Os gráficos de organização mostram os meios utilizados para a obtenção dos resultados. Nos gráficos de organização, procuram-se mostrar os resultados técnicos que estão sendo usados, sejam tais recursos operações técnicas ou sistemas de órgãos e pessoas dispostas de maneira a atingirem certos resultados. O Fluxograma Global ou de Coluna é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. De maneira resumida, seus aspectos básicos são: é utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos; permite demonstrar o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada; e apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.

Sobre o símbolo do documento , leia as afirmativas.

I. Serve para identificar qualquer tipo de documento, como cheques, faturas, recibos. Coloca-se o nome do documento dentro do símbolo, geralmente abreviando-se por questões práticas.

II. Quando da emissão de um documento, deve-se marcar o lado esquerdo inferior do símbolo.

III. Quando o documento aparece pela primeira vez no fluxograma considerado, mas já foi emitido em outro fluxograma, deve-se marcar o lado esquerdo superior do símbolo do documento.

Pode-se afirmar que:

No estudo da comunicação entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se levar em consideração o aspecto do custo para a empresa, pois a análise da transmissão das informações mostra que essa é muito mais custosa do que se poderia pensar, não tanto devido às despesas de apoio necessárias, mas principalmente em função do tempo que ela absorve e das demoras que acarreta. Nesse sentido, podem ser apontadas como causas do aumento de custos na estrutura organizacional:

Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

(http://www.portaldosecretariado.com.br)

Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.

A administração do tempo é um critério essencial para o trabalho de qualquer profissional. No caso do secretário executivo, ela é imperativa para a preparação e a organização de reuniões e agendamento de compromissos. O avanço da tecnologia popularizou o uso do correio eletrônico (e-mail), que é um instrumento de grande ajuda. No programa MS Outlook, por exemplo, além de permitir a transmissão de mensagens e documentos, há um recurso que identifica as mensagens e as associa a itens relacionados, como anotações, tarefas pendentes, contatos ou eventos de calendário semelhantes. Trata-se de:

Segundo a Lei nº 7.377/85, são atribuições do Secretário Executivo:

I. coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

II. interpretação e sintetização de textos e documentos; e redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;

III. taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro.

IV. versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa.

V. registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; e conhecimentos protocolares.

Está correto o que se afirma em:

Tendo em vista a Lei nº 7.377/85 (com alterações feitas pela Lei nº 9.261/96), que dispõe sobre a atividade de Secretário e dá outras providências, leia as afirmativas seguintes.

I. O exercício da atividade de Secretário Executivo, com as atribuições previstas na Lei, será permitido ao profissional legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei.

II. É considerado Secretário Executivo o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas na Lei.

III. Todo profissional de secretariado, inclusive com registros como assessora, assistente, auxiliar administrativo, deve ter seu registro junto à antiga Delegacia Regional do Trabalho (DRT), atual Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE).

Pode-se afirmar que:

O Código de Ética do Profissional de Secretariado estabelece, entre outros, os direitos dos Secretários e Secretárias, que são listados a seguir, com exceção de um. Assinale-o.

Segundo o Código de Ética do Profissional de Secretariado, constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários, exceto:

Quanto às comunicações oficiais:

I - deve-se usar "Atenciosamente” para autoridades de mesma hierarquia e “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior;

II - possui como características a impessoalidade, clareza, concisão e padronização;

III - tem como principal objetivo a clareza e a pessoalidade dos assuntos pertinentes ao órgão emissor;

IV - a elaboração de documentos como ofícios e memorandos deve seguir uma padronização de forma a facilitar a comunicação;

V - deve-se utilizar a forma de tratamento adequada a cada autoridade para a qual se destina os documentos oficiais.

É CORRETO o que se afirma em:

Qual a relação entre Redação oficial, protocolo e arquivamento?

O Profissional de Secretariado se relaciona tanto com o público interno quanto com o externo. Frente às exigências do mercado globalizado, às atuais questões sobre a acessibilidade e inclusão, esse profissional precisa atentar para a busca de atualização e conhecimentos que vão além daqueles adquiridos em sala de aula e que contribuem para a excelência no atendimento. Cabe ao profissional, no que diz respeito à acessibilidade e inclusão:

I - quebrar paradigmas e abandonar o pensamento de que não existe espaço para as pessoas com deficiências. O profissional é a Instituição;

II - ser um profissional com participação ativa, um agente de transformação;

III - buscar conhecimentos para melhor atender essas necessidades;

IV - exigir da gerência providências quanto à contratação de pessoas especializadas que atendam essas demandas, já que isso não cabe ao profissional de secretariado;

V - delegar a um assistente a tarefa de atender os clientes com deficiências.

Quais estão CORRETAS:

O ciclo PDCA está vinculado aos fundamentos teóricos da Filosofia de Kaizen, cultura japonesa que preconiza a melhoria contínua, um dos princípios da administração da qualidade. Uma das finalidades do ciclo é:

Machado (2016), em seu livro, Secretariado Executivo para Concursos II, argumenta que atualmente os profissionais estão se reinventando e, para isso, uma das ferramentas para o desenvolvimento de pessoas e organizações é “a prática do coaching”. Qual seria o primeiro passo para o desenvolvimento dessa ferramenta?

Gestão de escritório – compreende-se o termo gestão como um processo ou atividade dinâmica que consiste na tomada de decisões sobre objetivos e recursos humanos, materiais, finanças, entre outras coisas, com o foco em resultados. (MACHADO, Secretariado Executivo para Concursos, 2015). Um tipo de gestão indispensável à eficiência e eficácia das atividades de uma secretária executiva é a Gestão de escritório, isso porque:

Os documentos de uma Instituição devem ser bem guardados e preservados. Um bom arquivo possibilita a facilidade na recuperação de informações, para isso se faz imprescindível o conhecimento e definição de métodos de arquivamento eficazes e eficientes. Na administração pública federal há a recomendação de utilização do método por assunto, combinando-o com algum outro método auxiliar. Quanto a este método:

As organizações, para se manterem vivas frente à concorrência, têm inúmeros desafios, dentre eles o de ter a consciência de que os clientes esperam seus produtos para “ontem”. O tempo, então, é o melhor aliado ou o pior inimigo. Quanto à Administração do tempo:

A Constituição Federal dispõe em seu Artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Isso significa que, para produzir qualquer documento de caráter oficial, deve-se observar a legalidade e a moralidade na emissão; evitando marcas pessoais, procurando tratar do assunto a que faz referência. Sempre ter em mente que são documentos de caráter e acesso público (exceto quando a lei preveja o contrário). A redação deve ser concisa, clara e com correção de conteúdo. Além disso, outras características são necessárias, como:

Etiqueta na internet – O avanço dos meios tecnológicos impacta muito na vida das pessoas e das empresas. Muitas são as vantagens desse avanço, como a facilidade na comunicação, o acesso rápido a produtos e serviços. No entanto, é preciso cautela, pois sem perceber se pode cometer gafes, criar situações desagradáveis e até mesmo infringir a lei. Para o profissional que trabalha com esse tipo de recurso de comunicação, é preciso cuidado com as palavras. Na internet também é preciso noção das regras de etiqueta, isso porque:

Os sonhos em si não são irrealizáveis, impossíveis de acontecer, o problema encontra-se na inércia de quem sonha. São incontáveis as histórias de sucesso encontradas em toda parte, quantas pessoas já superaram inúmeros obstáculos e venceram grandes desafios. Pode ser sorte de estar no lugar certo e na hora certa? Para quem acredita, sim. Sorte de ter a oportunidade de fazer aquele curso de inglês completo? Sorte de conhecer aquela pessoa influente que deu um empurrãozinho que facilitou o acesso ao dono daquela multinacional que lhe contratou? Um olhar mais reflexivo e criterioso, no entanto, leva à conclusão de que sorte apenas não é suficiente para se obter sucesso. Ela não é uma ferramenta com que se pode contar sempre. Determinação, disciplina e perseverança, somadas ao estabelecimento de prioridades e à capacidade de tornar adversidades em oportunidades, estão por trás de muitos dos casos de sucesso. Ritossa (2009), em seu livro Marketing Pessoal, chega à constatação de que o sucesso de um indivíduo, assim como de uma empresa, não depende apenas de uma excelente ideia, trabalhar incansavelmente ou ter um destino generoso. Precisa-se planejar um curso de ações e decidir o que devemos fazer, como e quando, de acordo com nossas prioridades e aspirações pessoais. Dentre os princípios mercadológicos que podem ser readequados e aplicados ao desenvolvimento individual, encontra-se a estratégia do Marketing Pessoal, entendido como:

Uma das temáticas muito discutidas atualmente é como ser assertivo tanto na vida como no trabalho. O protagonismo secretarial exige do profissional essa assertividade, que nada mais é do que:

I - fortalecer o senso do eu, do valor pessoal e da autoconfiança quando se fala como as pessoas nos afetam tanto positiva quanto negativamente;

II - saber tomar decisões, criar oportunidades, autogerenciar-se e buscar qualidade de vida;

III - uma postura não comportamental diante das pessoas e das situações cotidianas;

IV - é uma capacidade de se afirmar de maneira clara, objetiva e transparente, sem delongas;

V - Utilizar seu poder de influência amedrontando seus colegas de trabalho.

Estão CORRETAS as afirmativas: