Os documentos arquivísticos historicamente sempre estiveram relacionados às atividades de controle e manutenção nas ações jurídicas, administrativas, técnicas, etc. Assim, um dos conjuntos de atividades mais primordiais, no que se refere a documentos públicos, está relacionado ao controle da produção e destinação dos documentos. Como se denominam essas atividades?

A classe profissional dos arquivistas e técnicos de arquivo não possui conselho profissional institucionalizado. Porém, trata-se de profissões estabelecidas e regulamentadas em decreto e lei. De acordo com a Lei n° 6.546, de 4 de julho de 1978, são atribuições dos técnicos de Arquivo:

I - recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação;

II - classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos; 20

III - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos;

IV - preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.

V- planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;

Assinale quais afirmações estão CORRETAS.

Qual é o órgão historicamente responsável pela guarda dos documentos permanentes do Governo do Estado do Pará?

Na administração pública, um dos principais setores responsáveis pela produção, controle e gestão documental é denominado serviço de comunicação e/ou protocolo. O percurso de um processo entre os setores de uma instituição pública até o cumprimento de sua função administrativa é denominado:

A literatura arquivística tradicionalmente associa a teoria das três idades ao ciclo vital dos documentos, devido a:

A microfilmagem trata de uma técnica utilizada com certa frequência nas instituições público-privadas. Isso se deve ao fato de a legislação dar sustentação a mesma. Nesse sentido, quais foram os respectivos anos da lei que estabelece e do decreto que regulamenta a microfilmagem de documentos públicos no Brasil?

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), no arquivamento por nome de empresas ou razões sociais, existem também algumas regras básicas. Assim, com base nos mencionados autores, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético em arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes de empresas ou razões sociais:

Comercial 3 Irmãos Ltda.

O Bicho de Pé Pet Shop Ltda.

11º Cartório de Registro de Imóveis da Comarca de São Paulo.

Com referência aos métodos de arquivamentos , julgue os itens como certos ( C ) ou errados ( E ).

( ) O método alfabético faz parte do sistema indireto de arquivamento.

( ) O método geográfico faz parte do sistema direto de arquivamento.

( ) No método geográfico, quando se organiza o arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas por último.

( ) Os métodos de arquivamento são universais e independem da natureza dos documentos que serão arquivados ou das atividades ou estrutura da instituição.

( ) O método alfabético de arquivamento não depende do índice para ser consultado.

A sequência correta é:

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. Com relação a esta temática foram feitas as seguintes afirmações:

I. A atividade de recebimento e classificação consiste em efetuar a separação dos documentos recebidos, em oficial, sigiloso ou particular.

II. Controle da Tramitação/Movimentação é a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.

III. O setor de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuação de documentos.

IV. A expedição e movimentação de documentos constituem rotinas do setor de protocolo.

V. Com relação as atividades de protocolo, os documentos apensados passam a fazer parte do processo original.

É correto o que se afirmar em:

Sobre o estudo de arranjo físico (layout), marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) As unidades organizacionais que possuem funções similares e correlacionadas devem ser colocadas distantes umas das outras.

( ) Devem-se destinar salas ou compartimentos isolados para funcionários cujo trabalho exija grande concentração ou tratamento de assuntos sigilosos.

( ) Dentro de cada unidade organizacional, o trabalho deve seguir um fluxo contínuo.

( ) Os padrões de espaço devem ser adequados às necessidades de trânsito, correspondendo ao tamanho para um funcionário de porte médio caminhar.

( ) Deve-se evitar o recobrimento de tampos com material refletor de luz em mesas utilizadas para trabalhos em que se escreve permanentemente.

Assinale a sequência correta.

Sobre método de arquivamento, assinale a afirmativa INCORRETA.

Sobre a atividade de conservação da guarda documental, analise as afirmativas.

I - A atividade de conservação documental compreende cuidados prestados aos documentos, desconsiderando o local de sua guarda.

II - Poeira e gases devem ser evitados, pois são elementos que contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis.

III - A grande quantidade de ar seco é importante para fortalecimento e durabilidade do papel.

IV - A incidência de luz solar sobre os documentos deve ser evitada na área de armazenamento, porque acelera o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel.

Estão corretas as afirmativas

Constitui-se de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomadas de decisões da administração. Trata-se do arquivo

Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser:

I - Ostensivos;

II - Especiais;

III - Sigilosos.

Qual alternativa apresenta somente as informações verdadeiras?

Os arquivos denominados especiais ou especializados estão contidos no grupo classificado quanto:

Entre os métodos de arquivamento básico de documentos, o método alfabético é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. Assinale a alternativa que contraria as regras de alfabetação.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a se considerarem são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais frequente procurado, em cada caso, podem-se organizar fichários ou arquivos em ordem, exceto:

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Conforme a necessidade de sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, os documentos cujos “assuntos são referentes a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo e cuja divulgação possa comprometer a segurança do Estado ou suas relações internacionais, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sobre os aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e meios de processos dos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham classificação inferior”, recebem a denominação de tipo:

Arquivo é um conjunto de documentos, produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para eliminação, transferência, microfilmagem ou digitalização, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade. De acordo com essa tabela, o arquivo que é definido como “conjunto de documentos consultados frequentemente, em tramitação ou não, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, devendo ser de fácil acesso fisicamente ou digitalizados” é denominado de:

O Decreto nº 1.799/96 (que regulamenta a Lei nº 5.433/68, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências) estabelece, em seu art. 1º, que a microfilmagem, em todo o território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433/68, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Analise as seguintes afirmativas.

I. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

II. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

III. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente de seu filme cópia.

É correto o que se afirma em: