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"Acesso é a disponibilidade de documentos para consulta como resultado tanto de autorização legal quanto da existência de instrumentos de pesquisa."
No trabalho de apoio ao usuário, a aplicação correta dessa ideia consiste em:
(__)A organização e o controle dos documentos favorecem a localização e o acesso às informações necessárias à administração e aos cidadãos.
(__)A preservação da memória institucional dispensa a aplicação de instrumentos de destinação, pois todo documento acumulado passa a integrar o patrimônio documental do município.
(__)O arquivo público pode apoiar simultaneamente atividades administrativas, comprovação de direitos, pesquisa e preservação da memória.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
I.Documentos com restrição de acesso devem permanecer protegidos de consulta por pessoas não autorizadas, inclusive quando a sala de atendimento estiver momentaneamente vazia.
II.O registro de quem consultou documentos com restrição pode ser dispensado quando a consulta ocorre no interior do próprio arquivo, sem retirada do documento.
III.O controle de acesso deve distinguir pessoas autorizadas e não autorizadas sem impedir, por falha de organização, a recuperação dos documentos por quem possui permissão.
É correto o que se afirma em:
• Registro 1 − Protocolo 1542/2023 − Localização habitual: Estante B3, Caixa 18 − Situação: emprestado à Secretaria de Obras em 4/8/2026.
• Registro 2 − Protocolo 1543/2023 − Localização habitual: Estante B3, Caixa 18 − Situação: no arquivo − Documento conferido na Caixa 18.
• Registro 3 − Protocolo 1544/2023 − Localização habitual: Estante B3, Caixa 19 − Situação: no arquivo − Documento conferido na Caixa 19.
Ao procurar o Protocolo 1542/2023, o auxiliar não o encontra na Caixa 18. A conclusão e o procedimento inicial mais corretos são:
(__)Um filtro em planilha pode reduzir o universo de busca, mas não corrige um número de protocolo que tenha sido cadastrado incorretamente na fonte.
(__)Um filtro aplicado a uma única coluna é suficiente para identificar registros duplicados, pois documentos com o mesmo número de protocolo aparecem sempre com os mesmos dados de localização.
(__)A correção de um campo de localização deve permanecer coerente com o histórico de movimentação e com a situação efetivamente verificada.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta: