Sobre as técnicas que se aplicam a materiais a serem conservados pelo auxiliar administrativo, analise as afirmativas a seguir.

I. Possui a documentação escrita, que são textos produzidos pela administração a que serve.

II. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, não o faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o julgamento em relação as outras, isto é, em relação à inteira documentação resultante da atividade que a produziu.

III. Os documentos, uma vez destruídos, não podem ser recuperados, pois, comumente, existem uma única via.

IV. Ao emitir julgamentos quanto ao valor do documento, deve-se estar bem seguro, na sua análise, da organização e funcionamento do organismo com o qual trata e ter amplo conhecimento das prováveis necessidades e interesses de pesquisa.

V. Deve-se estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O lugar de cada unidade de arquivo, geralmente, um grupo ou uma série, só poderá ser decidido em relação as outras unidades produzidas por um determinado órgão.

Está correto o que se afirma em

O interesse do auxiliar administrativo quanto à maneira pela qual os documentos são mantidos para uso corrente o envolve em interrelacionamento com os funcionários públicos e especialmente com os encarregados dos documentos (qualquer funcionário que controle a administração dos documentos correntes, ou seja, a pessoa que se ocupa dos documentos dentro de um órgão do governo). O auxiliar administrativo deve se interessar pelas práticas adotadas na manutenção dos documentos correntes porque, EXCETO:

O auxiliar administrativo deve se interessar pela qualidade dos documentos que recebe de um órgão do Governo. Aspira a ter “integridade dos documentos” preservados. Por isso, entende-se que os documentos de determinado órgão devem, EXCETO:

No arquivo corrente, a atividade responsável pelo recebimento e pela classificação dos documentos denomina-se

O tipo de arquivo em que são destinados os documentos que não possuem mais valor de natureza administrativa é denominado

No que versa a gestão de documentos, especificamente com base na definição de arquivos públicos e privados, analise as afirmativas abaixo e dê valores de VERDADEIRO (V) ou FALSO (F):

( ) Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

( ) Conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

( ) Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

( ) A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo.

Um setor público está desenvolvendo um programa de gestão de documentos para melhorar a organização e o acesso às informações públicas. Como parte desse programa, a equipe responsável deve alinhar suas práticas aos requisitos estabelecidos pela Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Com base nas diretrizes dessa lei, qual das ações a seguir é a mais importante para garantir a CORRETA gestão dos arquivos públicos?

Um município decide modernizar a gestão de seus documentos e arquivos públicos para garantir a preservação da memória administrativa e facilitar o acesso às informações. No processo, a administração pública municipal precisa observar os princípios e disposições da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Associe as práticas adotadas pela administração municipal com os princípios ou disposições CORRETAS da Lei:

Práticas

1 Classificação e catalogação de documentos.

2 Acesso público a documentos de interesse coletivo.

3 Preservação permanente de documentos históricos.

4 Descarte de documentos sem Valor administrativo, fiscal ou legal.

Descrições

A Implementação de políticas de organização e armazenamento adequadas para garantir a supervisão e a disponibilidade dos documentos.

B Garantia de acesso público irrestrito a documentos de interesse coletivo ou geral, exceto os sigilosos por Lei.

C Adoção de medidas para a preservação permanente de documentos que possuam valor histórico, probatório e informativo.

D Realização de descarte regular de documentos que não possuam mais valor administrativo, fiscal ou legal, observando critérios estabelecidos pela legislação.

O conjunto de documentos que possuem uso pouco frequente é chamado de arquivo

A atividade de entrega de documentos, processos e correspondências aos destinatários após o recebimento em um sistema de gestão de protocolo denomina-se

A Teoria das Três Idades dos documentos de arquivo surgiu na segunda metade do século XX revolucionando as técnicas arquivísticas, os arquivos e a Arquivologia. A Teoria das três idades caracteriza os arquivos como corrente, intermediário e permanente, conforme a frequência de uso e valores dos seus documentos. O arquivo considerado Corrente é o conjunto de documentos:

A gestão documental é realizada baseando-se no ciclo vital dos documentos, mais conhecida como teoria das três idades, sendo elas:

A gestão da documentação escolar, dentro do ciclo de vida dos documentos, possibilita a disponibilização da informação corrente, ao mesmo tempo que viabiliza a preservação da memória, testemunho da trajetória do estabelecimento escolar, e comprova o efeito de suas atividades-fim em determinada comunidade.

Diante disso, o arquivo escolar é considerado:

Para fazer essa gestão documental (Universidade de Brasília, 2015, p. 9) é necessário estabelecer uma série de procedimentos:

1. Conhecer a estrutura da instituição, subsidiar com instrumentos técnico-científicos e identificar os tomadores de decisão da administração.

2. Analisar os fluxos de trabalho e desenvolver estratégias de implementação ou adequação do sistema de gestão de documentos.

3. Identificar os processos, os documentos gerados e identificar problemas e propor soluções quanto à gestão de documentos públicos.

4. Elaborar uma política de gestão de documentos arquivísticos e implementação da gestão de documentos e dos serviços arquivísticos.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Considerando as atividades de cada etapa de controle realizadas pelo protocolo, associe as colunas abaixo e assinale a alternativa com a sequência correta.

1. recebimento

2. registro

3. autuação

4. classificação

5. expedição/distribuição

6. controle/movimentação

( ) consiste basicamente em receber toda documentação que irá circular no órgão.

( ) o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo.

( ) ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.

( ) separar os documentos de acordo com o destinatário.

( ) uma vez entregues nos setores destinatários, os documentos terão sua tramitação até serem resolvidos.

( ) entrega aos destinatários externos/internos à instituição.

Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exemplo). Utilizando o método alfabético de arquivamento, assinale a alternativa correta quanto a qual nome seria colocado na frente dos demais.

A Lei nº. 8.159/91 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obrigação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão de documentos como sendo “(…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos”. Nesse sentido, assinale a alternativa incorreta.

Mariano (2015), nos ensinamentos sobre conceitos e princípios de arquivamento, afirma que o tratamento da informação não numérica compreende duas partes: a análise documental e a manutenção documental.

Nesse contexto, é CORRETO afirmar que são ações que integram a análise documental:

O método de arquivamento em que os documentos são ordenados por números atribuídos sequencialmente, sem considerar a ordenação alfabética, é comumente conhecido como: