Questões de Concurso
Comentadas sobre organização de arquivos / métodos de arquivamento em arquivologia
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I O arquivo deve ser organizado e classificado de acordo com as necessidades de cada funcionário, o que permite a ele encontrar o documento facilmente quando for necessário.
II Para que os documentos sejam arquivados de forma racional, é preciso que sejam categorizados, isto é, organizados por classes ou grupos que podem ser ordenados em números ou letras do alfabeto, por exemplo.
III Todos os documentos devem ser reunidos em regiões específicas da organização, de modo que os colaboradores tenham pleno acesso a eles, sendo supérfluo designar pessoas ou setores para protocolizar ou controlar a entrega.
Está correto o que se afirma em:
Em referência às regras de alfabetação, julgue os itens a seguir:
I. No caso de arquivamento de documentos com nomes estrangeiros, serão considerados pelo último sobrenome, salvo os casos de nomes espanhóis e orientais.
II. Considera-se o último sobrenome e depois o prenome no arquivamento de documentos com nomes de pessoas físicas.
III. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como: Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
IV. Os títulos, tais como, Ministro, Reitor, entre outros, não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, separados por hífen, em negrito e com letra de forma.
V. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos de forma abreviada para facilitar a sua ordenação, arquivamento e busca nos sistemas de gestão de documentos.
Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens
I. Ordenar por data.
II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.
I. natureza dos documentos. II. suporte da informação. III. estrutura da entidade. IV. plano de classificação.
Está correto o que se afirma apenas em:
A adoção de novas tecnologias, com a adoção de mecanismos modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do acervo.
Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto, sendo bastante aplicado no dia a dia das instituições. O método ideográfico tem algumas subdivisões: na organização por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico). No método enciclopédico:
I. a ordenação dos assuntos se dá em vários níveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais específicos, onde cada nível é ordenado alfabeticamente.
II. o arquivo será composto por pastas e subpastas, em diferentes níveis.
III. os assuntos podem ser ordenados de forma numérica, em que serão atribuídos para cada assunto códigos que servirão para identificá-los e permitirão a sua localização no acervo.
É correto o que se afirma em:
I - O último sobrenome vem primeiro, por exemplo: Silva Magnus Luis de Souza. II - Não se consideram na ordem de arquivamento: títulos, graus de parentesco, tais como: Dr., Junior e Filho. III - Não se separa sobrenome composto por substantivo e adjetivo: Castelo Branco Luis.
Está(ão) CORRETO(S):
I. O método alfabético é utilizado quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome (onomástico);
II. O método geográfico é empregado quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado, país). Este método é passível de utilização apenas em empresas privadas e de grande porte.
III. O método numérico simples é usado quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento, dessa forma é necessário que haja necessidade prévia de criação de um padrão para numerá-los;
IV. O método numérico-cronológico é utilizado quando o número do documento vier associado à data;
V. O método ideográfico prevalece quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos não necessariamente deverá seguir a modalidade alfabética (do dicionário ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex), ficando a cargo do responsável definir outra possibilidade de uso.
Assinale a alternativa abaixo que contém as sentenças corretas.
Os arquivos são classificados em institucionais, pessoais ou familiares.
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