Todo documento de arquivo passa por um ou mais períodos de análise, caracterizados pela frequência e pelo tipo de utilização que dele é feita.

A Teoria das Três Idades desenvolveu-se a partir da importância dos documentos.

A 2ª Idade, é a intermediária, final da vigência. São documentos que aguardam prazos longos de prescrição e precaução, raramente consultados e aguardam a destinação final, (eliminação ou guarda permanente).

Os documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural, compõem a 3ª Idade, que é a idade histórica.

Os documentos vigentes e frequentemente consultados, compõem os documentos da 1ª Idade, que é a idade corrente, a idade administrativa.

Livro de Ponto.

Almoxarifado.

Arquivo.

Ata.

Estoque.

Evitar o acesso de pessoas não autorizadas a determinados documentos e impedir sua divulgação.

Eludir a manutenção da informação por um período de tempo, visando a segurança de pessoas ou fatos.

Manter a confidencialidade da informação original e evitar a conferência da sua integridade e da autenticidade.

Impossibilitar a recuperação posterior de qualquer informação confidencial contida em documentos eliminados.

Recuperar informações em caso de perda, devido a sinistros, falhas no sistema, contingência ou quebra de segurança.

Pagamento e recebimento de contas financeiras e registro de ativos.

Contato com credores inadimplentes e de renegociação de dívidas.

Recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos.

Relacionamento com potenciais clientes e de esforço de vendas.

Controle financeiro e da elaboração das demonstrações contábeis.

Permite que documentos e informações estejam desorganizados, de modo que não sejam facilmente acessados quando necessário.

Permite que somente documentos impressos estejam organizados, de modo que sejam facilmente acessados quando necessário.

Permite que somente documentos eletrônicos estejam organizados, de modo que sejam facilmente acessados quando necessário.

Permite que somente documentos relacionados à legislação federal estejam organizados, de modo que sejam facilmente acessados quando necessário.

Permite que documentos e informações estejam organizados, de modo que sejam facilmente acessados quando necessário.

Os documentos devem ser arquivados exclusivamente conforme seu marco temporal.

A tecnologia não deve ser empregada na gestão de arquivos.

Os documentos devem ser arquivados de acordo com sua classificação.

Todos os documentos arquivados devem ser descartados a cada 3 meses para reduzir gastos desnecessários com a guarda de documentos.

Todos os documentos arquivados devem ser descartados a cada 2 meses para reduzir gastos desnecessários com a guarda de documentos.

redação de documentos.

abertura de processo licitatório.

apuração da arrecadação tributária.

divulgação da distribuição de dividendos.

que registra os documentos que entram na organização.

Autuação • classificação • distribuição

Registro • tradução de conteúdo de textos • estocagem de produtos

Distribuição • estocagem de produtos • licitações

Controle financeiro • empenho de despesas • exportação

Licitações • contratação de pessoal • importação

Assessoria jurídica

Consultoria legislativa

Classificação de documentos

Preparação de pregão eletrônico

Classificação contábil de despesas

Segurança.

Precisão.

Simplicidade.

Flexibilidade.

Acesso.

Redução do volume.

Pouca durabilidade.

Consulta mais difícil.

Pouca exatidão dos documentos reproduzidos.

Pouca segurança contra incêndios e furto.

Cronológico.

Assunto em ordem de classificação.

Alfabético.

Assunto em ordem de codificação.

Natureza do documento.

(I) (III) (II)

(II) (I) (III)

(I) (II) (III)

(II) (III) (I)

(III) (II) (I)