O arquivo central de uma empresa de engenharia utiliza a metodologia de indexação coordenada para identificar e localizar os documentos que são produzidos e acumulados. A seguir, são apresentados, já nas fichas próprias, alguns assuntos importantes para a empresa.

Hidrelétrica
0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
10	31	52	43	14	25	16	87	118	29
110	41	72	63	34	55	66	97		49
330	111	92	93	114	215	116	237		119

Amazonas
0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
20	11	32	53	24	45	46	67	38	59
60	41	92	73	64	75	56	77	68	79
	91			204		176			129

Balbina
0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
60	51	42	53	14	15	26	47	118	19
80	61	82	83	64	55	56	117	138	39
90	101	112		134	225		147	158	169

O responsável pelo projeto executivo solicita documentos específicos sobre a construção da hidrelétrica de Balbina, que são os representados pelos números

A situação de muitos arquivos públicos brasileiros não é adequada em relação à organização e à preservação. Em alguns depósitos de documentos, os acervos são deixados no chão, amontoados. Uma equipe de arquivistas, ao desenvolver um trabalho de levantamento de dados em um desses depósitos, encontrou uma verdadeira montanha de documentos no chão, medindo 5 metros de comprimento, 1 metro de altura e 3 metros de largura. Considerando que a quantificação arquivística é realizada por metros lineares, com base nas medidas encontradas no depósito, a documentação arquivística em m/l, foi quantificada em

A atividade de classificar documentos pressupõe conhecimentos da instituição e da natureza dos documentos e nela deve-se observar sempre que cada ramo de atividade exige um método diferenciado e adequado aos objetivos a que se propõe. Sendo assim, os métodos de arquivamento, segundo Paes (2005), pertencem a dois grandes sistemas:

Para gerenciar um sistema arquivístico é fundamental estar preparado científica e tecnicamente, principalmente em relação aos desafios da tecnologia da informação e da gestão de documentos. Na gestão de documentos, a fase que inclui atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento nas etapas correntes e intermediárias, como também normas de acesso e recuperação da informação, é a

Uma equipe de profissionais da área de arquivologia, após levantamento e análise da documentação de uma instituição, define o método principal e os métodos secundários a serem adotados para a organização dos documentos. A equipe apresenta o seguinte esquema:

PATRIMÔNIO

Acre

Brasília

Minas Gerais

Belo Horizonte

Borges, Carlos

Castro, Lucia

Rio de Janeiro

Jul a Ago de 2006

Out a Dez de 2007

Fev. a Abr de 2008

Esse esquema apresenta a configuração, na ordem, dos seguintes métodos

Em uma instituição de ensino superior, o fluxo documental é contínuo, exigindo atenção constante por parte dos profissionais que se ocupam dos documentos. Muitos documentos não devem ser disponibilizados ao público por sua natureza restritiva, já outros não possuem qualquer restrição de acesso e são classificados como

Considerando os estágios de evolução dos arquivos, aquele que se caracteriza pelo desempenhar de suas funções no estágio de terceira idade constitui o arquivo

Um aluno do quinto período do curso de arquivologia chega mais cedo à aula e encontra, no quadro de giz, resquício da aula anterior com o seguinte esquema:

4 __ Documentação e Informação 4-1 ___ Sistema de Arquivos 4-2 ___ Sistema de Bibliotecas 4-3 ___ Processamento de Dados 4-3-1 _____ Sistemas 4-3-1-1 _______ Documentação de Sistemas

O aluno imediatamente identifica que essa estrutura corresponde ao método

A estrutura da tabela de classificação de documentos do CONARQ orienta para que as principais classes correspondam às grandes funções desempenhadas pelos órgãos. Essas classes se subdividem e apresentam a seguinte estrutura

Os arquivos utilizam elementos que são essenciais à sua organização, como: o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública – atividade meio – e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativa à atividade meio – da administração pública. Esses elementos são instrumentos fundamentais para a organização dos arquivos

Vários arquivos públicos, que concentram grandes massas documentais, realizam ações relevantes para a sociedade. No entanto, é importante controlar esses volumes documentais que são, muitas vezes, armazenados indiscriminadamente, sob pena de perder a referência otimizada de prestação de serviços públicos. Assim, de forma racional, esses arquivos elaboram tabelas que visam a obter autorização para a destruição dos documentos sem valor, do tipo rotineiro. Essas são as tabelas de

Em uma instituição com 180 anos de existência, o processo de organização de arquivos é uma das etapas mais importantes da administração, pois objetiva a preservação da memória institucional, disponibilizando, quando necessário, as informações organizadas. Contudo, um grande trabalho deve ser efetivado para estabelecer a direção que os documentos devem seguir, podendo ser: redução do volume do acervo, transferência para um depósito de armazenamento intermediário ou definitivo ou, simplesmente, a destruição ou descarte. Esse trabalho que é realizado na documentação é conhecido arquivisticamente como

Uma pesquisa com usuários do Centro de Informação Tecnológica do Instituto de Tecnologia Aplicada demandou a organização de um arquivo, utilizando rigorosamente as regras de alfabetação dos seguintes nomes: 1 – Ricardo Vila Verde, 2 – Roberto Villa Branca, 3 – Renato Zambrotti & Cia. Ltda., 4 – Dra. Raquel do Valle, 5 – Prof. Robson Vodopiles. Esta organização obedeceu à seguinte seqüência:

A Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 estabelece, em termos de gestão da documentação governamental, que:

Segundo Marilena Leite Paes, arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções:

O conceito de gestão de documentos é, conforme a publicação Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos, o conjunto de operações e procedimentos técnicos relativos às atividades de:

Schellenberg identifica as seguintes operações de destinação de documentos:

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio aprovado pela Resolução n° 04, de 28/03/1996, e alterado pela Resolução n° 14, de 24/10/2001, do CONARQ, para ser adotado como modelo pela administração pública federal nos arquivos correntes, é baseado no método: 

Arquivos, Bibliotecas e Museus são órgãos de documentação. No entanto seus acervos têm características bem distintas. Dentre elas podemos ressaltar as seguintes características que bem distinguem os Arquivos dos demais, segundo o critério de aquisição ou custódia:

Ao se planejar a organização do arquivo de um departamento de vendas, optou-se pelo método geográfico por Estado.
Dentre os clientes abaixo, de acordo com o método escolhido, o dossiê que vem em primeiro lugar é: