Considere as partes que compõem a carta comercial:

1. Iniciais.
2. Cumprimento final.
3. Referência.
4. Localidade e data.
5. Invocação.
6. Texto.
7. Índice e número.
8. Timbre.
9. Assinatura.
10. Anexos.

Indique a sequência correta em que devem aparecer na estrutura do documento.

Sobre o uso da tecnologia nas técnicas secretariais, é correto afirmar:

De acordo com a Lei de Regulamentação da profissão de Secretário, Lei 7.377, entre as atribuições do secretário executivo está a taquigrafia de discursos.

Assinale a alternativa que pode ser relacionada à taquigrafia.

Analise os dados do texto seguinte:

“São comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridos ou utilizados pelos administradores. Podem ser uma simples carta ou memorando ou, ainda, uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela. Se ocorrer em conversa, ele será oral”.

Os dados do texto caracterizam:

Marque a afirmação correta.

São atribuições profissionais do(a) recepcionista: efetuar e atender ligações telefônicas, identificando pessoas, anotando e transmitindo recados, marcando entrevista, completando ligações.

Sobre tais atribuições, marque a incorreta.

Marque o procedimento incorreto, que caracteriza violação de correspondência (ato ilegal) para o trabalho do(a) recepcionista.

Marque o que representa procedimento obrigatório do(a) recepcionista em relação ao recebimento de correspondências, para evitar dúvida quanto à entrega ou mesmo extravio das mesmas.

São atribuições profissionais do(a) recepcionista: expedir e receber correspondências internas e externas, conferindo, anotando e protocolando quando necessário.

Marque os dados importantes que devem constar em correspondências expedidas para que não ocorra qualquer tipo de problema (ruído), como retorno por falta de identificação de quem vai receber a correspondência.

O(a) recepcionista tem por atribuições profissionais: requisitar e controlar material de expediente necessário à execução dos serviços, solicitando também a reprodução de cópias.

Quando houver necessidade de o(a) recepcionista requisitar material de expediente, recomenda-se:

I. Certificar-se de que realmente existe a necessidade de fazer a requisição.

II. Pedir exatamente o material de que se precisa para o momento em que o material está sendo requisitado.

III. Definir a quantidade necessária do material para o referido uso.

IV. Registrar o departamento ou seção para onde vai o material e o motivo do pedido feito.

V. Antecipar os pedidos de materiais por questão de otimização do tempo de que dispõe o(a) recepcionista em relação ao pronto atendimento do requisitante.

Estão corretas:

Analise as opções abaixo:

1. Contratação

2. Registro de empregados

3. Recisão de contrato de trabalho

4. Escrituração contábil

5. Controle de estoques

Assinale a alternativa que corresponde corretamente às atribuições da área de pessoal.

Na atualidade, os profissionais de secretaria precisam ter e demonstrar qualidades pessoais, o que pode fazer a diferença no mercado de trabalho.

Entre as “qualidades pessoais”, temos: discrição, espírito de decisão, espírito de iniciativa, espírito de cooperação, interesse, dinamismo, pontualidade, segurança, sinceridade, ordem e método, inteligência, esmero, entre outras.

Sobre as informações enunciadas, marque a afirmação incorreta.

Marque o que não faz parte das atribuições do profissional “Assistente de Secretaria”.

Sobre “Coleta e assinatura de documentos”, marque a afirmação incorreta.

Dentro de uma empresa, uma das principais qualidades desejáveis do(a) Secretário(a) é sua capacidade de relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas, visitantes.

_{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Ática. São Paulo.)}

Analise as proposições seguintes:

I. O contato diário exercido pela profissão leva muitas vezes a que um Profissional de Secretariado tenha um profundo conhecimento do chefe e da empresa, daí por que, recomenda-se sempre absoluto sigilo, evitando-se qualquer discussão (na empresa ou fora dela) sobre o que se sabe de ambos. → Discrição.

II. Essa qualidade não pode ser entendida com "aventura", mas como a procura coerente e inovadora de novas formas de realizar o trabalho, implicando sempre espírito de responsabilidade, o que prova a autoconfiança. → Espírito de Iniciativa.

III. Quando o(a) Secretário(a) se dá chance para as oportunidades, logo as forças criadoras surgirão. Às vezes, o risco é grande, mas é infinitamente mais grave que alguém se mantenha parado, inerte, apático, sem iniciativa, por comodismo. → Dinamismo.

IV. Para um “Profissional de Secretariado” é tão importante demonstrar as habilidades que remetem à organização, expressas por atitudes de inteligência, o que permite a coordenação de serviços de forma rápida e eficiente. É preciso planificar, conhecer e respeitar o programa de ação, ter um bom ritmo e concluir o que se tem pretende realizar no cumprimento de metas. → Ordem e método.

V. Para um “Profissional de Secretariado” esta habilidade estabelece direta relação de sentido com perfeição e primor em tudo que executa e na maneira como se expressa. O interesse e a responsabilidade atuam fortemente quando alguém lhe pede para realizar uma tarefa e esta é executada em tempo hábil. → Memória.

Marque SOMENTE as qualidades pessoais do “Profissional de Secretariado” que estão corretamente expressas em relação à indicação feita no final de cada uma delas.

Do “Profissional de Secretariado”, modernamente, exigem-se não só conhecimentos econômico-financeiros, como também de comportamento interpessoal e compreensão das pessoas com quem se relaciona. Para bem compreender as pessoas, é necessário colocarse dentro do mundo psicológico delas. _{(WILLIAMS, Michael R. Relações Humanas. Editora Atlas.)}

Sobre o contexto do enunciado, marque a informação incorreta.

O ato de comunicação. Em todo processo de comunicação intervém necessariamente um conjunto de elementos / fatores: um emissor ou pessoa que perante um estímulo codifica, elabora e transmite para outra - o receptor - uma informação ou mensagem sobre o mundo ou sobre si mesmo, dentro de um referente ou contexto. Para transmitir essa mensagem, o emissor emprega um conjunto de signos, que se combinam de acordo com regras -código ou língua. Seu meio de difusão é um meio físico - o canal. Exemplo: o ar, no caso das ondas sonoras; o papel, no caso do texto impresso.

_{(LIMA, Sílvia Ferreira. Comunicação e Expressão através de textos. Editora Biblioteca.)}

Analise as afirmações sobre “comunicação de ordens”, durante o desenvolvimento das ações profissionais do(a) secretário(a) executivo(a).

I. A eficácia de uma comunicação de ordens depende da capacidade persuasiva do emissor da mensagem, devendo ele ser preciso no que quer comunicar.

II. A indecisão e a insegurança criam conflitos de confiança no receptor da mensagem.

III. É necessário considerar a capacidade do receptor, sua disponibilidade de tempo e de capacidade de ação.

IV. O comunicado, oral ou escrito, deve conter expressões simples, frases curtas, pensamentos bem concatenados (apresentar o conteúdo do discurso em sequência lógica).

Estão corretas:

O trabalho de uma “Secretária executiva” torna-se mais agradável e simples se ela demonstra habilidades técnicas, humanas e gerenciais no desenvolvimento de suas tarefas. Com base no enunciado, marque a afirmação incorreta.

Organização do trabalho da Secretária. Há algumas técnicas de organização do trabalho que têm proporcionado vantagens enormes aos administradores, as quais têm ajudado muito no desempenho profissional da secretária. (...)

A organização do trabalho também compreende o conhecimento dos propósitos da organização, de suas dependências, de seu modo de produzir, das técnicas que emprega.

_{(FARIA, Nivaldo Maranhão. Organização do trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Em geral, as empresas esperam de suas secretárias:

I. Consciência de seus deveres e envolvimento no processo de produção da empresa.

II. Dedicação ao trabalho, com noção da divisão do trabalho estabelecido na empresa, sabendo reconhecer a autoridade competente.

III. Equilíbrio emocional para bem desempenharem tarefas.

IV. Que elas sejam dignas de confiança e que saibam delegar tarefas quando necessário.

V. Que saibam resolver conflitos entre colegas de trabalho e que sejam capazes de trabalhar em grupo.

Estão corretas:

Ao(à) secretário(a) foi incumbida a missão de digitalizar documentos importantes, guardá-los em um CD e distribuir cópias para todo os gerentes da empresa. Utilizando a tecnologia da informação, a primeira etapa pode ser feita com um(a):