Com o advento da globalização e o avanço acelerado da tecnologia, o ambiente empresarial vem se modificando, exigindo a manutenção constante de diferenciais competitivos uma vez que as organizações, ao atuarem em mercados globais, tornam a concorrência ainda maior. Diante disso, empresas têm demandado a atuação de profissionais capacitados para desenvolverem suas atividades, produtos e serviços e representá-la internacionalmente com o mais alto padrão de qualidade. Dentre os requisitos desejados estão:

1) As habilidades de negociar e se comunicar em outros idiomas, o que influencia diretamente no perfil dos profissionais da área secretarial.

2) Os pressupostos teóricos de que habilidades em negociação e comunicação, além do domínio de idiomas estrangeiros e conhecimentos da cultura dos países parceiros são essenciais para quem atua neste setor.

3) Para a o bom fluxo de associações internacionais, o profissional, que além de ter habilidades de escritório, assume responsabilidades sem ter que ser supervisionado e que é capaz de tomar decisões no seu campo de atuação. Dele espera-se, também, que saiba gerenciar conflitos, trabalhar em grupo e que tenha equilíbrio emocional, facilitando as relações humanas.

4) Nessa nova Era, é importante ainda que profissionais de secretariado estejam preparados para atuar tanto presencial quanto virtual dentro das organizações e que sejam capacitados para gerir nesse novo contexto em que as organizações estão submetidas (SABINO; ROCHA, 2004).

A internet trouxe muitos avanços para a secretária executiva, pois possibilitou a esse profissional a comunicação com todos os segmentos organizacionais, acarretando assim uma troca de experiência e aprendizagem que contribui para o seu desenvolvimento na empresa. Por isso, além da contribuição estratégica, a informática é uma ferramenta essencial no trabalho, pois possibilita que esse profissional contribua para a melhoria da qualidade e maior produtividade na organização, como por exemplo: administrar eficazmente seu tempo, coordenar o trâmite de papeis, manter atualizados os arquivos e manuais informatizados.

Tendo em vista o uso do relatório administrativo, discutido por Medeiros e Hernandes (2014), analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( )Representa a base de informações necessárias para a tomada de decisões adequadas.

( ) A importância de um relatório consiste em seu estilo ou forma, mais que em sua utilidade.

( )Pode ser uma simples carta ou memorando, ou uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela.

( )Constitui comunicação produzida pelos membros de uma organização, desde que requeridos ou utilizados pelos administradores.

( )Objetiva prestar informações quanto à situação dos planos estabelecidos, dos projetos concebidos e das operações que devem ser realizadas ou já o foram.

A sequência correta é 

Preencha as lacunas, considerando a aplicabilidade dos tipos de reuniões.

A reunião ____________________, realizada via internet, utiliza de ferramentas de chat ou softwares de comunicação instantânea.De outro modo, a reunião ____________________ proporciona um ambiente no qual os participantes são vistos holograficamente. Já a reunião do tipo ____________________ é constituída por um grupo de pessoas que se reúne frente a frente. Nessa linha, têm-se as reuniões do tipo ____________________ e ____________________, realizadas por meio de dispositivos integrados ou não, com hardwares, softwares, equipamentos e soluções específicos, como Skype, internet e redes privativas. Ainda, a reunião ____________________, que é feita em qualquer lugar específico, seja interno ou, sobretudo, externo (MAIA; OLIVEIRA, 2015).

A sequência correta é

Entre as técnicas secretariais, a técnica de documentação e arquivo está entre as de maior importância (BOND; OLIVEIRA, 2013b). Considerando as atividades de arquivo nas organizações, relacione suas funções às respectivas descrições.

1. Organizar

2. Classificar

3. Preservar

4. Facilitar consulta

( ) Constitui função de ordenação cronológica de determinado documento.

( ) Compreende a definição a que tipo de assunto um documento se refere.

( ) Indica função de agilidade referente às técnicas de documentação e de arquivo.

( ) Representa a guarda de um documento em segurança e à localização apropriada.

A sequência correta é

Com relação aos termos utilizados na gestão de agendas, assinale a alternativa correta.

O secretário executivo, ao liderar equipes de trabalho, precisará, entre várias estratégias, manter a equipe motivada. Uma equipe motivada trabalha com mais eficiência e apresenta melhores resultados. Em função disso, é necessário dar atenção às necessidades dos membros da equipe. Segundo Maslow, as necessidades são organizadas e dispostas em níveis em uma hierarquia de importância e influência. A propósito desse assunto, assinale a alternativa que apresenta essa hierarquia.

O estudo da administração no curso de secretariado é importante porque as organizações

O domínio das técnicas secretariais é um dos fatores mais importantes para a secretária, pois compõe a utilização das ferramentas que ela precisa utilizar no dia adia. O checklist é uma lista de verificação e o follow-up é considerado como

Marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Anotar os compromissos do chefe na agenda e mantê-la atualizada.

( ) Planejar os recursos que são necessários para desempenhar a atividade e disponibilizá-los antes de iniciar a tarefa.

( ) Planejar e priorizar as atividades diárias.

( ) Ter disciplina no desenvolvimento de qualquer tarefa, ou seja, desempenhar uma atividade por vez e até o fim.

( ) Listar os assuntos pendentes em ordem de importância.

( ) Arquivar somente os documentos importantes e úteis.

A sequência está correta em:

Dentre os procedimentos abaixo listados, existe uma alternativa que não define a organização do ambiente de trabalho, que a secretária deve praticar na sua rotina diária. Marque esta opção.

A organização é essencial para a prática do secretariado. A falta desse atributo compromete a qualidade do trabalho da profissional. Além disso, o trabalho torna-se mais estressante, dificulta a localização de informações e prejudica a produtividade, ou seja, a vida da secretária na organização se torna o caos. Hoje, a secretária atua como uma gestora de processos e informações nas empresas. Assinale a única alternativa que contem as ferramentas necessárias ao desempenho de suas atribuições com eficiência e eficácia, além de manter o controle de tudo que está acontecendo ao seu redor.

Em relação ao Planejamento de tarefas, assinale a alternativa INCORRETA.

Qual é a alternativa que melhor representa a definição do planejamento como ferramenta na gestão do seu tempo?

Assinale a alternativa correta em relação às práticas que auxiliam na organização do ambiente de trabalho.

Considerando as atividades e os equipamentos reprográficos, indicados por Beltrão e Passos (1991), analise as afirmativas abaixo:

I- A rotina de escritório inclui a reprografia como processo e como instrumento de trabalho.

II- As atividades reprográficas agilizam as demandas por maiores volumes de documentos.

III-O processo de reprodução ou duplicação de documentos tem as copiadoras como equipamento.

IV-As máquinas de reprografia reproduzem documentos em variação de uma a milhares de cópias.

Estão corretas as afirmativas

Em se tratando de organização do local de trabalho, quando se fala que na recepção existe um claviculário, é o mesmo que dizer que lá existe um:

O número de chefes que o secretário deverá atender é definido

Manter organizado o local de trabalho colabora para uma jornada tranquila e produtiva. A preocupação com o descarte do que não serve e a arrumação e ordenação do local, materiais, móveis e equipamentos devem constituir uma rotina, pois torna o ambiente mais confortável e fácil de limpar, reduzindo o esforço físico e mental. Um ambiente de trabalho organizado cumpre, dentre outros, os seguintes objetivos:

1- racionalizar e desocupar espaços.

2- facilitar o acesso aos materiais e equipamentos, reduzindo o tempo de busca.

3- evitar estoque em duplicidade e a compra desnecessária.

Atendem ao enunciado os seguintes itens:

As atividades secretariais vêm sendo modificadas, visando atender as transformações da sociedade, das organizações e do mercado de trabalho. O perfil do secretário, antes restrito a técnicas e operações simplificadas, agora engloba atribuições, competências e responsabilidades em nível gerencial, ampliando as possibilidades de atuação nas diferentes estruturas organizacionais. (TAGLIARI, M.F.C.; DURANTE, D. G. Gestão Secretarial: semelhanças entre competências gerenciais e secretariais. IN Secretariado Executivo em Revist@, v.05, 2009.) Com base no exposto acima, em relação ao histórico e transformações das atividades do profissional de Secretariado Executivo, assinale a afirmativa INCORRETA.