Questões de Concurso Comentadas sobre arquivologia
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A microfilmagem de documentos, embora apresente elevado custo de produção, propicia redução de espaço considerável.
Para ser aceita como autêntica, a cópia de um documento microfilmado deve ser validada pela justiça.
A classificação é o último momento da operação de arquivamento e consiste na colocação do documento em uma ordem estabelecida, que pode ser numérica, alfabética ou por procedência.
A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
Plano de destinação é o plano de classificação aplicado aos arquivos permanentes.
O plano de classificação é operacionalizado por um código de classificação, que consiste na tradução do nome da unidade de classificação, o que facilita a aplicação da classificação.
A existência de pastas separadas de ofícios, memorandos, relatórios, projetos indica a utilização do método decimal de classificação.
Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
A eliminação de documentos pode ser feita no arquivo corrente.
O registro dos documentos, atividade típica dos arquivos correntes, deve ser realizado no momento da criação ou no do recebimento desses documentos.
As correspondências (ofícios e memorandos) devem ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências recebidas.
A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência.
A organização dos documentos nos arquivos correntes deve ser completamente modificada ao se armazená-los no arquivo intermediário.
Os documentos correntes de uma organização devem ser armazenados de forma centralizada, independentemente da unidade ou do setor de trabalho que os utiliza com mais frequência.
O arquivo de imprensa é um tipo de arquivo técnico, contudo diferente do arquivo especializado.
Os documentos fotográficos (ampliações, negativos, eslaides) são considerados arquivos especiais.
Mesmo produzidos em suportes diferentes do tradicional, que é o papel, os documentos videográficos e fotográficos devem ser considerados como parte do arquivo de uma organização.