As reuniões podem ser dos mais variados tipos: seminários, mesa-redonda, painel, simpósio, conferência, etc. Assinale a alternativa que traz a definição CORRETA do tipo de reunião mencionado.

Considerando o método alfabético, analise as seguintes assertivas:

I - No caso de sobrenome composto por adjetivo ou ligado por hífen não se separa. A mesma regra para os sobrenomes compostos formados por Santa, Santo ou São.

II - Os nomes de empresas, órgãos públicos, instituições são registrados como se apresentam, desconsiderando os artigos, colocando-os após a transcrição entre parênteses.

III - Os títulos são considerados no método alfabético; eles são colocados na frente do nome.

IV - Os nomes árabes, chineses, japoneses e espanhóis são arquivados pelo último sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família dos avós paternos.

V - Os nomes das empresas não fazem inversão, ou seja, o arquivamento ocorre pelo nome exato da empresa e, no caso das empresas conhecidas por siglas, devem ser arquivadas como se fossem palavras.

Está(ão) CORRETA(S), apenas:

Os serviços em cartórios, sobretudo para reconhecimento de firma ou autenticação de documentos, são bastante corriqueiros na área administrativa. Sobre eles, analise as seguintes afirmativas.

I. Não será extraída, autenticada ou utilizada para a prática de nenhum ato notarial reprodução reprográfica de outra reprodução reprográfica, autenticada ou não, de documento público ou particular.

II. Só serão autenticadas cópias reprográficas extraídas por terceiros que estejam assinadas pelo autor identificado da reprodução e mediante exibição do original (modelo padronizado).

III. Sobre a autenticação de cópia (em papel) de sítio (página ou site) de órgão público ou particular, somente por ata notarial é possível autenticar esses documentos em meio digital, fixando a data, o endereço eletrônico (www) e o conteúdo, salvo exceções: sítio de órgão público com possibilidade de confirmação de seu conteúdo, tais como Certidão conjunta da Receita Federal e PGF, Prefeitura etc.

IV. Quanto à autenticação de fotocópia de cópia de guia do FGTS, PIS com autenticação do banco ou órgão de fiscalização (repartições públicas etc.), é possível a autenticação da fotocópia de cópia de guia de recolhimento de tributo ou contribuição, pois esses documentos são documentos probantes quando o órgão recebedor autentica seu recolhimento. Desse modo, passa a ser documento autêntico não importando o suporte físico (impressão laser ou fotocópia).

V. Quanto à autenticação de parte de documentos ou quando o verso está preenchido ou em branco (ex.: carteira de trabalho e previdência social, passaportes, livros, revistas etc.), poderão ser autenticados, porém há de constar ao lado da autenticação o carimbo com a expressão "PARTE DE DOCUMENTO".

Quantas estão corretas?

“O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações, principalmente as baseadas em dados quantitativos" (OLIVEIRA, 2000, p. 309). Nesse sentido, o usuário deve saber que esse tipo de documento pressupõe clareza, formato e conteúdo, que os tornam eficientes e eficazes.

No processo de elaboração de formulários, deve-se seguir as seguintes etapas:

( )trabalho de gráfica.

( )elaboração do documento.

( )recebimento, treinamento e controle.

( )levantamento e análise de necessidades.

A ordem correta é

O secretariado executivo vem evoluindo muito nos últimos anos e as responsabilidades destes profissionais vem crescendo enormemente. Hoje o profissional tem de buscar sair de sua zona de conforto, já que mudanças econômicas e tecnológicas o obrigam a isso. Adquirir novas competências é essencial para o bom desempenho do secretário executivo, já que estes devem desenvolver tarefas cada vez mais complexas e mais exigentes.

Para Santos (2007, p. 7), competências não são “apenas conhecimento e habilidades para a realização do trabalho (saber fazer), mas também atitudes, valores e características pessoais vinculados ao bom desempenho no trabalho.”. Uma competência muito valorizada no âmbito do secretariado executivo é a organização do trabalho, que por sua vez é intimamente associada à gestão do tempo. Em Abril de 2012, a Exame publicou uma lista de 10 aplicativos que podem ser utilizados para gestão do tempo e atividades laborais, tornando o emprego do tempo mais organizado. Para Melba J. Duncan, aplicativos como estes combinadas a e-mails, correio de voz e calendários online podem auxiliar gestores a atuarem com grande nível de autossuficiência.

M. J. Duncan expõe ainda que levando em consideração níveis hierárquicos mais elevados, o custo operacional para manutenção de um secretário executivo totaliza mediamente 8% do custo relativo à manutenção de seu gestor. Logo, para justificar a manutenção do secretário, este deveria aumentar o rendimento do gestor em ao menos 8%. E, segundo M. J. Duncan, um profissional do Secretariado executivo de bom rendimento, garante a seu gestor muito mais que isso.

Tendo como referência a consideração acima, classifique em (V) verdadeiro ou (F) falso as seguintes afirmações:

( ) É muito importante que o profissional de secretariado executivo esteja buscando evoluir também no manuseio da tecnologia, de forma que o uso adequado da tecnologia possa auxiliá-lo na atuação diária.

( ) Diante das exigências do mercado e das recorrentes evoluções no mundo da tecnologia, podemos afirmar que a gestão do tempo e de atividades laborais são inerentes à atividade do profissional de secretariado executivo, e tais atividades são executadas exclusivamente com auxílio tecnológico.

( ) O Secretário Executivo tem a seu dispor uma série de artifícios tecnológicos que podem auxiliar na sua atividade, o bom uso desses artifícios não interfere diretamente no seu desempenho.

( ) Considerando uma carga horária de 40 horas semanais para um diretor, um Secretário Executivo de bom rendimento é capaz de poupar muito mais de 3 horas de horas do referido diretor.

Assinale a opção correta.

Dadas as afirmativas sobre Organização do Ambiente de Trabalho,

I. Manter equipamentos importantes em seu raio de alcance: telefone, computador, fichário, fax e impressora, devendo ser alcançados sem que seja preciso deslocar-se, caso os utilize com frequência.

II. Ter sobre a mesa, além dos equipamentos importantes, apenas os papéis e documentos necessários à tarefa em que estiver trabalhando no momento.

III. Eliminar tudo o que não estiver mais usando e arquivar o que já foi resolvido, evitando, assim, acumular papéis.

IV. Evitar comer no local de trabalho.

verifica-se que é(são) condizente(s) com boas práticas de Organização do Ambiente de Trabalho do Profissional de Secretariado.

Existem diversos fluxos de informação dentro de uma empresa ou órgão público. Esses fluxos indicam como a informação se move dentro da estrutura organizacional. Acerca das comunicações formais, relacione a coluna II de acordo com a coluna I.

Coluna I	Coluna II
1. Fluxo descendente 2. Fluxo ascendente 3. Fluxo horizontal	( ) Troca de informações entre setores de uma mesma empresa que precisam coordenar um projeto ou uma atividade. ( ) A informação é emitida pela cúpula e direcionada ao nível operacional. ( ) Normalmente engloba os relatórios de desempenho, o relato de problemas e sugestões. ( ) Englobam as ordens, as definições de objetivos e as metas a serem atingidas.

Assinale a alternativa que apresenta a ordem correta, de cima para baixo.

Quanto à organização da agenda do executivo, recomenda-se que o secretário siga algumas orientações:

I. estabelecer horários para que sejam feitos despachos com a chefia;

II. deixar espaços na agenda para compromissos urgentes que não foram marcados;

III. reunir-se com o executivo no início do dia, sempre que possível, a fim de organizar as atividades.

Dados os itens, verifica-se que está(ão) correto(s).

Segundo Denize Veiga, a secretária que administra seu tempo adequadamente tem os dias menos estressantes, pois consegue cumprir com os prazos estabelecidos. Com base nessa informação, analise as seguintes assertivas e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas, quanto aos procedimentos para ajudar na sua administração do tempo.

( ) Iniciar o seu expediente desempenhando as atividades mais importantes, mais complexas e aquelas que dependem somente de você.

( ) Realizar várias atividades ao mesmo tempo, pois dessa maneira a chance de finalizá-las em tempo é maior.

( ) Ao chegar à escola, reexamine as prioridades e, no decorrer do dia, também.

( ) Faltando meia hora para terminar o seu expediente, planeje as atividades do dia seguinte no caderno de anotações e, em seguida, estabeleça as prioridades.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Dentre as técnicas de secretariar tem a de administrar o tempo para alcançar a eficiência que é a busca contínua de conhecimentos, técnicas, observações e método de trabalho. Dentre as normas que se pode observar e segui-las para aumentar a produtividade, todas estão corretas, EXCETO.

A agenda é uma ferramenta aliada do profissional, proporcionando um local onde se pode organizar informações, para consultá-las posteriormente. Em razão disso, as agendas (sejam manuais ou eletrônicas) são consideradas:

Os documentos administrativos, entre eles o livro de registro de diplomas e certificados, são organizados por

“De acordo com sua finalidade, os registros podem ser manuseados ou consultados constantemente, periodicamente ou eventualmente. Devem, portanto, ser organizados racionalmente.”
A organização dos registros escolares permite, EXCETO:

Ao longo de uma reunião, o profissional de secretariado anotou em sua agenda as datas definidas para apresentação de resultados e passou a acompanhar o andamento das atividades. O contato periódico com a equipe, durante o acompanhamento, é fundamental para que se façam os ajustes nos prazos e nos processos, caso necessário. O acompanhamento das decisões oriundas de uma reunião é denominado

Com as mudanças implantadas na organização, passou a ser necessário que funcionários de áreas diferentes passassem a formar equipes de trabalho. A ideia era de que o alcance dos objetivos da organização seria mais rápido se houvesse uma combinação das competências dos profissionais. Equipes formadas por profissionais de diversos departamentos de uma organização são denominadas equipes

Uma das ferramentas de administração mais utilizadas é a matriz urgente-importante, também conhecida como matriz de Eisenhower. Um profissional de secretariado pode utilizar essa matriz para determinar quais tarefas devem ser feitas primeiramente. A prioridade é dada com base na análise dos graus de urgência e de importância de cada tarefa, sendo que o conceito de importância está associado à(ao)

Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas e cabe à(o) secretária(o) providenciá-las. Segundo Veiga (2010), a realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos, a saber:

I. Convocação dos participantes.

II. Pauta da reunião.

III. Lista de Presença.

IV. Ata.

Quais estão corretos?

Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

(http://www.portaldosecretariado.com.br)

Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.

A administração do tempo é um critério essencial para o trabalho de qualquer profissional. No caso do secretário executivo, ela é imperativa para a preparação e a organização de reuniões e agendamento de compromissos. O avanço da tecnologia popularizou o uso do correio eletrônico (e-mail), que é um instrumento de grande ajuda. No programa MS Outlook, por exemplo, além de permitir a transmissão de mensagens e documentos, há um recurso que identifica as mensagens e as associa a itens relacionados, como anotações, tarefas pendentes, contatos ou eventos de calendário semelhantes. Trata-se de:

O ciclo PDCA está vinculado aos fundamentos teóricos da Filosofia de Kaizen, cultura japonesa que preconiza a melhoria contínua, um dos princípios da administração da qualidade. Uma das finalidades do ciclo é: