A visão minimalista consiste em um levantamento de informações para o projeto arquivístico, considerando as instituições em uma visão específica, e estuda os processos quanto à realização de atividades.

Não é recomendado que a fase de implementação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja todos os níveis hierárquicos envolvidos para neutralizar possíveis resistências às mudanças que se pretendem implementar, quando da organização do arquivo.

O método alfanumérico não se incluiu nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado um sistema direto.

No método numérico simples, os documentos são organizados tomando‑se por base uma data, que, em geral, é a data de produção do documento ou o período a que este se refere.

O método de arquivamento por assunto é de fácil aplicação e depende da interpretação dos documentos sob análise e do amplo conhecimento das atividades institucionais.

O valor administrativo do documento é um valor intangível, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que dele se possam esperar, para o funcionamento da instituição.

Os documentos classificados como segunda idade ainda possuem uso administrativo e não são abertos ao público em geral.

A classificação do documento como secreto é dada aos assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.

Os documentos de natureza reservados são aqueles de natureza particular e deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

A gestão documental, realizada somente em arquivo de papel, está presente em todas as organizações.

Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Arquivo corrente é a unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos.

Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Edifício em que são guardados os arquivos.

Móvel destinado à guarda de documentos. Em processamento de dados, conjunto de dados relacionados, tratados como uma totalidade.

Os principais métodos de arquivamento utilizados são: alfabético, geográfico, numérico, assuntos ou ideográficos.

Atribuições do Protocolo.

Gestão de Documentos.

Enviar Processos para outra Unidade.

Incluir Documentos.

Quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e ninguém perde tempo procurando os arquivos.

Um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente, pode servir como prova jurídica em caso de necessidade.

Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro se concentre naquilo que realmente importa. Uma preocupação a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas não é só isso, manter o processo organizado tende a criar uma política de responsabilidade internamente.

Por meio do Sistema de Protocolo, o órgão poderá tramitar os pedidos de solicitação de informações realizados através dos canais de Ouvidoria e eSIC – Sistema Eletrônico de Acesso à Informação. Solicitações recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso à Informação e Transparência.

Melhora na organização.

Garantia jurídica.

Procrastina o tempo.

Atender à legislação.

II.

I e IV.

I e III.

II, III e IV.

Ideográfico.

Semântico.

Geográfico.

Cíclico.

Alfanumérico.

compete ao Arquivo Nacional, na qualidade de órgão central dos arquivos brasileiros, submeter as propostas de diretrizes e normas à aprovação do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública e ao Ministério Público.

compete à Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos propor diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos, no âmbito da administração pública federal.

fica instituída no âmbito do Arquivo Nacional, a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, estadual e municipal.

deve o Conselho Nacional de Arquivos monitorar a aplicação das normas e de seus resultados com vistas à modernização e ao aprimoramento do Sistema Nacional de Arquivos como estabelecido pelo decreto.

cabe ao Arquivo Nacional, por meio de sua diretoria, orientar os órgãos integrantes dos arquivos públicos e privados quanto às modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos.

regular e legislar sobre o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas.

recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados.

coordenar a elaboração e a implementação de planos nacionais de desenvolvimento cultural com metas e prioridades para a política nacional de arquivos públicos e privados.

centralizar, com vistas à padronização, a capacitação técnica dos recursos humanos de arquivo nas instituições parceiras ao Conselho.

estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos, Bibliotecas e Museus, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos brasileiros.

fica resguardado em relação aos documentos de arquivo, o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, com prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

a Administração Pública solicitará ao Ministério Público autorização para a consulta aos documentos pertencentes aos arquivos públicos na forma estabelecida pela lei.

o acesso às informações contidas em documentos de arquivo dos órgãos públicos fica ressalvado quando o sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

o direito a receber dos órgãos públicos informações de interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, é restrito a funcionários públicos e serão prestadas no prazo da lei.

a cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica na eliminação de sua documentação pela instituição arquivística pública ou pela instituição sucessora.

a legislação federal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal.

a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização do Ministério Público, na sua específica esfera de competência.

os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias competem ao Arquivo Nacional.

os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades são considerados documentos privados de caráter prescritível.

a cadeia de preservação.

a cópia de segurança.

o carimbo digital de tempo.

a emulação.

a migração.

assinatura digital.

geração de documento arquivístico digital.

concessão de chave privada.

certificação digital.

estabelecimento de identificador único.

ao final da microfilmagem de cada série, deve constar o número do microfilme, ordenação, identificação e resumo da série de documentos que foram microfilmados.

a imagem de abertura de um microfilme deve fazer menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior.

na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, sem identificação do detentor dos documentos microfilmados para garantia de sigilo.

no início da série microfilmada é obrigatória a imagem de abertura com a inclusão do termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições legais.

os documentos da mesma série omitidos, quando da microfilmagem por falha de operação ou problema técnico, serão reproduzidos novamente, sendo permitido corte ou inserção no filme original.