Questões de Concurso
Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Leia o texto a seguir.
“Gestão de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades, determinando aqueles que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos humanos, materiais e financeiros e na redução da massa documental produzida. [...] As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação final.”
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 21.
Considerando as fases da gestão de documentos, assinale com (V) as afirmativas verdadeiras e com (F) as afirmativas falsas.
( ) A fase produção compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação.
( ) Na fase produção, deve-se evitar produzir documentos que não sejam essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.
( ) A fase utilização diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
( ) A fase de destinação compreende a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo.
( ) A fase destinação envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.
Marque a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.
I. Gestão de documentos é o conjunto de medidas e procedimentos que garante o controle dos documentos, abrangendo, dentre outras atividades, a atividade de conservação e arquivamento.
II. A gestão de documentos não abrange a atividade de produção do documento.
III. A gestão de documentos abrange a atividade de arquivamento de documentos, sendo que, para organizar um arquivo, é preciso conhecer e considerar alguns dados referentes à documentação como a espécie do documento, que pode ser relatório, projetos etc.
A arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. Assim, são funções do arquivamento:
I - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na instituição e/ou organização.
II - Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da instituição e/ou organização.
III - Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação.
IV - Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.
V - Eliminar os documentos imprescindíveis à organização.
Após analisar as assertivas sobre as funções
do arquivamento, pode-se afirmar como
CORRETO:
I. Existem três tipos de arquivos públicos: correntes, temporários e permanentes.
II. O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.
III. O arquivo ativo guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou de referência.
IV. A microfilmagem proporciona ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos.
V. No arquivamento por nome da pessoa, deve constar em primeiro lugar o nome e após o sobrenome.
Assinale a alternativa CORRETA.
INSTRUÇÃO: Leia fragmento de notícia publicada em 27/06/2015, para responder à questão.
Vereador pede criação de Universidade Federal do Norte de Mato Grosso
O ofício foi encaminhado ao deputado estadual, Dilmar Dal'Bosco (DEM) e ao deputado federal Nilson Leitão (PSDB), e para a reitora da Universidade Federal de Mato Grosso – UFMT, Maria Lúcia Cavalli Neder.
A sugestão em forma de indicação foi apresentada pelo vereador Fernando Assunção (PSDB), na sessão desta semana.
Conforme sugere o parlamentar, é necessário que se faça uma Audiência Pública ou uma mesa redonda e mobilizar os deputados que representam a região, juntamente com a reitora da UFMT e discutir o projeto.
(Disponível em http://www.mt24horas.com.br/. Acesso em 22/11/2015.)
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