João Lucas, tem sete anos e nunca estudou em escola, com as demais crianças de sua idade, pois seu pai trabalha em empregos temporários. Dona Lourdes, mãe do menino, foi até a secretaria da escola municipal mais próxima de sua casa para se informar como deve proceder para matricular seu filho no próximo ano letivo. Qual seria a solução para João Lucas?

No âmbito estudantil, a secretaria escolar é o setor responsável pela documentação da vida de todos os estudantes presentes naquela instituição. Sobre o cotidiano deste setor, assinale a alternativa correta.

I. Tem a função de organizar, registrar e documentar todos os fatos que aconteçam no âmbito da unidade escolar, tornando viável seu funcionamento administrativo e garantindo sua legalidade e a validade de seus atos.

II. Incentiva constantemente práticas inovadoras de ensino e promove a utilização de tecnologias educacionais.

III. Secretário é um profissional que resolve problemas pontuais e corriqueiros com bastante frequência, o que o possibilita de desenvolver e executar ações de longo prazo que melhoria bastante a solucionar a raiz de todos os infortúnios vivenciados na escola.

Após a análise de todos os itens acima, podemos concluir que:

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), o tempo torna-se maior ou menor dependendo da capacidade de administrá-lo. Nesse sentido, os autores estabelecem que se faça um planejamento para a otimização do tempo.
Analise as seguintes ações. I. Planejar os recursos indispensáveis à execução da tarefa. II. Reexaminar as prioridades constantemente. III. Concentrar a atenção naquilo que é dispensável. IV. Estabelecer prazos e não flexibilizá-los. V. Tomar providências imediatas.
Apresentam ações do profissional de secretariado, tendo em vista a eficácia profissional e o gerenciamento do tempo os itens

As reuniões fazem parte do dia a dia de uma entidade / empresa. Elas são convocadas para discussão e resolução da maioria dos problemas e para tomada de decisões. Seja qual for o tipo de reunião, o profissional de secretariado deve tomar providências, a fim de viabilizar a sua realização.
Sobre a rotina secretarial, relacione a COLUNA II com a COLUNA I, associando as atividades à suas descrições.
COLUNA I 1. Edital 2. Reunião ordinária 3. Reunião extraordinária 4. Ata
COLUNA II ( ) São previstas pelo estatuto da entidade / empresa. ( ) São convocadas ao surgirem determinados problemas que exigem a deliberação conjunta de membros da diretoria e outros membros. ( ) Documento em que se registram resumidamente, mas com clareza, as ocorrências de uma reunião de pessoas para determinado fim. ( ) Indica o ato pelo qual se publica pela imprensa ou nos lugares públicos certa notícia que deve ser divulgada para conhecimento das pessoas nela mencionadas e de outras que possam ter interesse no assunto.
Assinale a sequência correta.

É na agenda que são anotados todos os compromissos do executivo e os aspectos ligados ao seu comprometimento profissional. Nela são registrados os horários relacionados às atividades do executivo, internas e externas, inclusive a de ordem social, pois a agenda é um roteiro das atividades diárias, semanais, mensais e anuais.
Com relação à organização da agenda, assinale a alternativa incorreta.

Veiga (2010) relaciona alguns detalhes que precisam ser considerados por quem está encarregado da organização de uma reunião, dentre os quais estão:
I. Definir com a chefia a data, o horário (início e término), o local, os participantes, os assuntos a serem tratados, com os respectivos tempos, e se há necessidade de material de apoio. II. Verificar e reservar espaço físico adequado ao número de participantes. III. Elaborar a pauta da reunião e encaminhar para os convocados. IV. Providenciar o material de apoio solicitado pela chefia – se for necessário.
Quais estão corretas?

Na Secretaria onde Maria foi nomeada decidiram elaborar um projeto para a implantação da descentralização dos serviços para a periferia da cidade. Durante os trabalhos ela foi convidada a participar da definição do escopo do projeto e escutou sobre a importância desse passo. Assinale a alternativa que apresenta o que deve ser descrito na definição do escopo do projeto.

O Diagrama de causa e efeitos ou espinha de peixe é usado para identificar a relação existente entre o resultado indesejado de um processo e os possíveis fatores que podem ter contribuído para esse resultado. Essa ferramenta, na década de 1960, foi criada por

Em relação ao tema desperdício na administração do tempo, assinale a afirmativa INCORRETA.

