Ao receber um processo administrativo físico, o servidor percebe que há anexos relevantes mencionados no ofício de encaminhamento, mas eles não acompanham o expediente. A medida mais adequada é: 

Durante o expediente, um Oficial de Administração recebeu, no mesmo período, um processo administrativo para registro, uma correspondência oficial destinada a outro setor, um requerimento protocolado por um munícipe e um documento que deveria ser arquivado após a conclusão do procedimento administrativo. Considerando as atribuições do cargo e as rotinas administrativas, assinale a alternativa que apresenta a conduta correta do servidor.

Durante a instrução de um processo administrativo, o Oficial de Administração realiza procedimentos relacionados ao protocolo, à organização e ao acompanhamento da tramitação documental. Considerando essas atividades, associe os procedimentos da Coluna 1 às respectivas finalidades descritas na Coluna 2.

Coluna 1

1. Autuação.

2. Juntada.

3. Tramitação.

4. Controle de prazos.

Coluna 2

(__) Acompanha os períodos estabelecidos para manifestação ou prática de atos administrativos.

(__) Consiste na movimentação formal do processo entre unidades administrativas.

(__) Corresponde à formação do processo administrativo mediante organização inicial dos documentos.

(__) Refere-se à inclusão de novos documentos em processo já existente.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Em determinado órgão público, uma assistente administrativa iniciou o expediente recebendo cidadãos no balcão de atendimento, registrando solicitações encaminhadas por telefone e por correio eletrônico, protocolando documentos entregues presencialmente e acompanhando processos administrativos em tramitação. Ao longo do dia, também atualizou planilhas de controle de prazos, elaborou um comunicado interno, encaminhou documentos à unidade competente e organizou processos físicos e eletrônicos para facilitar sua localização quando solicitados. Com base nessa situação e nas rotinas administrativas normalmente adotadas, assinale (V) para as afirmativas verdadeiras ou (F) para as falsas.

(__) O atendimento prioritário restringe-se às pessoas com idade igual ou superior a sessenta anos, não alcançando outros públicos previstos na legislação.

(__) O protocolo tem a finalidade de registrar o recebimento ou a expedição de documentos, contribuindo para o controle de sua movimentação administrativa.

(__) A autuação consiste na formação de um processo administrativo a partir da reunião organizada de documentos relacionados a determinado assunto.

(__) A juntada corresponde ao ato de anexar documentos ou peças a um processo, conforme a necessidade de sua instrução.

(__) O encaminhamento de uma solicitação à unidade competente pode ocorrer após seu registro, favorecendo o acompanhamento da demanda durante a tramitação.

(__) O arquivamento de documentos e processos busca facilitar sua localização, preservação e recuperação quando necessária à atividade administrativa.

(__) Comunicações administrativas simples devem apresentar linguagem clara, objetiva e adequada à finalidade institucional.

(__) O atendimento por telefone, por meio eletrônico e de forma presencial pode exigir o registro das informações essenciais para possibilitar o adequado acompanhamento da solicitação.

(__) O preenchimento de planilhas destinadas ao controle de prazos constitui atividade incompatível com a gestão administrativa de documentos e processos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Uma escola encaminhou à Secretaria de Educação um processo administrativo relacionado à solicitação de determinada providência. Durante a análise do trâmite, um servidor verificou que os registros estavam organizados de forma inadequada no sistema e identificou os seguintes momentos do fluxo:
I. O setor competente examinou o conteúdo do processo, realizou as verificações necessárias e registrou sua manifestação por meio de despacho.
II. Após a conclusão da análise, a autoridade responsável deliberou sobre a providência solicitada e formalizou sua decisão mediante assinatura do documento.
III. O processo foi disponibilizado aos interessados e, concluída sua finalidade administrativa, recebeu a destinação documental correspondente.
IV. A solicitação foi recebida pela Secretaria de Educação e passou a integrar o fluxo administrativo da instituição.
V. O documento foi formalmente cadastrado, recebeu identificação própria e teve seus dados registrados para possibilitar o acompanhamento de sua tramitação.
Considerando a sequência lógica das etapas do fluxo documental, assinale a alternativa que apresenta a ordenação CORRETA dos procedimentos descritos.

