Questões de Arquivologia - Empréstimo / Consulta para Concurso

“O __________________ deve ser feito de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visando distribuir, numa ordem lógica, os documentos de um arquivo.”

(Conselho Nacional de Arquivos (BRASIL). Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014. P. 76.)

Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.

Analise a situação a seguir.

Um colaborador passou a manhã de quinta-feira distribuindo documentos numa sequência alfanumérica de acordo com o método adotado por sua empresa e guardando-os nos seus devidos lugares. Sabe-se também que esses documentos fazem parte do conjunto de documentos em curso ou de uso frequente.

Considerando essa situação, o colaborador passou a manhã:

O Agente Administrativo tem como atribuição, entre outras, arquivar/registrar documentos e cuidar de sua tramitação. A gestão de documentos é operacionalizada por meio de planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, e possui três fases básicas: produção, utilização e destinação. Na fase da utilização, estão incluídas quais atividades?

I. De protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária.

II. A elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e a recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

III. A elaboração padronizada de tipos/séries documentais e a implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

Pode-se afirmar que:

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos na medida em que seu uso serve para controle e pesquisa para tomadas de decisões. As atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente devem funcionar de forma integrada. Assim, os arquivos correntes poderão ser distribuídos em cinco setores distintos. Assinale a opção que não faz parte dos setores correlacionados com os arquivos correntes.

Para SCHELLENBERG (2002), o uso dos documentos para fins de pesquisas depende da maneira pela qual foram originariamente: