Questões de Concurso
Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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I. Substituir pastas danificadas por pastas suspensas com etiquetas padronizadas, para garantir durabilidade e melhor identificação visual.
II. Adotar o uso de divisórias internas e separadores alfabéticos ou numéricos, facilitando a ordenação lógica dentro das caixas arquivo.
III. Implantar um sistema de codificação por cores nas etiquetas das pastas, atribuindo significados específicos para cada setor ou tipo documental.
Assinale a alternativa correta:
I. Registro da correspondência em sistema próprio, com informações como data, número do documento, remetente, destinatário e tipo de envio.
II. Encaminhamento do documento sem verificação de assinatura ou anexos, pois essa conferência não compete ao setor de expedição.
III. Utilização de meios que garantam a confirmação de entrega, como o Aviso de Recebimento (AR) ou protocolo eletrônico.
São procedimentos adequados à expedição de correspondência o que se afirma em:
( ) A destinação é o último passo da avaliação de documentos.
( ) A eliminação de documentos de valor mediato amplia o espaço nos depósitos de arquivos.
( ) A guarda permanente de documentos de valor imediato possibilita a preservação da memória institucional.
( ) A observação dos prazos prescricionais e precaucionais previstos na tabela de temporalidade garantem uma eliminação de documentos de forma segura.
A sequência está correta em
I. O fato de a avaliação ocorrer na fase permanente não exclui a sua utilização na fase intermediária.
II. O procedimento de avaliação proporciona a liberação de espaço físico nos depósitos de arquivo.
III. A constituição oficial de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) garante legitimidade ao processo de avaliação.
IV. A avaliação consiste em organizar os documentos nas estantes de modo a garantir acesso rápido, eficiente e eficaz às informações.
Está correto o que se afirma apenas em
(GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p.: il.; 23 cm. Projeto como fazer; v. 2. p. 11.)
Referente à classificação de documentos abordada por Gonçalves, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) A classificação se torna condição para a compreensão plena dos documentos de arquivo.
( ) A classificação arquivística se fundamenta na análise e agrupamento de documentos por assunto.
( ) O plano de classificação visa traduzir visualmente a relação hierárquica entre as classes documentais.
( ) A classificação corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter permanente a partir de classes.
A sequência está correta em
(BERNARDES, Ieda Pimenta. Gestão Documental Aplicada; DELATORRE, Hilda. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008, 54. p. 8.)
A respeito da gestão de documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Assegura o pleno exercício da cidadania. ( ) Racionaliza a produção dos documentos. ( ) Preserva o patrimônio documental de guarda permanente. ( ) Normaliza os procedimentos para eliminação de documentos.
A sequência está correta em
A Política de Descrição visa ao estabelecimento de diretrizes para a elaboração de instrumentos de pesquisa diante de uma enorme quantidade de documentos em idade permanente e a necessidade de sua promoção de pesquisa e de divulgação. Nesse contexto, deve-se estudar a situação dos conjuntos documentais quanto a:
I- Tendências historiográficas.
II- Recursos humanos e financeiros.
III- O estado físico da documentação.
IV- A qualidade das transferências e dos recolhimentos.
É CORRETO o que se afirma apenas em:
Conforme a Resolução nº 27, do Conselho Nacional de Arquivos, os programas de gestão de documentos arquivísticos, no âmbito dos Municípios, deverão contemplar, obrigatoriamente:
I- Adoção de plano de classificação de documentos para as atividades-meio elaborado pelo CONARQ e mecanismos para a elaboração e aplicação de plano de classificação relativo às atividades finalísticas dos órgãos e entidades de seu âmbito de atuação.
II- Adoção de tabela de temporalidade e destinação de documentos para as atividades-meio elaborada pelo CONARQ e mecanismos para a elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades finalísticas dos órgãos e entidades do seu âmbito de atuação.
III- Diretrizes para a normalização de instrumentos de pesquisa ou de recuperação de informações com base na Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, aprovada pelo CONARQ, para garantir o acesso à documentação de valor permanente.
IV- Determinação para que a aquisição ou o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos aprovado pelo CONARQ.
É CORRETO o que se afirma apenas em:
A gestão eficiente de documentos é essencial para o bom funcionamento das organizações. Uma técnica de arquivamento organiza os documentos conforme a ordem em que foram criados ou recebidos, facilitando a localização de informações com base no tempo. Qual técnica corresponde a essa descrição?
O registro de documentos recebidos e enviados é uma prática essencial para a gestão eficiente em qualquer organização. Qual é o principal objetivo desse processo?
De acordo com os métodos e técnicas de arquivamento documental, quando se deseja classificar os documentos de forma que sua organização permita a localização de um arquivo pela sua data de criação ou de recebimento, seguindo uma ordem temporal, utiliza-se o método de arquivamento
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