No momento de organizar um arquivo, a escolha de um método ideal de arquivamento que permita o acesso rápido aos documentos deve ser bem pensada.

O que determina a escolha do método de arquivamento a ser usado em um arquivo?

Analise as afirmativas abaixo e, em seguida, assinale a alternativa correta:

I. Protocolo é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos.

II. A maior preocupação de quem faz arquivos é apenas arquivar os documentos.

III. O sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo.

IV. A consulta do arquivo é direta quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado.

Está correto o que se afirma APENAS em:

Sobre técnicas de arquivo, considere as seguintes afirmações:

I. Pelo método cronológico é possível recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.

II. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar.

III. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam.

IV. Pelo método cronológico, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação.

Está correto o que se afirma APENAS em:

O ciclo de vida dos documentos é um dos princípios que regem a organização dos documentos de arquivo.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) a respeito do ciclo.

( ) São os processos de controle e promoção da preservação e da restauração dos documentos.

( ) Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

( ) Trata da organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação de manuscritos e segundo as categorias de assuntos e de seus respectivos suportes físicos.

( ) É composto pelo conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

( ) É composto pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

( ) Trata da fase de junção das cópias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informação.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Inclui as atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos; organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; e a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.

A descrição acima se refere a qual fase básica da gestão de documentos?

Os arquivos permanentes:

I. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural.

II. São abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros.

III. Deixaram de ser frequentemente consultados, embora os órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos.

É correto o que se afirma em:

O método de arquivamento de documentos chamado “Dicionário” pertence ao grupo _________ que, por sua vez, é uma subdivisão do método __________ .

Assinale a alternativa que preenche, correta e respectivamente, as lacunas.

Em relação à gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou os que, mesmo sem movimentação, constituam consultas frequentes.

II. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

III. Consideram-se documentos permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Está correto o que se afirma em