Leia as questões abaixo e marque a alternativa que corresponde às afirmativas corretas.

I. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), arquivo é definido como conjunto de documentos acumulados de diferentes instituições de forma orgânica e estrutural.

II. A arquivologia tem por finalidade o oferecimento da informação não somente às instituições produtoras, mas também aos cidadãos, pesquisadores ou não.

III. A arquivística é considerada como a ciência dos arquivos e não dos documentos, mesmo que estes sejam seu produto.

IV. Os principais objetos de estudo da arquivologia são os arquivos; documentos e comunicação.

Marque a alternativa em que se encontram as opções corretas. Nas opções abaixo, há exemplos de classificação de documentos de arquivo, de acordo com a autora Castro (1998, p.42).

I. Gênero: textuais, ofícios, iconográficos.

II. Espécie: certidão, relatório, ordem.

III. Natureza: sigiloso, confidencial, secreto.

Os documentos de arquivo durante sua vida passam por fases dentro de uma instituição ou órgão. Sendo essas fases chamadas de corrente, intermediária e permanente. No entanto, a arquivologia usa termos específicos para definir o trâmite do documento de uma fase para outra: da fase corrente para intermediária, e da fase intermediária para a permanente. Quais são os termos utilizados, respectivamente, da fase corrente para intermediária e da intermediária para permanente?

Leia a seguinte frase e, após, selecione a alternativa que preenche corretamente os espaços em branco. “__________ é todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivado e conservado por si e seus sucessores para efeitos futuros. Os documentos de arquivo classificam-se quanto ao __________, __________ e__________”. (Castro, 1998, p.40).

Dentre as opções a seguir, marque a resposta que possui os fundamentais princípios da arquivologia.

Dentre as alternativas abaixo apresentas, qual NÃO se refere a um método de arquivamento?

Ao conjunto de documentos de um arquivo, damos o nome de:

Trata-se de uma unidade de extrema importância no âmbito das organizações, em especial nas organizações públicas, como o Instituto Federal do Piauí, tendo em vista que responde pelo rigoroso controle de toda documentação recebida, registrada, classificada, distribuída; controla todo o trâmite e expedição de documentos.

A afirmação acima refere-se à (ao):

A gestão documental é uma atividade de grande importância para as organizações, pois tem um poder de atuar desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o Auxiliar em Administração, ao exercer suas atividades, tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos, no âmbito do Instituto Federal do Piauí. Levando em consideração esse contexto, assinale a afirmativa INCORRETA.

De acordo com Andrade (2011), a partícula corretora “digo” e a nota “em tempo” são aplicadas para corrigir rasuras e erros em documentos do tipo

A correspondência oficial representa o conjunto de normas regedoras das comunicações escritas, internas e externas, de repartições públicas (BELTRÃO; BELTRÃO, 2011). Do ponto de vista da natureza e do caráter, ela se classifica, respectivamente, em

Leia o texto e marque, abaixo, (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

No que tange às atividades do processo de gestão de documentos e informações (Moraes; Oliveira, 2015), o profissional de secretariado exerce funções que facilitam a integração entre os agentes organizacionais e a coleta de informações para consecução de objetivos e metas. Quando o profissional atua nessa dimensão, são observáveis resultados que evidenciam o(a)

( ) aumento da eficiência, eficácia e assertividade organizacional.

( ) aperfeiçoamento da gestão de dados, informações e conhecimento.

( ) fortalecimento de práticas produtivas e de cooperação intersetorial.

( ) integração de estratégias, programas, projetos e atividades operacionais.

A sequência correta é

Tendo em vista a aplicação da atividade de arquivo de documento, orientada pelo Conselho Nacional de Arquivos, analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) A rotina de arquivamento inicia-se com a atribuição de código correspondente ao assunto de que trata o documento.

( ) A ordenação compreende a reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto e objetiva agilidade e redução de erros.

( ) A inspeção consiste no exame de documentos para verificações relativas ao seu destino, à sua classificação e se possuem anexos.

( ) O arquivamento corresponde à leitura de cada documento para verificação do assunto, da classificação e, em seguida, realização da guarda no devido local.

( ) A retirada e o controle representam operação de empréstimos, prestação de informações e efetivação de juntada de processos, dossiês ou outros documentos.

A sequência correta é

“As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos – pelas formas descritas a seguir – passando pelo seu manuseio, tratamento, análise, inserção de dados” em sistemas (BRASIL, 2010, p. 25). Considerando as rotinas de protocolo, relacione as atividades às respectivas descrições.

1. Destino

2. Triagem

3. Cadastramento

4. Análise documental

5. Recebimento eletrônico

( ) Consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e registrada.

( ) Trata-se de órgão ou unidade, interna ou externa, ou usuário para o qual o documento ou processo será enviado.

( ) Compreende a única forma de garantir com segurança que um sistema reflita a localização de documentos e processos.

( ) Contempla atividade de inserção dos dados de um documento em sistema, visando a controlar sua movimentação.

( ) Contempla rotina de verificação, comparação, comprovação, envio para expedição, registro do recebimento, entre outras.

( ) Constitui viabilização de todas as ações e decisões tomadas a partir das informações contidas no documento e inseridas no sistema.

( ) Compreende a extração de informações-chave, tais como tipo, número, origem e data, que permitirão a identificação de documentos.

A sequência correta é

Em relação ao Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio da CONARQ, é incorreto afirmar que

Os arquivos constituem o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros. Para Rosseau e Coutere, (1998) “A classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação”.

Os conceitos de arquivos, documentos e sua gestão se configuram intimamente relacionados, e são essenciais para o bom desempenho do Secretário Executivo.

Leia as afirmações a seguir classificando em Verdadeiro (V) ou Falso (F):

1. ( ) Edward Snowden foi acusado pelo governo americano de roubo de propriedade do governo e de comunicação não autorizada de informações de defesa nacional, pois o mesmo vazou uma série de documentos que podem ser classificados como sigilosos, podendo ainda ser Ultrassecretos, Reservados, Confidenciais ou Secretos.

2. ( ) Segundo o DECRETO N.º 4.553 de 2002, os prazos de duração da classificação documental vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: ultrassecreto: máximo de 50 anos; secreto: máximo de 30 anos; confidencial: máximo de 5 anos; e reservado: máximo de 2 anos.

3. ( ) Quanto à espécie de documentos, é possível afirmar que: Declaração é utilizada para afirmar positiva ou negativamente a existência de fato ou estado de conhecimento do órgão e um Edital é utilizado para o estabelecimento de condições sobre assuntos de interesses variados, tornando-se público por meio de anúncios na imprensa, no Diário Oficial da União ou com afixação em lugares públicos.

4. ( ) De acordo com a extensão de atenção devida, arquivos podem ser: arquivo setorial, unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento; arquivo central ou geral, unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertence, dependente tecnicamente do arquivo central.

Assinale a opção correta.

Definindo documento como todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação, pode-se imaginar que por menor que seja um estabelecimento comercial, a quantidade de documentos gerada por ou para este será substancial.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes, logo é essencial que para a efetiva organização de todo o volume documental de um órgão público, os documentos sejam devidamente classificados.

Exclusivamente em relação à classificação destes documentos, assinale a alternativa correta:

Segundo Bernardes (1998, p.2), a gestão de documentos pode ser descrita como o “Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.”

Utilizando a abordagem da Administração Estratégica dada pelos autores Samuel C. Certo e J. Paul Peter marque a opção que relaciona corretamente a segunda coluna, de acordo com a primeira, relacionando as etapas de um Planejamento Estratégico de Arquivos Empresariais:

A) Estabelecimento da diretriz organizacional.

B) Implementação da estratégia.

C) Análise ou diagnóstico do ambiente.

D) Controle.

E) Formulação da estratégia operacional/funcional.

( ) Estabelece o cenário, descrevendo sucintamente o serviço documental que se planeja executar; o acervo existente; o pessoal de que se dispõe; como será dirigido; tamanho do orçamento, etc.

( ) É importante, neste momento, obter a anuência de seu superior hierárquico, uma vez que serão definidas as normas, os protocolos de recebimento, destinação e uso, bem como é feito o plano de classificação dos documentos.

( ) O ideal é estabelecer desde o início um sistema de controle estatístico de classificação, acondicionamento e uso, bem como de avaliação da gestão documental e dos serviços prestados.

( ) Formular a missão e os objetivos do Serviço ou atividade que se deseja implementar. Conhecer a dinâmica existente entre os diversos setores da empresa é essencial nesta etapa.

( ) Significa colocar em prática o que foi planejado, ainda que sejam testadas rotinas e classificações que, posteriormente, precisem ser revistas.

No estudo da arquivologia, quanto à natureza dos documentos guardados, os arquivos podem ser classificados em:

Em relação aos arquivos públicos, assinale a alternativa correta: