A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Consideram-se documentos permanentes aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

compete ao Arquivo Nacional, na qualidade de órgão central dos arquivos brasileiros, submeter as propostas de diretrizes e normas à aprovação do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública e ao Ministério Público.

compete à Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos propor diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos, no âmbito da administração pública federal.

fica instituída no âmbito do Arquivo Nacional, a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, estadual e municipal.

deve o Conselho Nacional de Arquivos monitorar a aplicação das normas e de seus resultados com vistas à modernização e ao aprimoramento do Sistema Nacional de Arquivos como estabelecido pelo decreto.

cabe ao Arquivo Nacional, por meio de sua diretoria, orientar os órgãos integrantes dos arquivos públicos e privados quanto às modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos.

regular e legislar sobre o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas.

recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados.

coordenar a elaboração e a implementação de planos nacionais de desenvolvimento cultural com metas e prioridades para a política nacional de arquivos públicos e privados.

centralizar, com vistas à padronização, a capacitação técnica dos recursos humanos de arquivo nas instituições parceiras ao Conselho.

estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos, Bibliotecas e Museus, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos brasileiros.

a legislação federal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal.

a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização do Ministério Público, na sua específica esfera de competência.

os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias competem ao Arquivo Nacional.

os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades são considerados documentos privados de caráter prescritível.

ao final da microfilmagem de cada série, deve constar o número do microfilme, ordenação, identificação e resumo da série de documentos que foram microfilmados.

a imagem de abertura de um microfilme deve fazer menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior.

na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, sem identificação do detentor dos documentos microfilmados para garantia de sigilo.

no início da série microfilmada é obrigatória a imagem de abertura com a inclusão do termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições legais.

os documentos da mesma série omitidos, quando da microfilmagem por falha de operação ou problema técnico, serão reproduzidos novamente, sendo permitido corte ou inserção no filme original.

Unidade de comando de arquivo.

Departamento de crivo de dados.

Arquivo central.

Arquivo vertical.

Departamento de informação assistida.