O discurso utilizado nesse ato comunicacional é marcado por uma linguagem breve, concisa, precisa e direta.

A sua forma segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário está mencionado pelo cargo que ocupa.

Essa modalidade de comunicação é eminentemente interna, pois é usada entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente no mesmo nível ou em nível diferente. 

A agilidade se constitui como uma de suas características principais, visto que a sua tramitação se pauta na simplicidade de procedimentos burocráticos.

A sua finalidade discursiva está voltada única e simplesmente para questões administrativas, excluindo-se, portanto, seu uso para quaisquer outros fins.