Questões de Concurso Comentadas sobre arquivologia
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As ações educativas desenvolvidas em uma instituição arquivística ou em um setor de arquivo são tipicamente ações de difusão.
As versões mais modernas dos sistemas de protocolo não utilizam mais o campo assunto, devido aos problemas causados pela subjetividade no preenchimento desse campo.
Os documentos considerados sigilosos são recebidos pelos serviços de protocolo, mas devem ser enviados em envelope lacrado com a indicação da classificação de sigilo.
A expedição de documentos por uma empresa deve ser registrada pelo setor de protocolo da empresa
Distribuição e tramitação são sinônimos de uma mesma atividade, que é a do controle do envio do documento ao primeiro destinatário.
O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento.
Em geral, é necessário mensurar massas documentais acumuladas em suporte papel pelo metro cúbico para, em seguida, transformar em metro linear, unidade de medida adequada a esse tipo de suporte.
A mensuração de ampliações fotográficas é feita por unidade, pelas dimensões e pela cromia.
O diagnóstico da situação arquivística envolve, fundamentalmente, coleta de informações qualitativas sobre o acervo e a sua guarda.
A identificação, que tem sido pensada como mais uma das funções arquivísticas, resume-se à verificação dos tipos documentais existentes no acervo.
Pode-se entender as tradições administrativas de uma organização como fator de inibição para funções de gestão de documentos.
A destinação final dos documentos de arquivo, que envolve a definição da eliminação ou guarda permanente dos documentos, está prevista na fase de produção do programa de gestão de documentos.
A gestão de formulários, correspondência, informes e diretrizes, o fomento a sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos são elementos do programa de gestão de documentos e fazem parte da fase de produção.
A ausência de funções de gestão de documentos nas organizações públicas brasileiras, principalmente aquelas relacionadas à classificação, avaliação e descrição, coloca-se como um entrave para o pleno acesso à informação no país.
De acordo com a legislação arquivística em vigor no Brasil, a Universidade de Brasília deve receber orientações do Sistema Nacional de Arquivos e não do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.
O estabelecimento de um sistema arquivístico institucional prescinde de uma unidade político-administrativa com responsabilidade pela gestão dos documentos e dos arquivos.
O Sistema Nacional de Arquivo no Brasil, cujas versões caracterizaram-se pela centralização como modelo de configuração, começou a ser pensado desde a década de 1960, mas sua implementação ocorreu somente na década de 1990.
Os programas de gestão de documentos, assim como a política arquivística institucional, devem fazer parte do Sistema de Gestão de Documentos.
A elaboração de diretórios de instituições com acervo arquivístico e/ou listas de autoridade pode ser feita por meio da aplicação da Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico.
A norma brasileira de descrição arquivística, elaborada com base nas disposições contidas na Norma ISO 15.489, fundamenta-se nas orientações do Arquivo Nacional da Austrália, tratando a descrição como parte de um sistema de informação.