Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes. Como são chamados os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia?

Que tipo de arquivo possui as características descritas abaixo?

Quanto à natureza de documento, como são chamados aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas: fotografias, slides, discos, fitas magnéticas, fitas cassetes, disquetes, CD-ROM, microformas, etc., e que por essa razão, merecem tratamento cuidadoso em seu armazenamento, registro, acondicionamento, controle, conservação etc.?

Como é chamada a fase do protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes?

Todas as afirmações abaixo sobre a fase de classificação do protocolo estão corretas, EXCETO.

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. O protocolo realiza as seguintes atividades:

I. Recebimento e Classificação;

II. Registro – Autuação;

III. Movimentação: Expedição – Distribuição;

IV. Controle da variação / Automação

Após análise dos itens acima podemos concluir que:

A finalidade do arquivo é (...) colocar e conservar, numa mesma ordem, documentos devidamente classificados e outros papeis relacionados com um indivíduo ou uma empresa, com certa divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração ou perda e, ao mesmo tempo, facilite a localização e o manejo dos documentos. Tem por objetivo proporcionar lugar seguro, organização, localização rápida dos documentos e restauração do passado, formando uma memória de grande valor.

(SCHUMACHER, A. J., PORTELA, K.C.A., BORTH, M. R. Ferramentas do Secretário Executivo. Dos Autores: 2013, p. 221)

Observando a finalidade do arquivo e sua gestão, analise as proposições que seguem.

I - A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, relata que a natureza do assunto dos documentos pode ter classificação ostensiva cuja divulgação não prejudica a administração e classificação sigilosa em que os documentos, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

II - O valor de um documento pode ser identificado a princípio pela sua finalidade e natureza, podendo ser de natureza comercial, científica, técnica e oficial.

III - O método follow-up é um arquivo de prosseguimento que permite acompanhar assuntos pendentes ou com prazos marcados. Um follow-up utiliza 31 pastas de arquivos, sendo uma pasta para cada dia do mês, e mais 12 pastas, uma para cada mês do ano, totalizando 43 pastas.

IV - O método variadex é variante do método alfabético e as cores são usadas para facilitar o arquivamento e a localização do documento. Cada cor representa um grupo de letras do alfabeto; as cores são atribuídas a pastas e a primeira letra do nome.

V - O método alfabético consiste na alocação de documento por ordem alfabética crescente ou decrescente, com necessidade de índices. É o método mais simples e eficaz para a gestão do arquivo. Pode possuir notações abertas como A, B, C e notações fechadas Aa, Ab, Ac.

Estão CORRETAS as assertivas:

O arquivo é definido como um conjunto de documentos produzidos oficialmente e recebidos por um governo, organização ou empresa, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Assim, o acervo documental acondicionado no arquivo demanda de uma organização que fornecerá condições de segurança, acesso, flexibilidade, simplicidade e precisão.

Abaixo correlacione os elementos aos seus princípios.

(1) Segurança;

(2) Acesso;

(3) Flexibilidade;

(4) Simplicidade;

(5) Precisão.

( ) Para localização ativa dos documentos o arquivo deverá oferecer condições de consulta imediata.

( ) Com o crescimento da empresa ou órgão público, o arquivo deverá ser ajustado às novas demandas de produção e à multiplicidade dos documentos a serem arquivados.

( ) O volume do acervo documental não exige necessariamente um arquivo complexo, pois as possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais.

( ) O arquivo deverá oferecer exatidão na consulta aos documentos e garantir a localização de um documento arquivado ou que tenha sido dele retirado.

( ) No âmbito físico, o arquivo deverá possuir condições de segurança quanto a deterioração, extravio, roubo e medidas de prevenção para intempéries como calor excessivo ou umidade por condições climáticas. E, no âmbito do sigilo da informação, é importante tomar medidas para dificultar ou impedir o livre acesso a documentos confidenciais.

Assinale a sequência CORRETA:

A preservação da memória, a burocracia, o uso aumentado das tecnologias e das informações conduzem ao aumento dos arquivos que têm um ciclo de vida. Em relação a essas fases, marque abaixo a alternativa CORRETA:

O(A) secretário(a), no seu dia a dia de trabalho, deve assegurar que a gestão dos documentos seja feita de forma eficiente.

I - Produção, administração, manutenção e destinação eficientes.

II - A informação pode demorar, o primordial é que ela chegue de forma eficiente ao gestor.

III - Propiciar que a informação seja recuperada com uso da tecnologia para que a busca seja de forma rápida e precisa.

IV - Preservar a memória da instituição.

Quanto às assertivas sobre a gestão de documentos enumeradas acima, assinale a alternativa CORRETA:

Para que tenha organização no ambiente de trabalho e rastreabilidade rápida e fácil, o(a) secretário(a), ao fazer a gestão dos documentos, deve utilizar o método de arquivamento e classificá-los de forma adequada.

Essas formas são:

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) entende-se por gestão de documentos:

Com base em Cruz (1998) em que consiste a tecnologia denominada workflow aplicada nos procedimentos executados pelos profissionais que atuam com documentos digitais. Assinale a alternativa CORRETA:

CRUZ, T. Workflow, a tecnologia que vai revolucionar o processo produtivo das manufaturas na organização moderna. São Paulo: Editora Atlas, 1998

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade, além disso, pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais (ARQUIVO NACIONAL, 2011). Sobre o e-ARQ Brasil assinale a alternativa INCORRETA:

Observe a definição a seguir: Conjuntos de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo. Segundo o Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais (2016) essa definição diz respeito a:

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) à Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência, dá-se o nome de:

O termo “recolhimento dos documentos” segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), diz respeito à:

Desde a década de 1990, a comunidade internacional tem desenvolvido iniciativas no sentido de orientar a modelagem e implementação de repositórios digitais, e de apontar os requisitos para atribuir confiabilidade a esses repositórios. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2015) publicou um documento estabelecendo as diretrizes para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq). Segundo este documento, um repositório digital constitui-se:

Sobre a legislação arquivística no Brasil, assinale a alternativa INCORRETA:

A Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. No que se refere ao processo de microfilmagem e de eliminação dos documentos microfilmados, assinale a alternativa INCORRETA: