As atividades de protocolo visam ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação, garantindo o acesso à informação.

As alternativas a seguir apresentam atividades de protocolo, à exceção de uma. Assinale-a.

O registro em um livro ou local pré-determinado, do recebimento ou a saída de um ou mais documentos de um determinado setor da empresa, podendo com este registro agilizar o processo de resposta, bem como nos resguardar da segurança de entrega de determinado documento, denomina-se:

Sobre a tramitação de documentos é correto afirmar que:

Em protocolo, assinale a alternativa que expressa corretamente o ato de enviar um documento ao destinatário que se encontra em outra instituição.

“É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27).”

O texto apresentado é referente ao conceito de:

Em meados do século XX, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que houve a necessidade de se buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais. A gestão de documentos são conjuntos de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos. Dessa conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a produção, a utilização e a destinação. Com relação a essas fases, analise as afirmativas.

I. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
II. Utilização de documentos: essa fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III. Avaliação e destinação de documentos: desenvolver-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Está correto o que se afirma em:

Considera-se, comumente, protocolo como o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Com relação às atividades de registro e movimentação, uma das rotinas realizadas é:

É o setor que tem como atribuições receber, registrar, distribuir e movimentar documentos de um órgão público: