Questões de Concurso
Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro conhecimento.
A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e elementos de prova e informação.
Uma das fases básicas do programa de gestão de documentos é a emulação dos documentos.
A tabela de temporalidade faz referência aos prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediários e à destinação final dos documentos de arquivo.
Nem todos os documentos de arquivo precisam ser classificados. Essa operação é executada exclusivamente para os documentos de guarda permanente.
A primeira atividade do protocolo, quando o documento de arquivo é produzido ou recebido, é o registro desse documento.
Apenas um método deve ser escolhido para o arquivamento de documentos na fase corrente, não sendo adequada a utilização de métodos auxiliares.
O recolhimento consiste na passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediária.
O objetivo da classificação é manter, no mesmo arquivo, documentos que têm assuntos semelhantes.
A eliminação de documentos consiste na seleção de documentos para destruição, ao final de períodos pré-determinados.
Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos atribuir valor à documentação e elaborar os instrumentos de destinação de documentos, como a tabela de temporalidade.
Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária.