Nas Diretrizes que norteiam a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico, a mensagem de correio eletrônico, para ser considerada como um documento arquivístico, precisa ser declarada como tal, ou seja, incorporada ao conjunto documental do órgão ou entidade, a fim de manter sua __________, seu(sua) ______________ e sua ______________ pelo tempo que for necessário.

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas.

Conforme os conceitos que constam na Lei nº 8.159 de 1991 e norteiam a Gestão Arquivística, considere as afirmativas a seguir.

I → Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, na fase corrente; os demais procedimentos não são de sua competência.

II → Os Arquivos Públicos são constituídos somente de conjuntos documentais produzidos no exercício das atividades dos órgãos públicos; esses conjuntos documentais podem ser de todos os âmbitos da gestão pública, em decorrência de suas funções judiciárias.

III → A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

Está(ão) correta(s)

No momento de organizar um arquivo, a escolha de um método ideal de arquivamento que permita o acesso rápido aos documentos deve ser bem pensada.

O que determina a escolha do método de arquivamento a ser usado em um arquivo?

Analise as afirmativas abaixo e, em seguida, assinale a alternativa correta:

I. Protocolo é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos.

II. A maior preocupação de quem faz arquivos é apenas arquivar os documentos.

III. O sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo.

IV. A consulta do arquivo é direta quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado.

Está correto o que se afirma APENAS em:

Sobre técnicas de arquivo, considere as seguintes afirmações:

I. Pelo método cronológico é possível recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.

II. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar.

III. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam.

IV. Pelo método cronológico, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação.

Está correto o que se afirma APENAS em:

A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso, à preservação e à difusão dos acervos arquivísticos. Assim, é correto afirmar:

1. A adoção de um processo de digitalização implica no conhecimento não só dos princípios da arquivologia, mas também no cumprimento das atividades inerentes ao processo, quais sejam a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos representantes digitais.

2. Importante destacar que as ações de digitalização devem ser realizadas em detrimento das ações de conservação convencional dos acervos custodiados por instituições arquivísticas, por serem inalienáveis e imprescritíveis.

3. A digitalização revolucionou a solução dos problemas com os documentos de arquivo. Com ela tornou-se possível recuperar a informação, sendo dispensável o tratamento arquivístico como a avaliação, a higienização e a descrição documental.

4. O uso de roupas de cores fortes deve ser evitado no local onde é realizada a operação de captura digital.

5. Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens documentais isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou necessidade de incremento de sua segurança, sem entretanto descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Para conservação de documentos há indicações técnicas. Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) em relação ao assunto.

( ) Em relação às fotografias, é melhor que cada uma delas tenha a sua própria jaqueta. Isto reduz os possíveis danos, dando proteção e apoio físico às fotografias. Materiais adequados para armazenagem podem ser feitos de papel ou de plástico.

( ) Na guarda de desenhos arquitetônicos, plantas, cartazes e amostras de papel de parede é obrigatório que sejam dobrados em formato (A4, 210 mm x 297 mm) para que se acomodem ao tamanho da gaveta ou da caixa-arquivo, evitando assim sua deterioração.

( ) Não estando quebradiços ou frágeis, os materiais de grande formato podem ser enrolados quando a armazenagem em posição plana se fizer impossível. É importante assegurar que os materiais estejam em condições de aguentar o enrolamento e o desenrolamento.

( ) Normalmente, a armazenagem horizontal de fotografias é preferível à vertical, já que fornece mais apoio geral, evitando danos mecâ­nicos e deformações. Entretanto, a armazenagem vertical pode facilitar o acesso à coleção e diminuir os danos decorrentes do manuseio.

( ) Qualidade arquivística é a determinação legal no Brasil dos requisitos técnicos de propriedades dos materiais e invólucros, com certificações de não produzirem danos químicos aos objetos, que são resistentes à deterioração, e fornecem proteção e apoio físicos aos documentos de arquivo.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Considerando a conservação preventiva dos documentos arquivísticos produzidos pela administração pública brasileira como instrumento de prova e informação, é correto afirmar:

1. Não recomendar a utilização de papéis reciclados fabricados apenas com fibras curtas, secundárias não selecionadas, que contenham corantes e lignina para a produção de documentos arquivísticos.

2. O Brasil não tem legislação que descreva as características de qualidade do papel permanente para uso na produção de documentos de arquivo e correlatos. Estes devem ter longevidade e, portanto, devem ser produzidos em papéis de longa permanência.

3. Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

4. Devem ser protegidos da exposição excessiva à luz ultravioleta (UV), assim como à luz visível, quando armazenados ou não. A fonte mais significativa de radiação UV é a luz natural. Tubos fluorescentes também emitem raios UV. Cortinas, venezianas ou filtros deverão ser utilizados para reduzir os danos causados pela luz.

5. Uma faixa de temperatura de 18 a 24°C e uma umidade relativa de 45%, com uma variação diária de apenas ±3%, são as indicações para uma ampla variedade de materiais.

6. Todos os materiais empregados para fixar como grampos, clipes e taxas, causadores de danos, devem ser cuidadosamente removidos e, se absolutamente necessário, substituídos por materiais inoxidáveis.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Segundo a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), é correto afirmar:

1. O primeiro trabalho consolidado de descrição arquivística em nível internacional foi a elaboração da norma para descrição de documentos arquivísticos ISAD(G), publicada em 1994, abrangendo documentos de todo e qualquer suporte.

2. A NOBRADE é a tradução das normas ISAD(G) e ISAAR(CPF). Seu objetivo é traduzir as normas internacionais para aplicação à realidade brasileira, de acordo com as determinações do Conselho Internacional de Arquivos (CIA).

3. A NOBRADE advoga a padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e/ou em entidades custodiadoras. E preceitua formatos de entrada e saída de dados em sistemas de descrição automatizados, buscando interferir ao máximo na forma final em que as descrições são apresentadas.

4. Descrição do geral para o particular, com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.

5. Considera-se a existência de seis principais níveis de descrição: acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), série (nível 3), dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5).

6. Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

A arquivologia estuda as funções do arquivo, os princípios e as técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Dentre eles, o princípio da proveniência.

A respeito desse princípio, é correto afirmar:

O ciclo de vida dos documentos é um dos princípios que regem a organização dos documentos de arquivo.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) a respeito do ciclo.

( ) São os processos de controle e promoção da preservação e da restauração dos documentos.

( ) Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

( ) Trata da organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação de manuscritos e segundo as categorias de assuntos e de seus respectivos suportes físicos.

( ) É composto pelo conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

( ) É composto pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

( ) Trata da fase de junção das cópias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informação.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

O documento de arquivo é um dos cernes da Arquivologia. A respeito dele, é correto afirmar:

1. É facultado ao Poder Público Estadual e Municipal a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos administrativos, como instrumento de apoio às Universidades Públicas Federais.

2. Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

3. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

4. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, sem ressalvas de sigilo.

5. A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei.

6. Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Dos documentos de arquivos, mantidos por instituições arquivísticas públicas brasileiras, afirma-se que:

1. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

2. São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

3. São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

4. São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

5. São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

6. Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

7. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.