Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 35

Q3441156

Ano: 2024 Banca: FAU Órgão: Prefeitura de Boa Esperança do Iguaçu - PR Prova: FAU - 2024 - Prefeitura de Boa Esperança do Iguaçu - PR - Técnico Administrativo |

Q3441156 Arquivologia

São três os principais métodos de arquivamento de documentos: alfabético, numérico, e alfanumérico, esses por sua vez geram vários outros. Referindo-se aos métodos numéricos, analise as sentenças, considerando (V) verdadeiro e (F) falso:

( ) O método numérico é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome.
( ) O método numérico simples atribui um número a cada correspondente ou cliente, pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. O método exige um índice alfabético remissivo.
( ) No método cronológico, a ordem principal de entrada é a data. É muito utilizado em repartições públicas. Os documentos, ou conjuntos de documentos, recebem um número e também a data de entrada.
( ) No método duplex a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia. O método duplex oferece as mesmas possibilidades do método decimal quanto ao agrupamento de assuntos, partindo da abertura ilimitada de classes, subclasses, etc.
( ) O método alfanumérico procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um método que tem a simplicidade do alfabético e a rapidez e precisão do numérico. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente.
( ) O método decimal é baseado na classificação decimal de Dewey, utilizadas nas bibliotecas. Essa classificação divide o saber humano em nove classes principais. Uma décima é reservada a assuntos mais gerais, que não podem ser incluídos em uma das nove características.

Após a análise, pode-se afirmar respectivamente:

A

V, F, F, V, V, V.

B

F, V, V, F, F, V.

C

V, F, F, F, F, V.

D

F, V, V, V, V, V.

E

V, F, F, F, F, F.

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Q3441150

Ano: 2024 Banca: FAU Órgão: Prefeitura de Boa Esperança do Iguaçu - PR Prova: FAU - 2024 - Prefeitura de Boa Esperança do Iguaçu - PR - Técnico Administrativo |

Q3441150 Arquivologia

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Referindo-se ao ciclo de vida dos documentos arquivísticos, analise as sentenças:

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados.
II - O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta, os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
III - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
IV - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.
V - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
VI - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. VII - Os arquivos permanentes devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
VIII - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.

Após a análise, pode-se afirmar:

A

Somente as sentenças III, IV, V, VII e VIII estão corretas.

B

Somente as sentenças II, IV, VI e VII estão corretas.

C

Somente as sentenças I, IV, VI e VIII estão incorretas.

D

As sentenças I, II, III, IV, V, VI, VII e VIII estão incorretas.

E

As sentenças I, II, III, IV, V, VI, VII e VIII estão corretas.

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Q3436550

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Vinhedo - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Vinhedo - SP - Secretário de Escola |

Q3436550 Arquivologia

No contexto de protocolo, que trata do registro e controle de documentos e correspondências, assinale a alternativa correta em relação aos procedimentos apropriados:

A

O recebimento de documentos deve ser registrado imediatamente, com a atribuição de um número de protocolo e a data de entrada, a fim de permitir o rastreamento e a localização dos documentos.

B

A classificação de documentos é essencial no protocolo, uma vez que todos os documentos devem ser tratados da mesma forma, independentemente de seu conteúdo ou importância.

C

O protocolo é um sistema utilizado em organizações governamentais para o registro de documentos oficiais, não sendo aplicável a empresas privadas.

D

O encaminhamento de documentos entre setores ou departamentos precisa ser registrado no protocolo, uma vez que é uma tarefa de rotina que não requer controle.

E

Documentos sigilosos ou confidenciais não precisam ser registrados no protocolo, a fim de manter a confidencialidade das informações.

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Q3434294

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Juquitiba - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Juquitiba - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3434294 Arquivologia

Qual dos instrumentos a seguir é empregado para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição?

A

Controle individual de expedição e recebimento

B

Checklist de correspondência

C

Livro de registro de correspondência

D

Memorial descritivo de correspondência

E

Controle de entrada e saída de correspondência

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Q3434288

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Juquitiba - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Juquitiba - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3434288 Arquivologia

Leia os conceitos a seguir e destaque o que foi erroneamente elaborado.

A

Serviço postal compreende toda a correspondência, valor ou encomenda encaminhado por via postal.

B

O serviço postal é prestado no âmbito de uma obrigação de serviço universal.

C

Correspondência agrupada é reunião, em volume, de objetos da mesma ou de diversas naturezas, quando, pelo menos um deles, for sujeito ao monopólio postal, remetidos a pessoas jurídicas de direito público ou privado e/ou suas agências, filiais ou representantes.

D

Serviço postal relativo a encomendas corresponde a remessa e entrega de objetos, com ou sem valor mercantil, por via postal.

E

Cecograma é um exemplo de objetos de correspondência.

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Q3434285

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Juquitiba - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Juquitiba - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3434285 Arquivologia

Observe a relação a seguir e destaque qual a alternativa que apresenta corretamente a ordem alfabética a ser seguida.
J. Pereira - (1)
Jacks Silva Júnior - (2)
Jacks Du Pont - (3)
Jonas Silva Neto - (4)
Jair Pereira - (5)

A

3, 1, 5, 2, 4

B

1, 3, 2, 5, 4

C

4, 5, 2, 3, 1

D

4, 2, 5, 1, 3

E

5, 1, 3, 2, 4

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Q3434284

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Juquitiba - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Juquitiba - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3434284 Arquivologia

Sobre os tipos de pastas de arquivamento, qual alternativa que não traz nenhum erro em sua elaboração.

A

As pastas suspensas são muito utilizadas nos arquivos correntes. Normalmente, contam com uma guia onde é anotado o nome ou assunto a que se referem os documentos nela acondicionados (documento na embalagem: armazenado; documento no mobiliário: acondicionado).

B

As pastas A-Z são pastas que contam com um gancho central, onde os documentos são perfurados e inseridos. Como o próprio nome sugere, ela é de uso específico para arquivamento em ordem alfabética.

C

As pastas em L são utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicionamentos maiores. Geralmente são coloridas e muito utilizadas para arquivo pessoal.

D

As pastas sanfonadas possibilitam apenas duas formas de arquivamento: por assunto ou em ordem alfabética.

E

No caso das caixas, geralmente são utilizadas as chamadas de caixas Box ou caixas de arquivo. Podem ser de papelão ou de plástico. Na literatura, observa-se que há prevalência das caixas de plástico que são consideradas mais adequadas, pois apresentam maior durabilidade e menor acidez, conservando melhor os documentos ali depositados.

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Q3434283

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Juquitiba - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Juquitiba - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3434283 Arquivologia

Qual é o método que além de colocar os documentos em ordem alfabética, ainda há a utilização de cores para indicar as letras iniciais?

A

Alfabético

B

Variadex

C

Duplex

D

Indexação coordenada

E

Dígito-terminal

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Q3433061

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: INOVA Capixaba - ES Prova: IDCAP - 2024 - INOVA Capixaba - ES - Assistente Administrativo (180H - HABF) |

Q3433061 Arquivologia

Bianca trabalha em um departamento descentralizado de uma empresa, onde cada setor é responsável pelo protocolo de seus próprios documentos. Durante a tramitação de um documento importante, um erro crucial é perder a atualização de sua localização. Assinale a alternativa que indica o impacto dessa falha no processo de protocolo:

A

Impede que os destinatários internos recebam os documentos adequadamente.

B

Causa um aumento na eficiência do processo de protocolo.

C

Compromete a agilidade na localização e entrega dos documentos aos destinatários.

D

Dificulta a identificação do remetente dos documentos.

E

Facilita a localização e distribuição dos documentos dentro da empresa.

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Q3432944

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: INOVA Capixaba - ES Prova: IDCAP - 2024 - INOVA Capixaba - ES - Assistente Administrativo (220H - HABF) |

Q3432944 Arquivologia

O método de arquivamento que se utiliza de pares de números, lidos da direita para a esquerda, é denominado de método:

A

Numérico simples.

B

Numérico cronológico.

C

Numérico dígito-terminal.

D

Numérico inverso.

E

Numérico composto.

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Q3432943

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: INOVA Capixaba - ES Prova: IDCAP - 2024 - INOVA Capixaba - ES - Assistente Administrativo (220H - HABF) |

Q3432943 Arquivologia

Maria trabalha em um departamento governamental centralizado, responsável por receber e distribuir documentos internos e externos. Um dia, um documento oficial importante chega ao seu setor. Assinale a alternativa que indica o procedimento adequado para lidar com esse documento:

A

Expedir o documento imediatamente sem verificar se está completo.

B

Encaminhar imediatamente o documento para os destinatários sem registro prévio.

C

Registrar eletronicamente o documento, numerá-lo em ordem de chegada e classificá-lo de acordo com sua categoria de assunto.

D

Manter o documento sem realizar nenhum registro ou classificação específica.

E

Analisar o documento apenas se for sigiloso; caso contrário, encaminhá-lo diretamente aos destinatários.

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Q3424532

Ano: 2024 Banca: FUNATEC Órgão: Prefeitura de Pinheiro - MA Prova: FUNATEC - 2024 - Prefeitura de Pinheiro - MA - Auxiliar Administrativo |

Q3424532 Arquivologia

Assinale de forma correta o objetivo principal de um protocolo na administração pública.

A

Proteger informações sigilosas.

B

Reduzir o número de servidores.

C

Digitalizar todos os documentos.

D

Organizar e controlar o fluxo de documentos.

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Q3423509

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Valinhos - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Valinhos - SP - Recepcionista da Saúde |

Q3423509 Arquivologia

Assinale a alternativa correta quanto às Noções de Protocolo.

A

um dos métodos de protocolo é o analítico.

B

a primeira etapa para o controle por parte do setor de protocolo é a distribuição dos documentos que chegam ao órgão público.

C

as atividades de protocolo são um conjunto de operações que visam o controle dos documentos.

D

um dos métodos de arquivamento é o apenso.

E

arquivo permanente é a fase inicial do ciclo do documento.

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Q3423505

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Valinhos - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Valinhos - SP - Recepcionista da Saúde |

Q3423505 Arquivologia

Analise os itens a seguir e, ao final, assinale a alternativa correta acerca das noções de protocolo.
I – o protocolo pode ser centralizado ou descentralizado.

II – os documentos oficiais podem ser ostensivos ou sigilosos.

III – protocolização é o caminho que o documento percorre desde a sua produção ou recepção, seus processos de utilização até o cumprimento de seu objetivo administrativo.

A

apenas o item I é verdadeiro.

B

apenas o item II é verdadeiro.

C

apenas o item III é verdadeiro.

D

os itens I e II são verdadeiros.

E

os itens II e III são verdadeiros.

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Q3423503

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Valinhos - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Valinhos - SP - Recepcionista da Saúde |

Q3423503 Arquivologia

Em relação a classificação das correspondências é correto afirmar:

A

a correspondência comum tem o seu conhecimento limitado a um número de pessoas.

B

a correspondência interna é aquela que pode ser trocada entre uma instituição e outra entidade e/ou pessoas físicas.

C

os processos são classificados como correspondências.

D

a correspondência oficial é de interesse direto da instituição.

E

a correspondência privada tem o seu conhecimento público.

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Q3423500

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Valinhos - SP Prova: Avança SP - 2024 - Prefeitura de Valinhos - SP - Recepcionista da Saúde |

Q3423500 Arquivologia

Acerca da utilização do Livro de Registro de Correspondências é correto afirmar, EXCETO:

A

os documentos sigilosos são registrados no livro de registro de correspondências.

B

os documentos particulares são entregues diretamente ao destinatário.

C

documento ostensivo é aquele cujo teor deve ser de conhecimento do público geral e deve ser disponibilizado para consulta, sem restrições.

D

documento restrito é aquele cujo teor não deve ser do conhecimento do público em geral, sendo acessados apenas pelos interessados e por agentes públicos das unidades nas quais são tramitados.

E

os documentos particulares não são registrados no livro de registro de correspondências.

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Q3422065

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Marcelino Ramos - RS Prova: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Marcelino Ramos - RS - Agente Administrativo Auxiliar |

Q3422065 Arquivologia

O ciclo de vida de um documento compreende as fases desde sua criação até sua destinação final, as quais desempenham papel crucial na organização e na preservação das informações. Em relação aos contratos vigentes, em qual dos seguintes arquivos eles devem ser armazenados?

A

Arquivo intermediário.

B

Arquivo corrente.

C

Arquivo permanente.

D

Arquivos especiais.

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Q3416292

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: SAAE de Linhares - ES Prova: IBADE - 2024 - SAAE de Linhares - ES - Oficial Administrativo |

Q3416292 Arquivologia

Na organização de arquivos, o sistema alfabético é um dos mais utilizados. Qual das alternativas abaixo descreve corretamente uma característica desse sistema?

A

Os documentos são classificados com base na data de criação.

B

A ordenação é feita de acordo com a localização geográfica dos clientes.

C

Os documentos são organizados em ordem alfabética pelo nome do remetente ou assunto.

D

O sistema é utilizado exclusivamente para arquivar documentos financeiros.

E

A classificação ocorre de acordo com o número de registro dos documentos.

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Q3409863

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de Vitória - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de Vitória - ES - Assistente Administrativo |

Q3409863 Arquivologia

Quais são as etapas fundamentais no processo de protocolo de documentos em uma organização?

A

Armazenamento e destruição.

B

Confidencialidade e obsolescência.

C

Recepção, classificação, registro e distribuição.

D

Recebimento e exclusão.

E

Descarte e distribuição.

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Q3403936

Ano: 2024 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Nova Venécia - ES Prova: IDESG - 2024 - Prefeitura de Nova Venécia - ES - Auxiliar Administrativo |

Q3403936 Arquivologia

Analise as afirmativas abaixo sobre protocolo e gestão de documentos.

I. Um dos objetivos da gestão de documentos é assegurar, de maneira ineficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos.
II. As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação final.
III. Autuação é uma das etapas do protocolo.

É correto o que se afirma em:

A

I e II, apenas.

B

II, apenas.

C

II e III, apenas.

D

III, apenas.

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Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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