É a unidade organizacional encarregada do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com a função de controlar a documentação e informar, rápida e eficientemente, onde estão os documentos que existem na instituição:

São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso:

Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto, sendo bastante aplicado no dia a dia das instituições. O método ideográfico tem algumas subdivisões: na organização por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico). No método enciclopédico:

I. a ordenação dos assuntos se dá em vários níveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais específicos, onde cada nível é ordenado alfabeticamente.

II. o arquivo será composto por pastas e subpastas, em diferentes níveis.

III. os assuntos podem ser ordenados de forma numérica, em que serão atribuídos para cada assunto códigos que servirão para identificá-los e permitirão a sua localização no acervo.

É correto o que se afirma em:

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são:

Em relação aos serviços de protocolo e arquivo pode-se afirmar que:

I. O Protocolo é responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.

II. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição no curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos e que foram preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que podem oferecer no futuro.

III. Os estágios de arquivamento de documentos podem ser: corrente, intermediário e permanente.

IV. A classificação de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendose atribuir um código.

V. O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.

Considerando as afirmativas apresentadas, identifique a alternativa correta:

Também conhecido como de Segunda Idade ou Semi Ativo. São arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. Referimo-nos ao arquivo:

Em relação à entrada e saída de materiais, analisar a sentença abaixo:

O registro das entradas e saídas de materiais é imprescindível para que se tenha o controle das necessidades e demandas da empresa/instituição (1ª parte). Dada a grande diversidade de materiais abrigados em uma empresa, para fazer o acompanhamento do deslocamento deles, é necessário que eles estejam previamente classificados, de forma padronizada, facilitando sua identificação e, consequentemente, seu controle (2ª parte).

A sentença está:

A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento:

De acordo com SOUSA, a classificação por ordem alfabética (método de arquivamento) permite vários procedimentos, dentre eles:
I - O último sobrenome vem primeiro, por exemplo: Silva Magnus Luis de Souza. II - Não se consideram na ordem de arquivamento: títulos, graus de parentesco, tais como: Dr., Junior e Filho. III - Não se separa sobrenome composto por substantivo e adjetivo: Castelo Branco Luis.
Está(ão) CORRETO(S):

Em conformidade com MEDEIROS e HERNANDES, em relação à documentação, analisar os itens abaixo:
I - Documentação é um conjunto de técnicas cujo único objetivo é a produção de documentos. II - A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações e conhecimentos especializados e ser útil em todos os setores da atividade profissional. III - A documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos, publicações, divulgação de informações entre outros.
Está(ão) CORRETO(S):

As sentenças abaixo discorrem sobre protocolo e classificação de documentos. Analise-as, atribua valores (V) verdadeiro ou (F) falso e assinale a alternativa que representa a sequência correta de cima para baixo:
( ) Protocolo é o setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos. ( ) Classificação de documentos é a seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir em classes os documentos de um arquivo (por nome, geografia, assunto, data...).

Leia a sentença e preencha a lacuna corretamente: “__________________é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.”

Baseado em alguns conceitos contidos na terminologia arquivística, leia as sentenças abaixo e assinale a alternativa correta:
I. Considera-se ciclo vital dos documentos a sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final. II. A Teoria das Três Idades é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes.

Baseado na política nacional de arquivos públicos e privados, leia as sentenças abaixo e assinale a alternativa correta:
I. Para este fim, são considerados arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. II. A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção destes documentos, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou recolhimento para guarda permanente.