Questões de Concurso
Comentadas sobre protocolo em arquivologia
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I- Organizar e manter atualizado o arquivo de notícias sobre a Câmara.
II- Organizar e manter atualizado o arquivo inativo.
III- Manter atualizado o arquivo das proposições apresentadas.
IV- Executar os serviços de abertura, registro, controle, arquivamento e desarquivamento de processos.
I. Registro (cadastro de controle, automatizado ou manual).
II. Estatização (registrar no controle do Estado).
III. Classificação (ostensivo, sigiloso e particular).
Sobre as operações que fazem parte do processo de Protocolo, está CORRETO o que se afirma em:
I. Protocolo é o conjunto de operações que visam o controle dos documentos que tramitam no órgão público. II. O protocolo assegura a imediata localização e recuperação dos documentos. III. A atividade de protocolo é típica dos documentos que estão em fase corrente. IV. Registro é um procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos dos documentos em um sistema de controle
O protocolo faz parte das rotinas relacionadas à gestão de documentos. Acerca desse assunto, julgue o item.
Uma correspondência dirigida a um trabalhador de uma
organização, contendo, em segundo plano, o cargo que
ele exerce, será considerada como particular.
O protocolo faz parte das rotinas relacionadas à gestão de documentos. Acerca desse assunto, julgue o item.
A distribuição de documentos, que é uma atividade de
protocolo, não é exercida de forma exclusiva, pois se
trata de tarefa de todos os setores da organização.
O protocolo faz parte das rotinas relacionadas à gestão de documentos. Acerca desse assunto, julgue o item.
O protocolo é o setor responsável pelo recebimento e
pela expedição de documentos. Desse modo, as funções
do protocolo estão relacionadas aos arquivos correntes.
Sobre o setor de protocolo, julgue os itens a seguir com V para Verdadeiro e F para Falso e assinale ao que segue:
( ) Nas etapas de Expedição e Distribuição, é realizado o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos interno;
( ) Na etapa de Classificação, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição;
( ) Na etapa de Controle da Tramitação/Movimentação, o protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação;
( ) O serviço de protocolo é responsável pelas atividades de expedição de correspondências a outras instituições.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta de V e F:
Julgue o item, relativo à expedição de correspondência: registro e encaminhamento.
Os documentos oficiais devem estar destinados ao cargo do destinatário, e não à pessoa que o ocupa, sendo esta uma informação opcional. Portanto, no momento do recebimento da correspondência da unidade remetente, a URE deve conferir se os documentos foram encaminhados dessa forma. Caso contrário, deve‐se devolver à unidade remetente para que proceda à correção.
Julgue o item, relativo à expedição de correspondência: registro e encaminhamento.
A guia de expedição é um formulário para a remessa de
documentos, processos e demais objetos via malote ou
via serviço postal. Ela deve ser preenchida em três vias,
pelas unidades remetentes, no ato da expedição de
documentos, processos e objetos, e encaminhada para
a URE junto à correspondência.
Julgue o item, relativo à expedição de correspondência: registro e encaminhamento.
Para o recebimento de correspondências a serem expedidas exclusivamente via malote, o servidor da unidade de recebimento e expedição (URE) deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio, denominado “Recebimento de Correspondências das Unidades Remetentes para Expedição via Malote ou via Serviço Postal”.
O setor responsável pelo protocolo possui uma série de responsabilidades, de tal forma a garantir um conjunto de operações referentes ao controle de documentos assegurando, assim, o acesso à informação de forma simples e eficiente.
É típico de protocolo o documento
Quanto à expedição de correspondência (registro e encaminhamento), julgue o item.
Os órgãos que desejarem manter uma coleção de cópias
para consulta imediata deverão prepará-las em papel de
cor diferente. Essas cópias ser-lhe-ão restituídas após a
expedição.
Quanto à expedição de correspondência (registro e encaminhamento), julgue o item.
O último passo na rotina de expedição é encaminhar as
cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao
arquivo propriamente dito.
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