Questões de Concurso
Comentadas sobre definições / fases da gestão de documentos em arquivologia
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A Produção de Documentos integra uma das fases da gestão de documentos, caracterizada por:
I. Organização, classificação, distribuição e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários.
III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda ou eliminação.
IV. Elaboração de documentos em decorrência das atividades da organização.
Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas
corretas.
Dentre os objetivos da gestão de documentos, busca-se a eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais, portanto, a gestão de documentos tem a finalidade de:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e técnico.
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja consultada por terceiros.
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas
corretas.
Em um contexto de Gestão de Arquivos, considere:
I. Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes
II. Otimização do processo de busca por informações
III. Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
A alternativa que apresenta de forma completa e correta os benefícios obtidos com um bom programa de gestão de arquivos é:
( ) É compreendida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, catalogação, preservação e destinação de documentos para a eliminação. ( ) A avaliação documental constitui parte do processo de gestão de documentos de uma referida instituição, seja ela pública ou privada, e deve ser encarada como uma função essencial à identificação do valor dos documentos de arquivo para obtenção de prazos de guarda e sua destinação final. ( ) A catalogação é uma função arquivística utilizada para a descrição de documentos de arquivos de caráter permanente e está relacionada ao processo de gestão de documentos nas organizações.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos (1ª parte). A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações e aos conhecimentos especializados e ser útil em todos os setores da atividade profissional (2ª parte).
A sentença está:
A respeito da fase do planejamento, para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução, possa cumprir seus objetivos, torna‐se indispensável a formulação de um plano arquivístico que leve em consideração as necessidades da instituição a que pretende servir.
A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir, de modo marcante, no momento em que o especialista escolhe entre os dois métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente.
No que se refere ao arquivamento, julgue o item.
A gestão de documentos refere‐se às atividades
ligadas ao planejamento e ao controle das atividades
relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao
uso, ao arquivamento, à avaliação e à seleção dos
documentos de arquivo em fase permanente e
intermediária.
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