As organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Quando nos referimos à configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, estamos tratando do(a):

Também conhecido como de Segunda Idade ou Semi Ativo. São arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. Referimo-nos ao arquivo:

Existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Segundo as entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados de acordo com todas as alternativas, EXCETO:

Em relação à entrada e saída de materiais, analisar a sentença abaixo:

O registro das entradas e saídas de materiais é imprescindível para que se tenha o controle das necessidades e demandas da empresa/instituição (1ª parte). Dada a grande diversidade de materiais abrigados em uma empresa, para fazer o acompanhamento do deslocamento deles, é necessário que eles estejam previamente classificados, de forma padronizada, facilitando sua identificação e, consequentemente, seu controle (2ª parte).

A sentença está:

Em relação a algumas vantagens e benefícios da organização de documentos e arquivos, analisar os itens abaixo:

I - Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

II - Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.

III - Aumento de custos com a administração e manutenção do acervo.

Estão CORRETOS:

Com referência aos métodos de arquivamentos , julgue os itens como certos ( C ) ou errados ( E ).

( ) O método alfabético faz parte do sistema indireto de arquivamento.

( ) O método geográfico faz parte do sistema direto de arquivamento.

( ) No método geográfico, quando se organiza o arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas por último.

( ) Os métodos de arquivamento são universais e independem da natureza dos documentos que serão arquivados ou das atividades ou estrutura da instituição.

( ) O método alfabético de arquivamento não depende do índice para ser consultado.

A sequência correta é:

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. Com relação a esta temática foram feitas as seguintes afirmações:

I. A atividade de recebimento e classificação consiste em efetuar a separação dos documentos recebidos, em oficial, sigiloso ou particular.

II. Controle da Tramitação/Movimentação é a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.

III. O setor de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuação de documentos.

IV. A expedição e movimentação de documentos constituem rotinas do setor de protocolo.

V. Com relação as atividades de protocolo, os documentos apensados passam a fazer parte do processo original.

É correto o que se afirmar em:

No armazenamento de arquivos digitais, como ofícios digitalizados no MS-Word ou planilhas do MS-Excel, é importante fazer cópias de segurança. Esse procedimento é conhecido como:

A manutenção dos fichários e listas de telefones de interesse da Câmara, para uso frequente, deve ser feita em arquivo que armazena as fichas adequadamente. Esse tipo de arquivo é denominado

Sobre organização de arquivo e métodos de acesso, avalie as assertivas:

I. Os arquivos correntes ou de primeira idade são aqueles documentos que deixam de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que o receberam e os produziram ainda podem solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

II. Os arquivos permanentes são constituídos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer 0 passado e sua evolução.

III. Os arquivos intermediários são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências de fácil acesso.

IV. Quanto ao gênero podem ser classificados como escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos, informáticos.

V. Quanto ao gênero podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos.

Assinale a alternativa CORRETA:

Sobre os tipos de arquivamento, assinale a alternativa INCORRETA:

Sobre o estudo de arranjo físico (layout), marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) As unidades organizacionais que possuem funções similares e correlacionadas devem ser colocadas distantes umas das outras.

( ) Devem-se destinar salas ou compartimentos isolados para funcionários cujo trabalho exija grande concentração ou tratamento de assuntos sigilosos.

( ) Dentro de cada unidade organizacional, o trabalho deve seguir um fluxo contínuo.

( ) Os padrões de espaço devem ser adequados às necessidades de trânsito, correspondendo ao tamanho para um funcionário de porte médio caminhar.

( ) Deve-se evitar o recobrimento de tampos com material refletor de luz em mesas utilizadas para trabalhos em que se escreve permanentemente.

Assinale a sequência correta.

Sobre método de arquivamento, assinale a afirmativa INCORRETA.

Sobre a atividade de conservação da guarda documental, analise as afirmativas.

I - A atividade de conservação documental compreende cuidados prestados aos documentos, desconsiderando o local de sua guarda.

II - Poeira e gases devem ser evitados, pois são elementos que contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis.

III - A grande quantidade de ar seco é importante para fortalecimento e durabilidade do papel.

IV - A incidência de luz solar sobre os documentos deve ser evitada na área de armazenamento, porque acelera o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel.

Estão corretas as afirmativas

Constitui-se de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomadas de decisões da administração. Trata-se do arquivo

Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser:

I - Ostensivos;

II - Especiais;

III - Sigilosos.

Qual alternativa apresenta somente as informações verdadeiras?

Os arquivos denominados especiais ou especializados estão contidos no grupo classificado quanto:

Entre os métodos de arquivamento básico de documentos, o método alfabético é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. Assinale a alternativa que contraria as regras de alfabetação.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a se considerarem são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais frequente procurado, em cada caso, podem-se organizar fichários ou arquivos em ordem, exceto:

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Conforme a necessidade de sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, os documentos cujos “assuntos são referentes a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo e cuja divulgação possa comprometer a segurança do Estado ou suas relações internacionais, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sobre os aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e meios de processos dos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham classificação inferior”, recebem a denominação de tipo: