Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelo Secretário Executivo, a fim de facilitar sua rotina de trabalho no que diz respeito ao arquivamento. Sobre o tema, considere as seguintes afirmativas:

1. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo.

2. Arquivamento é um conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

3. Classificação, na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado.

4. Dossiê é a unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa.

5. Unidade de arquivamento é um documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes.

Assinale a alternativa correta.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a cópia de segurança em meio eletrônico denomina-se:

Com base no Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), analise os seguintes termos ou expressões com as respectivas definições:

I. Transcrição – reprodução textual de um documento escrito ou sonoro.

II. Fita audiomagnética – fita magnética que contém registros sonoros, também chamada fita de áudio ou fita sonora.

III. CD – disco ótico usado para armazenamento digital de áudio ou de dados e aplicações em meio eletrônico. Abreviatura de compact disc.

Quais estão corretas?

Com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), relacione o termo ou expressão da Coluna 1 com a respectiva definição da Coluna 2.

Coluna 1

1. Digitalização.

2. Armazenamento de dados.

3. Armazenamento.

4. Banco de dados.

5. Indexação.

Coluna 2

( ) Guarda de documentos em depósito.

( ) Guarda de documentos e informações em meio eletrônico.

( ) Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

( ) Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

( ) Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciado por programa específico.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Caso um demandante necessitar dirigir-se a uma autoridade para fazer um pedido à Administração ou aos organismos públicos, para o qual necessite ter amparo na lei, deve fazê-lo através de um requerimento. Quando o organismo a ser dirigido for o Parlamento da nação ou um órgão do Governo, o requerimento é denominado:

Na tramitação de processos internos, ocorre a necessidade do encaminhamento, que determinará a providência a ser tomada, motivada por meio do despacho dado ao processo. Quando o encaminhamento determina uma juntada, autuação, arquivamento, entre outras ações, configura-se o despacho:

A gestão e preservação de documentos é de responsabilidade do arquivista, que necessita para sua rotina de trabalho, diferenciar conceitos inerentes ao tema. Entre esses, o conceito de suporte na área de arquivos é:

A manutenção dos fichários e listas de telefones de interesse da Câmara, para uso frequente, deve ser feita em arquivo que armazena as fichas adequadamente. Esse tipo de arquivo é denominado

O ato de classificar e arquivar de maneira correta tornou-se ponto primordial nos cuidados da documentação. Que resposta não está de acordo quanto à definição de classificação de documentos por seus mantenedores?

A transmissão formal da custódia ou propriedade de documentos ou fundo de arquivo se caracteriza como:

De acordo com a terminologia arquivística, o elemento de identificação da data tópica indica:

Com base na diplomática, entende-se que os documentos arquivísticos digitais são constituídos de forma documental, anotação, contexto, suporte, atributos e componentes digitais. No que se refere aos elementos intrínsecos da forma documental de um documento arquivístico digital, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:

( ) Redator é a pessoa física ou jurídica que tem autoridade e competência para emitir o documento arquivístico.

( ) Originador é a pessoa designada no endereço eletrônico no qual o documento arquivístico foi gerado.

( ) Produtor é a pessoa a cujo fundo ou arquivo o documento pertence.

( ) Data cronológica é a data e possivelmente a hora de um documento arquivístico, incluído no documento por seu autor, ou pelo sistema eletrônico em nome do autor, no decorrer de sua elaboração.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

A literatura arquivística, em nível internacional, do fim do século XIX ao início da segunda metade do século XX, é marcada por obras consideradas verdadeiros clássicos da área. A obra intitulada Um manual de administração de arquivo, de 1922, é de autoria de:

Pedido padronizado ou sugestão que o participante de assembleia, congresso ou reunião encaminha à mesa ou ao plenário é:

De acordo com as definições apresentadas nas diretrizes para a implementação de repositórios arquivisticos digitais confiáveis – RDC-arq, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:

( ) Normalização de formatos é o conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário.

( ) Metadados é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

( ) Confidencialidade é a propriedade de certos dados ou informações que não podem ser disponibilizados ou divulgados sem autorização para pessoas, entidades ou processos.

( ) Migração é o conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados em face das mudanças tecnológicas.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

É um modelo conceitual que define um repositório digital, identificando o ambiente, os componentes funcionais, suas interfaces internas e externas, os objetos de dados e informações. No Brasil, foi adaptado e publicado como norma ABNT NBR 15472:2007, sob o título “Sistema Aberto de Arquivamento de Informação – SAAI”.

O documento diplomático é o testemunho escrito de um ato de natureza jurídica, sendo redigido de modo a observar fórmulas estabelecidas que se destinam a dar-lhe fé e força de prova. O texto do documento diplomático é a união de três partes distintas: protocolo inicial, o texto e protocolo final. Levando em consideração os dados apresentados, assinale a alternativa que corresponde ao elemento formal que constitui o protocolo inicial.