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Comentadas sobre ciclo vital /teoria das três idades em arquivologia
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A teoria das três idades é o principal conceito utilizado na tarefa de diminuição dos volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas organizações.
“Os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” são considerados (Lei n.º 8159 da Presidência da República)
A Teoria das Três Idades é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três fases:
A Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT, através das NBR 9578 e NBR 10519, define critérios de avaliação de documentos e classifica os arquivos em três fases. São elas:
Leia a afirmação a seguir.
O ciclo vital dos documentos abrange três idades: corrente, intermediária e permanente.
Sobre essa afirmação, pode-se dizer que os documentos na fase
I. Uma vez classificados e tramitados, deve-se reunir e ordenar os documentos classificados em diversos assuntos, colocando-os em ordem alfabética, cronológica, numérica etc. Deve-se também verificar a existência de cópias, eliminando-as.
II. A seleção de documentos consiste no ato de separar os documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, segundo os prazos de guarda estabelecidos pela Comissão de Análise e Avaliação de Documentos -CAAD.
III. Os Arquivos Intermediários têm a função de armazenar temporariamente os documentos que ainda dispõem de valor administrativo embora sem uso frequente e, por esse motivo, devem localizar-se em ambientes de fácil acesso.
Está correto o que se afirma em:
A gestão de documentos é uma condição necessária para a restauração de documentos de arquivo.