A Lei nº 12.682, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, entende por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. Sendo assim deve-se considerar que:

Atualmente o secretário pode gerir o fluxo de papéis, bem como o sequenciamento deles, por meio eletrônico. Dessa forma, as pessoas são avisadas automaticamente sobre quando iniciar o próximo procedimento. Com esse sistema podem ser estabelecidas trilhas eletrônicas de acompanhamento e revisão do fluxo da papelada, gerando, inclusive, relatórios de gerenciamento, o que contribui para o processo de tomada de decisão.

Sobre a denominação desse sistema, assinale a alternativa correta.

A salva-guarda de documentos é uma atividade de extrema importância para as organizações e requer do secretário conhecimentos acerca da classificação dos arquivos quanto ao estágio de evolução, bem como os métodos de arquivamento.

Com relação à gestão de documentos, relacione a coluna da esquerda com a da direita.

(I) Método Alfabético.

(II) Arquivo Permanente.

(III) Arquivo Intermediário.

(IV) Arquivo Corrente.

(A) Abriga os documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo.

(B) Dispõe dos documentos que apresentam interesse e são objetos de consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados. São os arquivos temporários.

(C) Trata dos documentos que circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta.

(D) Permite consulta direta, sem necessidade de recorrer a um índice.

Assinale a alternativa que contém a associação correta.

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho.

Essas fases se constituem em:

Os documentos públicos são identificados como:

“Os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” são considerados (Lei n.º 8159 da Presidência da República)

Ao se planejar a organização de um arquivo, devem ser observados os elementos constantes de um documento. Quando a data é considerada o elemento principal, o arquivo obedece à ordem

Alguns documentos devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. Esses documentos são denominados

O setor encarregado de recebimento e registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos denomina-se:

Sobre a conservação e preservação de documentos, pode-se afirmar que

A Teoria das Três Idades é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três fases:

No Brasil, a política de arquivos públicos é gerenciada pelo

O instrumento onde se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo recebe o nome de Tabela de

Visando facilitar a consulta, as folhas de ponto dos quatro bolsistas do gabinete do Reitor foram arquivadas em pastas suspensas e organizadas pelo método alfabético. Seguindo as regras de alfabetação, a ordem correta das pastas é:

A Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT, através das NBR 9578 e NBR 10519, define critérios de avaliação de documentos e classifica os arquivos em três fases. São elas:

Acerca dos termos utilizados pela ciência arquivística, analise as assertivas abaixo.

I. Palimpsesto é o pergaminho reutilizado através de raspagem ou lavagem do conteúdo anterior.

II. O patrimônio arquivístico constitui-se no conjunto de arquivos, permanentes ou temporários, públicos ou privados, que se encontram no âmbito de uma nação, estado ou município.

III. A noção de plano de classificação costuma ser aplicada aos arquivos correntes.

É correto o que se afirma em

Acerca dos suportes utilizados pelos documentos arquivísticos e suas terminologias, analise as assertivas abaixo.

I. Microforma é um termo genérico que se refere a todos os suportes contendo microimagens. Por sua vez, seu registro denomina-se micrografia.

II. Microfilme positivo é aquele cuja polaridade é diferente da do original.

III. Minuta é a versão preliminar de um documento, sujeita a aprovação.

É correto o que se afirma em

Correlacione a coluna A, contendo termos utilizados pela arquivologia, à coluna B, contendo seus respectivos significados e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Coluna A

1. Classe.

2. Averbação.

3. Entidade coletiva.

4. Extrato.

Coluna B

( ) Cópia parcial de um texto.

( ) A primeira divisão de um plano de classificação.

( ) Anotação de ato ou fato que altera, modifica ou complementa documento anterior.

( ) Grupo de pessoas que age de maneira organizada e é identificado por um nome específico, variando no seu grau e forma de organização, como movimentos sociais e políticos, feiras, seminários, conferências, instituições econômicas, sociais, políticas e religiosas, naves e aeronaves, embarcações.