Durante a organização dos documentos recebidos em uma unidade de saúde, o recepcionista encontra documentação que deverá passar por diferentes setores até a conclusão de determinado procedimento administrativo. Esse percurso do documento entre os setores é denominado:

No Centro de Especialidades, que integra o atendimento de média complexidade da rede municipal de Bombinhas, o recepcionista recebe um documento que precisa ser encaminhado a outro setor. No procedimento de protocolo, é correto: 

Em uma unidade da Administração Municipal, o protocolo recebeu uma correspondência oficial contendo requerimento, documentos comprobatórios e referência a expediente anteriormente apresentado pelo mesmo interessado. Após a conferência inicial, o documento foi registrado no sistema e encaminhado à unidade responsável pela matéria. Durante a análise preliminar, verificou-se que o conteúdo exigia a formação de processo administrativo e que havia documentos de natureza semelhante já vinculados a outro expediente.
Na conferência do fluxo, constatou-se ainda que a movimentação realizada entre as unidades não havia sido atualizada no sistema de controle e que a correspondência destinada a outro órgão permanecia registrada como se ainda estivesse pendente de expedição.
Considerando as atividades de protocolo e a necessidade de assegurar a identificação, o controle, a rastreabilidade e a adequada tramitação dos documentos administrativos, assinale a alternativa correta.

A direção da escola solicita à equipe da secretaria a descrição, em três etapas, da rotina administrativa observada no atendimento de pedidos de documentos apresentados pelos usuários no balcão do setor.
Complete o texto a seguir.
A rotina administrativa de atendimento a pedidos de documentos compreende o ___________ da solicitação apresentada pelo usuário, a ___________ dos dados nos registros da unidade escolar e a ___________ do documento requerido.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas.

Uma repartição recebeu requerimento acompanhado de documentos que deveriam integrar processo administrativo já existente. Ao recebê-los, o assistente administrativo verificou a identificação do interessado, registrou a entrada e providenciou o encaminhamento para a unidade competente, de modo que fosse possível acompanhar posteriormente a movimentação documental. Sobre essa rotina, analise as afirmativas.
I. O registro de entrada contribui para a rastreabilidade do documento.
II. A tramitação deve permitir a identificação das movimentações relevantes do processo entre as unidades administrativas.
III. Após o encaminhamento ao setor competente, o controle de movimentação torna-se desnecessário, pois a responsabilidade passa integralmente para a unidade destinatária.
Está correto o que se afirma em: 

O setor de protocolo de uma instituição pública recebe, registra, autua e encaminha documentos, permitindo rastreabilidade e controle da tramitação. Essa função está diretamente relacionada ao princípio da:

A tramitação de documentos e processos administrativos deve seguir qual dos procedimentos a seguir?

Sobre o tratamento de documentos com restrição de acesso na rotina do arquivo, analise as afirmativas a seguir:

I.Documentos com restrição de acesso devem permanecer protegidos de consulta por pessoas não autorizadas, inclusive quando a sala de atendimento estiver momentaneamente vazia.
II.O registro de quem consultou documentos com restrição pode ser dispensado quando a consulta ocorre no interior do próprio arquivo, sem retirada do documento.
III.O controle de acesso deve distinguir pessoas autorizadas e não autorizadas sem impedir, por falha de organização, a recuperação dos documentos por quem possui permissão.

É correto o que se afirma em:

Uma correspondência oficial chega ao setor de protocolo da prefeitura para ser processada. Considerando a rotina de protocolo, ordene as etapas a seguir.
I.Autuação, com a formação e a numeração do processo.
II.Recebimento da correspondência no setor de protocolo.
III.Registro do documento nos sistemas de controle.
IV.Classificação do documento segundo o assunto.
A sequência correta das etapas         

Ao protocolo de um órgão chegaram, simultaneamente, uma correspondência particular endereçada a servidor, um ofício de órgão externo que demanda decisão da autoridade competente e um documento avulso relativo a processo administrativo em curso.

Com base nessa situação hipotética e nos procedimentos gerais de protocolo aplicáveis aos órgãos e às entidades da Administração Pública Federal, assinale a opção correta. 

Considere as etapas de recebimento de um requerimento em sistema eletrônico:

1.Conferir identificação, legibilidade e anexos indicados, sem analisar o mérito.
2.Registrar o recebimento com número único, data e hora.
3.Classificar o assunto e aplicar eventual restrição de acesso.
4.Encaminhar à unidade competente e registrar a movimentação.
5.Acompanhar o recebimento pela unidade e eventuais pendências de tramitação.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta das etapas:

O serviço de protocolo desempenha papel fundamental no controle da documentação que ingressa ou circula em uma organização, garantindo sua correta identificação, formalização, encaminhamento e acompanhamento.

Sobre as etapas de recepção, classificação, registro e distribuição de documentos, analise as alternativas e assinale a CORRETA:

Um cidadão protocola nova petição porque ainda não recebeu resposta. O sistema mostra processo anterior, com o mesmo pedido, em análise. A petição nova acrescenta documento relevante. O procedimento correto é: