Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelo Secretário Executivo, a fim de facilitar sua rotina de trabalho no que diz respeito ao arquivamento. Sobre o tema, considere as seguintes afirmativas:

1. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo.

2. Arquivamento é um conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

3. Classificação, na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado.

4. Dossiê é a unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa.

5. Unidade de arquivamento é um documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes.

Assinale a alternativa correta.

Considerando a classificação dos documentos quanto à natureza do assunto, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:

( ) Os documentos cuja divulgação não prejudica a administração são considerados ostensivos.

( ) Documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, requerendo, portanto, medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

( ) Documentos ultrassecretos são aqueles que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

( ) Documentos confidenciais são aqueles que requerem altíssimo grau de segurança e só podem ter acesso a eles pessoas autorizadas.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Em relação às atividades relacionadas aos arquivos correntes, assinale a alternativa correta quanto à ordem dos fluxos.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a cópia de segurança em meio eletrônico denomina-se:

Com base no Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), analise os seguintes termos ou expressões com as respectivas definições:

I. Transcrição – reprodução textual de um documento escrito ou sonoro.

II. Fita audiomagnética – fita magnética que contém registros sonoros, também chamada fita de áudio ou fita sonora.

III. CD – disco ótico usado para armazenamento digital de áudio ou de dados e aplicações em meio eletrônico. Abreviatura de compact disc.

Quais estão corretas?

Com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), relacione o termo ou expressão da Coluna 1 com a respectiva definição da Coluna 2.

Coluna 1

1. Digitalização.

2. Armazenamento de dados.

3. Armazenamento.

4. Banco de dados.

5. Indexação.

Coluna 2

( ) Guarda de documentos em depósito.

( ) Guarda de documentos e informações em meio eletrônico.

( ) Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

( ) Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

( ) Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciado por programa específico.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Kaspary (2007) define diversas normas e recomendações relativas à digitação qualitativa. Assim sendo, analise as seguintes assertivas:

I. Os sinais de pontuação devem ser colocados imediatamente antes ou depois da palavra, exceto o travessão.

II. Entre palavras e após sinais de pontuação, o espaço máximo permitido é dois toques.

III. Em documentos oficiais, para se destacar bem a mesma palavra ou expressão, deve-se escrever em caracteres maiúsculos e sublinhar.

Quais estão INCORRETAS?

Com base em Medeiros e Hernandes (2010), a respeito de protocolo, são feitas as seguintes afirmações:

I. É a denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos.

II. É o próprio número de registro dado a um documento.

III. É a denominação que abarca livro de registro de documentos recebidos ou expedidos.

Quais estão corretas?

Caso um demandante necessitar dirigir-se a uma autoridade para fazer um pedido à Administração ou aos organismos públicos, para o qual necessite ter amparo na lei, deve fazê-lo através de um requerimento. Quando o organismo a ser dirigido for o Parlamento da nação ou um órgão do Governo, o requerimento é denominado:

No processo de guarda e preservação de documentos, para tornar as buscas mais práticas e assertivas, uma metodologia a ser adotada é a do arquivamento seguir a:

Na tramitação de processos internos, ocorre a necessidade do encaminhamento, que determinará a providência a ser tomada, motivada por meio do despacho dado ao processo. Quando o encaminhamento determina uma juntada, autuação, arquivamento, entre outras ações, configura-se o despacho:

A gestão e preservação de documentos é de responsabilidade do arquivista, que necessita para sua rotina de trabalho, diferenciar conceitos inerentes ao tema. Entre esses, o conceito de suporte na área de arquivos é:

No armazenamento de arquivos digitais, como ofícios digitalizados no MS-Word ou planilhas do MS-Excel, é importante fazer cópias de segurança. Esse procedimento é conhecido como:

A manutenção dos fichários e listas de telefones de interesse da Câmara, para uso frequente, deve ser feita em arquivo que armazena as fichas adequadamente. Esse tipo de arquivo é denominado

O ato de classificar e arquivar de maneira correta tornou-se ponto primordial nos cuidados da documentação. Que resposta não está de acordo quanto à definição de classificação de documentos por seus mantenedores?

A transmissão formal da custódia ou propriedade de documentos ou fundo de arquivo se caracteriza como:

De acordo com as Diretrizes para Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:

( ) Comunicação assíncrona: comunicação que não ocorre ao mesmo tempo, não simultânea.

( ) Cópia autoritária: manifestação de um documento arquivístico considerado pelo produtor como sendo o documento arquivístico oficial.

( ) Aplicativo: sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores.

( ) Acessibilidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Assinale a alternativa que corresponde ao processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meios de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas.

Os agentes de deterioração dos acervos são aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade de existência. Assinale a alternativa que contém SOMENTE fatores ambientais de degradação.

Segundo a NOBRADE, é elemento de informação termo ou código que, presente em unidades de descrição, serve à pesquisa, identificação ou localização de documentos: