Questões de Concurso
Comentadas sobre organização de arquivos / métodos de arquivamento em arquivologia
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Considere que Alessandra está participando das atividades de organização do arquivo. Ela e seus colegas têm à disposição diversos métodos de arquivamento.
Assinale a alternativa que não apresenta um desses métodos.
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários, com rapidez e presteza. A respeito das técnicas de arquivamento, os elementos básicos são a classificação e a codificação. Os métodos de classificação mais utilizados são:
I. Método alfabético – normalmente usado em ordem crescente (de A até Z) sendo útil pela facilidade de organização e localização de documentos.
II. Arquivamento por assunto – utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de pessoas ou de documentos, mas sim os assuntos.
III. Método numérico – usam-se números, geralmente em ordem crescente e é mais útil em documentos como relatórios paginados e outros em que há numeração de código ou páginas.
IV. Método eletrônico – são programas ou sistemas informatizados, com campos de dados e busca diversificados, que não usam papéis e sempre com a opção de segurança para impedir a perda de dados ou arquivos.
Assinale a alternativa correta:
A esse respeito, analise as afirmativas a seguir.
I. Método alfabético é um método direto, pois o elemento principal a ser considerado é o nome. II. As vantagens do método alfabético são as de que ele é rápido, direto, fácil e barato. III. Desvantagens do método alfabético são o volume de documentos e a variedade da grafia dos nomes. IV. Nos nomes de pessoas físicas, quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Estão corretas as afirmativas:
II O método numérico dígito‐terminal organiza os documentos pelos dois últimos algarismos. É indicado para números grandes e faz parte dos sistemas diretos de arquivamento, pois não necessita de um índice para a localizaca̧ ̃o dos documentos.
III O método geografico e ́ aquele que organiza os ́documentos pela procedência ou pelo local. Por exemplo, os estados devem ser organizados alfabeticamente; dentro da pasta de cada estado, a capital deve ser colocada em primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente.
IV A divisão da documentaca̧ ̃o em classes, segundo os temas e afins, caracteriza o método de arquivamento variadex. A quantidade de itens certos é igual a
Gonçalves (1998, p. 11,12)
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
A ordenação dos documentos de arquivo serve para
dispor os documentos, por exemplo, dentro de uma
pasta suspensa.
Quanto à gestão de documentos, julgue o item seguinte.
Dispor os documentos em uma determinada ordem é
uma atividade de descrição.
No que diz respeito à correspondência empresarial e oficial, ao conhecimento de organização, à redação, à elaboração de parecer técnico, à elaboração de relatórios e registros, à organização de um arquivo, às técnicas e aos métodos de arquivamento, aos modelos de arquivos e tipos de pastas e ao arquivamento de registros informatizados, julgue o item a seguir.
A etapa de ordenação trata das tarefas necessárias à sua
classificação e codificação, verificando a existência de
documentos antecedentes.
No que diz respeito à correspondência empresarial e oficial, ao conhecimento de organização, à redação, à elaboração de parecer técnico, à elaboração de relatórios e registros, à organização de um arquivo, às técnicas e aos métodos de arquivamento, aos modelos de arquivos e tipos de pastas e ao arquivamento de registros informatizados, julgue o item a seguir.
Na elaboração de um parecer técnico, o primeiro
capítulo consiste em relatório, em que são tratados os
argumentos técnicos para viabilidade ou não de uma
proposta.
Acerca das noções de arquivologia, julgue o item que se segue.
A ordenação por assunto dos documentos em uma pasta
de arquivo é o padrão a ser utilizado.
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