se está usando as palavras adequadas às circunstâncias. São questionamentos que ajudam a analisar se a mensagem está sendo transmitida de forma compreensível.

Assinale a alternativa que não oferece empecilhos para a comunicação eficaz do Secretário Executivo:

Segundo um levantamento feito pelo grupo Regus com 44 mil executivos em vários países, o WhatsApp é adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype e Facebook Messenger.

Para o CEO do Runrun.it – plataforma para gerenciamento de projetos corporativos – e especialista em produtividade, Antonio Carlos Soares, apesar de agilizar a troca de informações sobre a empresa e seus projetos de forma gratuita, o WhatsApp pode atrapalhar o tempo de descanso do funcionário e até mesmo afetar sua produtividade e foco no escritório.

Marque a opção que caracteriza o uso adequado do WhatsApp pelo profissional de Secretariado Executivo.

Medeiros e Hernandes (2003) destacam que no mundo moderno dos negócios, intensificado pela globalização da economia, o secretário transformou-se em um assistente do negócio, assumindo responsabilidades sem supervisão e ampliando seu poder de decisão.

Como a área do comércio exterior está diretamente ligada às habilidades de negociação, comunicação e uso apropriado do idioma estrangeiro, é de extrema importância que o profissional tenha essas três habilidades bem treinadas. Marque a opção que indica comportamentos de um secretario que teria um ótimo desempenho em sua atuação nas relações internacionais:

[...] o secretário executivo é essencialmente um assessor pessoal, que

tem entre as suas atribuições a tarefa de organizar as rotinas de

líderes atuantes nas empresas ou outras formas de organização,

valendo-se fundamentalmente da ciência administrativa, que constitui

o entorno conceitual básico para o desenvolvimento das tarefas que

lhe são pertinentes. (Sabino & Marchelli, 2009, p. 607).

A respeito do assunto Assessoramento a Executivos, assinale a única opção que é totalmente falsa.

É de conhecimento geral que necessitamos de algumas regras de convivência para viver em sociedade. Porém, para o profissional do Secretariado Executivo, existem algumas ações que, se praticadas constantemente, ajudam a construir um bom marketing pessoal no ambiente de trabalho. Tendo essa premissa em mente, considere as seguintes afirmações, escutadas nos corredores de uma empresa nacional:

I - Hoje em dia não existe mais problema em chegar atrasado. Sempre consideramos 15 minutos de tolerância.

II - Eu não vejo problema em usar saia curta para trabalhar. O Brasil é um país de clima predominantemente tropical.

III - Só faço o estritamente necessário. Mesmo que eu saiba o que fazer, aguardo o diretor solicitar.

IV - Todos dizem que minha mesa é bagunçada, mas eu sei exatamente onde se encontra tudo. Minha bagunça é organizada.

V - Como secretária, atuo em vários departamentos da empresa, mas se me perguntarem sobre o mercado atual, não saberei conversar mais do que cinco minutos.

De acordo com o artigo 4º da Lei Nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, são consideradas atribuições do Secretariado Executivo, EXCETO:

O secretariado executivo vem evoluindo muito nos últimos anos e as responsabilidades destes profissionais vem crescendo enormemente. Hoje o profissional tem de buscar sair de sua zona de conforto, já que mudanças econômicas e tecnológicas o obrigam a isso. Adquirir novas competências é essencial para o bom desempenho do secretário executivo, já que estes devem desenvolver tarefas cada vez mais complexas e mais exigentes.

Para Santos (2007, p. 7), competências não são “apenas conhecimento e habilidades para a realização do trabalho (saber fazer), mas também atitudes, valores e características pessoais vinculados ao bom desempenho no trabalho.”. Uma competência muito valorizada no âmbito do secretariado executivo é a organização do trabalho, que por sua vez é intimamente associada à gestão do tempo. Em Abril de 2012, a Exame publicou uma lista de 10 aplicativos que podem ser utilizados para gestão do tempo e atividades laborais, tornando o emprego do tempo mais organizado. Para Melba J. Duncan, aplicativos como estes combinadas a e-mails, correio de voz e calendários online podem auxiliar gestores a atuarem com grande nível de autossuficiência.

M. J. Duncan expõe ainda que levando em consideração níveis hierárquicos mais elevados, o custo operacional para manutenção de um secretário executivo totaliza mediamente 8% do custo relativo à manutenção de seu gestor. Logo, para justificar a manutenção do secretário, este deveria aumentar o rendimento do gestor em ao menos 8%. E, segundo M. J. Duncan, um profissional do Secretariado executivo de bom rendimento, garante a seu gestor muito mais que isso.

Tendo como referência a consideração acima, classifique em (V) verdadeiro ou (F) falso as seguintes afirmações:

( ) É muito importante que o profissional de secretariado executivo esteja buscando evoluir também no manuseio da tecnologia, de forma que o uso adequado da tecnologia possa auxiliá-lo na atuação diária.

( ) Diante das exigências do mercado e das recorrentes evoluções no mundo da tecnologia, podemos afirmar que a gestão do tempo e de atividades laborais são inerentes à atividade do profissional de secretariado executivo, e tais atividades são executadas exclusivamente com auxílio tecnológico.

( ) O Secretário Executivo tem a seu dispor uma série de artifícios tecnológicos que podem auxiliar na sua atividade, o bom uso desses artifícios não interfere diretamente no seu desempenho.

( ) Considerando uma carga horária de 40 horas semanais para um diretor, um Secretário Executivo de bom rendimento é capaz de poupar muito mais de 3 horas de horas do referido diretor.

Assinale a opção correta.

Assinale a alternativa que possui a correta definição de “memorando”.

“Customer Success” é uma mentalidade relativamente nova, tendência no mercado internacional, pela qual uma organização busca incessantemente garantir que o cliente tenha uma ótima experiência - e principalmente ótimos resultados - com seu produto ou serviço.

Para Brum (2000), praticar endomarketing é dar ao funcionário educação, carinho e atenção, tornando-o bem preparado e bem informado para que possa tornar-se também uma pessoa criativa e feliz, capaz de surpreender, encantar e entusiasmar o cliente. Como profissional de Secretariado Executivo, como é possível relacionar as duas afirmações de forma coerente?

Segundo a Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, é incorreto afirmar que

De acordo com Sabino e Rocha (2004), o secretário é um dos agentes de relacionamento dentro das companhias. Por isso, deve dominar ferramentas, meios e linguagem para atender aos novos perfis de gestão.

NÃO fazem mais parte do cotidiano de um profissional de Secretariado Executivo, os seguintes itens de tecnologia:

I - Telefone, máquina de escrever, papel carbono, mimeógrafo, caixa registradora e máquina de somar.

II - Máquina de estenografia e fitas de duas cores para máquina de escrever.

III - Máquinas de escrever elétricas, transistores, xerox e computadores com microchips.

IV - Microcomputadores, transmissão de fac-símile, calculadoras eletrônicas, sistemas integrados, software para computadores, e-mail e internet.

V - Programas de mensagens instantâneas, multimídias, e-commerce, redes sociais, iPhone, iPad, tablets e outros aparelhos tecnológicos sensíveis ao toque.

Fazem parte das técnicas secretariais o conhecimentos da linguagem, termos técnicos e códigos utilizados por companhias aéreas e hotéis que aparecem em toda a documentação comumente exigida em viagem. Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

1. _____________________: procedimento de embarque realizado no balcão da companhia aérea e indica, também, o procedimento de entrada no hotel.

2. _____________________: o não comparecimento do passageiro ao embarque ou a não entrada de um hóspede no hotel.

3. _____________________: quando a empresa aérea vende mais assentos que o número total disponível na aeronave ou quando o hotel reserva um número de quartos além de sua capacidade.

4. _____________________: determina o sistema no qual as despesas estão incluídas no valor da diária ou pacote pago pelo hóspede ou viajante.

5. _____________________: entrada no

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

Como agente de resultado, a secretária acompanha os serviços delegados a ela, aqueles voltados à sua equipe e, principalmente, os serviços direcionados ao gestor e aos membros de sua equipe. Porém, os seus conhecimentos sobre as técnicas secretariais têm que ser amplos para que o seu trabalho seja profícuo. Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando as técnicas secretariais a seus respectivos conceitos.

COLUNA I

1. Follow-up

2. Agenda

3. Pauta de reunião

4. Ata

5. Convite

6. Convocação

COLUNA II

( ) É uma ferramenta eficiente e de fundamental importância para otimizar o tempo.

( ) Antes do início da reunião, costuma-se apresentar aos participantes todos os tópicos a serem abordados.

( ) Resumo escrito em que se relata o que se passou e o que foi decidido em uma sessão, reunião, convenção ou assembleia.

( ) Técnica de acompanhamento que complementa a agenda.

( ) É enviado a profissionais de nível hierárquico igual ou superior ao do executivo (gestor).

( ) É destinado ao profissional que responde hierarquicamente ao executivo (gestor) e a participação desse profissional é um cumprimento de ordem.

Assinale a sequência CORRETA.

Segundo Neiva e D’Elia (2014, p. 121), as regras de etiqueta no trabalho são recomendáveis para se ter um bom comportamento social; porém, elas não devem se sobrepor à qualidade do relacionamento.

Mediante essa afirmativa, assinale a alternativa que é condizente com os padrões de etiqueta no trabalho.

O secretário escolar é um profissional essencial para o estabelecimento de ensino, o seu papel hoje é de Gestor Administrativo. Suas atribuições compreendem atividades essenciais. Assinale a alternativa CORRETA:

O profissional de secretariado executivo é um agente de mudança dentro da organização. Ele possui um amplo conhecimento de detalhes sigilosos e de todo o funcionamento da empresa. O Código de Ética deste profissional expõe no Capítulo VI as regras que o secretário deve ter perante sua relação com a empresa.

Assinale abaixo a afirmação que NÃO está baseada nas relações com a empresa e o profissional de secretariado.