O planejamento de espaços físicos pode ser considerado uma faceta importante das políticas de preservação e conservação de documentos de arquivo. Arquivos bem projetados, sejam eles construções novas ou adaptadas, permitem, além do crescimento, a melhor conservação preventiva de seus artefatos. Estudos colocam um percentual ideal para cada área de um arquivo para que este obtenha um bom desempenho dos diversos serviços prestados. Em relação somente à área de Depósito, é CORRETO dizer que o percentual ideal de área corresponde a:

Protocolo, distribuição e arquivo de documentos são rotinas nos setores administrativos. No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas. Considere as seguintes afirmativas.

I. Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior. Exemplos:

Barreiros Filho, Marcus Polidoro

Correa Júnior, Lucas Tavares

Gonçalves Neto, Maria Silva

Tedesco Sobrinho, Luiz dos Santos

II. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses. Exemplos:

Álvares, José Duarte dos (Presidente)

Borges, Lúcia Mota (Conselheiro)

Campos, João de Souza (Tesoureiro)

Rodrigues, Maria Luíza (Secretário)

III. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. Exemplos:

Associação Alagoana de Psicologia

Centro Universitário Fundação Santo André Dia (O)

Fundação Educacional Dr. Raul Bauab

Guardian (The)

Sindicato dos Psicólogos do Estado de São Paulo

Está correto o que se afirma em:

Considere as questões abaixo a respeito da organização e administração de arquivos.

I. A análise dos dados coletados configura-se na real situação dos serviços de arquivo da instituição, além de fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas necessárias.

II. Para que um arquivo cumpra seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que leve em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

III. O levantamento de dados visa apenas verificar a infraestrutura da instituição.

IV. Durante a fase de implantação e testes é que é elaborado o manual de arquivo, no qual ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo.

V. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, normas, regulamentos, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo.

Marque a alternativa CORRETA:

Dentre as alternativas abaixo apresentas, qual NÃO se refere a um método de arquivamento?

Qual é a medida para mensurar o tamanho de um acervo produzido por uma determinada instituição?

O arranjo físico dos documentos nas estantes, de acordo com critérios pré-estabelecidos, é conhecido na arquivística como:

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), no arquivamento por nome de empresas ou razões sociais, existem também algumas regras básicas. Assim, com base nos mencionados autores, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético em arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes de empresas ou razões sociais:

Comercial 3 Irmãos Ltda.

O Bicho de Pé Pet Shop Ltda.

11º Cartório de Registro de Imóveis da Comarca de São Paulo.

Com referência aos métodos de arquivamentos , julgue os itens como certos ( C ) ou errados ( E ).

( ) O método alfabético faz parte do sistema indireto de arquivamento.

( ) O método geográfico faz parte do sistema direto de arquivamento.

( ) No método geográfico, quando se organiza o arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas por último.

( ) Os métodos de arquivamento são universais e independem da natureza dos documentos que serão arquivados ou das atividades ou estrutura da instituição.

( ) O método alfabético de arquivamento não depende do índice para ser consultado.

A sequência correta é:

Sobre método de arquivamento, assinale a afirmativa INCORRETA.

Entre os métodos de arquivamento básico de documentos, o método alfabético é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. Assinale a alternativa que contraria as regras de alfabetação.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a se considerarem são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais frequente procurado, em cada caso, podem-se organizar fichários ou arquivos em ordem, exceto:

Uma das etapas mais importantes para o planejamento do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais é o Levantamento da Produção Documental da Instituição, que é uma etapa muito inicial que subsidia todo o planejamento da gestão arquivística de documentos. Dadas as afirmativas sobre essa etapa,

I. A partir dessa etapa será possível monitorar as falhas de implantação da gestão arquivística de documentos.

II. Ela possibilita identificar quais documentos são produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas pelo órgão.

III. Nessa etapa já é possível estabelecer os espaços de armazenamento definitivos dos documentos.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Para iniciar o processo de planejamento do arquivo, é importante conhecer os sistemas e as regras do método de arquivamento.

A esse respeito, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Os títulos que acompanham nomes completos não são considerados unidades de arquivamento e devem ser escritos entre parênteses após a última unidade.

( ) Registra-se sempre o último sobrenome seguido de vírgula, nome e prenome.

( ) Os sobrenomes compostos de substantivos e mais adjetivos devem sempre ser separados.

( ) Nomes de razões sociais são sempre registrados de forma direta.

( ) Os títulos que acompanham os nomes incompletos são considerados unidade de arquivamento.

Assinale a sequência CORRETA.

O método de arquivamento utilizado quando a documentação é dividida em classes, conforme o assunto é o método:

Considerando que o arquivista recém contratado em uma instituição encontre a documentação amontada. Sua primeira tarefa deve ser quantificar essa documentação. Nesse sentido, ele deve calcular a metragem:

Analise as afirmativas a seguir.
I. O fluxo documental diz respeito ao(s) “local (is)” por onde passa(m) o(s) documento(s), enquanto que o trâmite está diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade.
II. A comunicação entre as pessoas de uma instituição pode ser dividida em formais, informais e pessoais.
III. Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo responsabilidade daquele que o efetiva a conferência dos materiais destinados à instituição.
IV. O agente administrativo, quando atender ao público, deve ser direto, objetivo e claro em suas respostas, atendo-se ao foco do que está sendo perguntado. Deve oferecer informações precisas e sucintas com atenção e gentileza.
Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).

Assinale a alternativa CORRETA sobre a classificação dos documentos por ordem alfabética:

A respeito da classificação dos documentos, é possível afirmar que:

Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram desenvolvendo-se em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. No momento de decisão quanto ao método a ser utilizado, deve-se considerar o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público, as pessoas envolvidas, os serviços prestados e os tipos de documentos a serem arquivados. No que tange aos métodos de arquivamento, é CORRETO afirmar EXCETO:

Analise as afirmativas a seguir em relação aos conhecimentos relativos a arquivos:

I. Existem três tipos de arquivos públicos: correntes, temporários e permanentes.
II. O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.
III. O arquivo ativo guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou de referência.
IV. A microfilmagem proporciona ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos.
V. No arquivamento por nome da pessoa, deve constar em primeiro lugar o nome e após o sobrenome.

Assinale a alternativa CORRETA.