Uma das ferramentas de administração mais utilizadas é a matriz urgente-importante, também conhecida como matriz de Eisenhower. Um profissional de secretariado pode utilizar essa matriz para determinar quais tarefas devem ser feitas primeiramente. A prioridade é dada com base na análise dos graus de urgência e de importância de cada tarefa, sendo que o conceito de importância está associado à(ao)

Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas e cabe à(o) secretária(o) providenciá-las. Segundo Veiga (2010), a realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos, a saber:

I. Convocação dos participantes.

II. Pauta da reunião.

III. Lista de Presença.

IV. Ata.

Quais estão corretos?

Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

(http://www.portaldosecretariado.com.br)

Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.

A administração do tempo é um critério essencial para o trabalho de qualquer profissional. No caso do secretário executivo, ela é imperativa para a preparação e a organização de reuniões e agendamento de compromissos. O avanço da tecnologia popularizou o uso do correio eletrônico (e-mail), que é um instrumento de grande ajuda. No programa MS Outlook, por exemplo, além de permitir a transmissão de mensagens e documentos, há um recurso que identifica as mensagens e as associa a itens relacionados, como anotações, tarefas pendentes, contatos ou eventos de calendário semelhantes. Trata-se de:

O ciclo PDCA está vinculado aos fundamentos teóricos da Filosofia de Kaizen, cultura japonesa que preconiza a melhoria contínua, um dos princípios da administração da qualidade. Uma das finalidades do ciclo é:

Gestão de escritório – compreende-se o termo gestão como um processo ou atividade dinâmica que consiste na tomada de decisões sobre objetivos e recursos humanos, materiais, finanças, entre outras coisas, com o foco em resultados. (MACHADO, Secretariado Executivo para Concursos, 2015). Um tipo de gestão indispensável à eficiência e eficácia das atividades de uma secretária executiva é a Gestão de escritório, isso porque:

As organizações, para se manterem vivas frente à concorrência, têm inúmeros desafios, dentre eles o de ter a consciência de que os clientes esperam seus produtos para “ontem”. O tempo, então, é o melhor aliado ou o pior inimigo. Quanto à Administração do tempo:

Agrega o melhor das tecnologias Analógica e Digital e ainda implementa a tecnologia VolP, permitindo interligar filiais e reduzindo o custo, já que, depois de configurada, ela escolhe a rota de menor curso para ligar, dependendo de cada tipo de chamada. Tal descrição refere-se a qual tipo de PABX?

Leia as seguintes definições referentes aos sistemas de PABX.

I. Todas as ligações internas e a maioria das ligações para fora da empresa são feitas pelos usuários de ramais.

II. Terminais de onde saem e entram as ligações telefônicas.

III. Aparelho que impede a realização de ligações interurbanas.

IV. Só realizam ligações internas.

V. Meio pelo qual se efetuam as ligações entre ramais e linhas-tronco.

As definições correspondem, respectivamente, a:

O método alfabético é simples, direto e prático, pois proporciona uma consulta direta e rápida. Esse método refere-se ao nome de pessoas e ao nome de empresas ou razões sociais.

Ordene alfabeticamente, dentro de cada grupo, os nomes listados a seguir.

1. Andreia Camila Pereira

2. Dr. Manuel de Lima Cruz

3. Sophie La Fontaine

4. Paulo Ribeiro Junior

5. II Encontro de Judô

Assinale a sequência CORRETA

Leia as afirmativas a seguir.

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos por instituições públicas ou privadas ou por pessoas físicas ao longo dos anos. Os arquivos são muito importantes, pois são a preservação documental de toda uma história.

Os arquivos podem ser públicos e privados. Existem três espécies de arquivos públicos: __________, __________ e __________.

Os arquivos privados são documentos de pessoas físicas ou instituicões particulares e podem ser classificados como __________, __________ e __________.

Assinale a alternativa que completa, respectivamente, as lacunas das afirmativas anteriores.

Assinale a sequência CORRETA.

Assinale a sequência CORRETA.

Por mais que os servidores sejam treinados, imprevistos acontecem na rotina diária do trabalho. Nesse momento, a capacidade de demonstrar profissionalismo é fundamental ao recepcionista.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir e assinale com V as verdadeiras e com F as falsas.

( ) Proatividade não é só uma palavra da moda, é uma característica cada vez mais valorizada.

( ) Demonstrar interesse, conhecimento e envolvimento com o que está acontecendo, num evento, demonstra presunção.

( ) O celular particular deve estar sempre ativo, fora do modo silencioso, para ser atendido.

( ) Uniforme bem cuidado, cabelos presos, visual clean e discreto, crachá com identificação bem visível valorizam a postura profissional.

( ) Precisando se afastar do posto de trabalho, informe à coordenação para que providencie um substituto ou avise ao colega mais próximo para ajudá-lo.

Assinale a sequência CORRETA.

Marque a técnica Secretarial que permite o acompanhamento contínuo de informações e providências a serem tomadas em datas determinadas:

Dentre as opções abaixo, assinale aquela que impede a correta administração do tempo durante as atividades realizadas pelo Secretário Executivo:

O Secretário Executivo desempenha diversas atividades durante sua rotina profissional. Para que essas e outras atribuições sejam desempenhadas eficientemente , é necessário levar em consideração dois princípios básicos: “a organização do trabalho” e “administração do tempo”. Quanto à organização do trabalho, é correto afirmar.

Organização é a palavra-chave para um profissional de secretariado. Ele organiza o escritório, a sua mesa, a sua agenda e a agenda do executivo a quem assessora. Na atualidade, as tecnologias podem ajudar nesse trabalho de gestão de agenda ou complicar, se todos os dispositivos não estiverem integrados, como desktops, notebooks, celulares e tablets. Nesse sentido, recomenda-se que o profissional de secretariado

Com cada vez mais frequência, o profissional de secretariado exerce o atendimento pela Internet. Considerando que a Internet é uma ferramenta ágil e barata, assinale a alternativa correta.

Para que a ação organizacional não seja meramente casual e sem rumo, o que conduz a uma situação de completo caos, as organizações utilizam o planejamento como função administrativa destinada a estabelecer objetivos e definir a maneira de como alcançá-los. Desta forma, aquele que é orientado para a contingência, em um ambiente dinâmico e incerto, que busca antecipar-se a eventos e identificar as ações apropriadas, é o planejamento