O organograma pode ser conceituado como uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma organização. Normalmente, o organograma apresenta a configuração global dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente interno da organização. Nesse sentido, assinale a alternativa correta.

No contexto atual, em que a maioria das pessoas tem muitas tarefas e prazos curtos para cumpri-las, a boa organização do tempo se tornou uma prioridade para quem quer alcançar o sucesso. Muitos profissionais tentam resolver o maior número de obrigações durante o expediente e acabam não realizando todas as atividades de modo eficaz, o que gera retrabalho, sobrecarga e estresse. Aprender como administrar o tempo é fundamental para estabelecer uma rotina de trabalho mais produtiva e tranquila. Diante dessa perspectiva, analise as afirmações a seguir de como realizar a gestão do tempo no contexto profissional e assinale a alternativa correta.

I. Comece o dia enumerando todas as suas atividades, assim ficará mais fácil obter um panorama geral da quantidade de trabalho e do que deve ser priorizado.

II. Separe todas as tarefas por ordem de prioridade, como as atividades que são relevantes, atividades que trazem resultados a curto prazo, atividades que estão fora do prazo estabelecido e atividades necessárias e informais.

III. Não adianta utilizar agendas, aplicativos ou qualquer outro tipo de organizador se você não tiver disciplina e comprometimento com seus compromisso e horários.

IV. O costume de deixar para realizar os afazeres quando o tempo já está se esgotando é comum e muito prejudicial para o rendimento, já que possivelmente o trabalho não terá tanta qualidade como quando é realizado com calma.

Estão corretas as afirmativas:

Segundo Azevedo e Costa (2002), agenda e follow-up têm por finalidade organizar todos os compromissos assumidos pelo gestor e pelo profissional de secretariado. A esse respeito, relacione a COLUNA I com a COLUNA II, associando as ferramentas de organização às suas características
COLUNA I 1. Agenda 2. Follow-up
COLUNA II ( ) É uma memória viva. ( ) É um ponto de apoio. ( ) Deve estar sempre à mão. ( ) Acompanha as pendências. ( ) Significa acompanhamento. ( ) Deve ser consultado diariamente para as respostas a serem dadas ou cobradas no dia.
Assinale a sequência CORRETA.

Reuniões são muito importantes para a empresa, porque servem para troca de informação, ideia, tomada de decisões em conjunto e soluções de problemas. Adquirem maior importância quando envolvem otimização, redução de custos, troca de informações e a participação do grupo na tomada de decisão.
A esse respeito, analise as afirmativas a seguir e assinale com V as verdadeiras e com F as falsas.
( ) Se da reunião participarem muitas pessoas, é conveniente o uso de crachá, ou crachá de mesa, sobretudo quando se tratar de pessoas que participarão pela 1ª vez desse processo. ( ) Reuniões ordinárias são previstas pelo estatuto da empresa, e as extraordinárias são reuniões convocadas ao surgirem determinados problemas que exigem a deliberação conjunta dos membros da diretoria e outros membros. ( ) À secretária cabe a redação da ata da reunião. ( ) Ata é um resumo escrito do que se disse ou se fez na reunião. ( ) Na ata de cada reunião, são consignadas as retificações feitas à reunião anterior.
Assinale a sequência CORRETA.

Agenda é uma ferramenta necessária para que se consiga efetuar um planejamento diário, semanal, mensal e anual das tarefas a serem executadas. Há vários tipos de agenda com layout específico para atender às necessidades de cada usuário. A esse respeito, assinale a alternativa INCORRETA.

Considerando que faz parte das funções do profissional de secretariado organizar o local de trabalho, visando otimizar o tempo e facilitar a execução das tarefas, assinale a alternativa INCORRETA.

Com a contemporaneidade, o profissional de secretariado foi se especializando e dele foi se exigindo mais conhecimentos devido a novas funções que lhe foram atribuídas. Considerando os conceitos de aperfeiçoamento, decisão, experiência, motivação e planejamento, analise as definições a seguir.
I. É a fase verdadeiramente inteligente, em que se pensa os prós e os contras e em que se organiza para atingir o sucesso do trabalho. II. É a utilização dos métodos da organização planejada que darão a possibilidade de o profissional de secretariado atingir o comportamento ideal do trabalho. III. É saber despertar o interesse e levar ao conhecimento pleno da situação.
Essas definições se referem, respectivamente, aos conceitos de: