Em um ambiente administrativo, os profissionais de secretaria desempenham funções essenciais para o bom funcionamento da organização. Entre essas atividades estão a correta elaboração de documentos, o preenchimento de relatórios e formulários, bem como o apoio às rotinas de recursos humanos. Com base nessas funções, assinale a alternativa correta.

Relacione os tipos de documentos da Coluna I com suas respectivas características ou finalidades descritas na Coluna II, de acordo com o Manual de Redação da Presidência da República.

Coluna I
1. Requerimento
2. Circular
3. Declaração
4. Ata

Coluna II
(__) Documento utilizado para registrar, de forma objetiva, o que foi discutido e deliberado em reuniões oficiais.
(__) Documento por meio do qual o cidadão solicita algo à autoridade competente, com linguagem polida e impessoal.
(__) Documento expedido por autoridade competente para dar ciência ou orientação simultânea a vários destinatários.
(__) Documento que comprova determinado fato, geralmente emitido por autoridade ou servidor com fé pública.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Como expresso no Manual de Redação da Presidência da República, o endereçamento é a parte do documento, no padrão ofício, que informa quem receberá o expediente. São elementos que devem constar no endereçamento: _____________, nome do destinatário, cargo do destinatário e __________.

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas. 

Durante uma ação de melhoria promovida pela diretoria de administração de uma secretaria estadual, foi implantado o Programa 5S para reorganizar os ambientes de trabalho. Após as primeiras semanas, os servidores relataram maior agilidade nas rotinas e redução de desperdícios, além de melhora na convivência entre as equipes.

Assinale a alternativa que melhor expressa um dos objetivos do Programa 5S dentro de um programa de gestão da qualidade.

A correspondência comercial é toda correspondência interna ou externa, com exceção das dirigidas aos bancos e órgãos públicos. Referindo-se à correspondência analise as sentenças:

I - Na digitação de uma correspondência comercial devem ser observados os itens: destinatário; endereçamento; referência; local e data; forma de tratamento; números por extenso; e número de ordem.

II - A correspondência comercial, também chamada de correspondência técnica, é um meio de comunicação informal e escrito utilizado por empresas, pautado em princípios de falta de clareza e subjetividade.

III - Uma correspondência comercial deve ser organizada, com linguagem correta e impessoal, papel com timbre da empresa e com todos os dados necessários.

IV - É muito importante que haja uma nova leitura, pois um possível equívoco pode gerar desentendimento entre as partes e possíveis prejuízos de ordem financeira.

Após a análise, pode-se afirmar: 

As rotinas de expedição documental exigem rigor técnico e controle logístico. Uma prática adequada nesse processo é a(o): 

Nas rotinas administrativas, a padronização documental é essencial à racionalização processual. Dessa maneira, um dos objetivos dessa prática é a: 

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, assinale a ordem correta dos elementos, dentre os destacados abaixo, que compõem um ofício.

Segundo o Manual de Redação da Presidência da República, indique o tratamento adequado a ser utilizado em comunicações dirigidas ao Presidente da República.

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, assinale o tipo de linguagem que deve ser utilizada na redação dos atos e comunicações oficiais.

Analise as afirmativas a seguir sobre organização e controle de documentos e arquivos no contexto das rotinas administrativas. Assinale V para verdadeiro e F para falso:

(__)A correta organização de documentos facilita o acesso rápido às informações e contribui para a eficiência dos processos administrativos.

(__)Os arquivos digitais não precisam seguir critérios de classificação e segurança, pois são facilmente pesquisáveis.

(__)O controle rigoroso dos documentos inclui a definição de prazos para guarda e descarte, conforme normas vigentes.

(__)A descentralização dos arquivos sempre garante maior segurança e integridade dos documentos.

(__)O uso de protocolos para registro de entrada e saída de documentos é fundamental para garantir a rastreabilidade das informações.

Marque a alternativa que apresenta a sequência correta:

Em um departamento administrativo, a Auxiliar Administrativa foi encarregada de organizar a agenda semanal do gestor, garantindo que todos os compromissos estejam registrados corretamente e sem conflitos de horário. Além disso, ela precisa elaborar um relatório mensal detalhado das atividades realizadas pelo setor para ser apresentado na reunião de avaliação. Considerando as melhores práticas em rotinas administrativas, assinale a alternativa que indica as ações CORRETAS que a Auxiliar Administrativa deve executar para garantir eficiência no controle da agenda e na elaboração do relatório:

Redação Oficial: Na correspondência oficial, ao dirigir-se a um senador ou a um deputado, qual vocativo deve-se utilizar?

Atualmente adota-se o padrão ofício para a comunicação oficial. Referindo-se à formatação dos documentos do padrão ofício, analise as sentenças:

I - Tamanho do papel: A3 (29,7 cm x 42 cm).
II - Área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da borda superior do papel.
III - Área do rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento.
IV - Na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho);
V - Os textos devem ser impressos na cor preta em papel branco, reservando-se, caso necessário, a impressão colorida para gráfico e ilustrações.
VI - Para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padronização do documento.
VII - As palavras estrangeiras devem ser grafadas em sublinhado.
VIII - Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF.

Após a análise, pode-se afirmar:

Correspondência é um meio de comunicação escrita entre as pessoas. Referindo-se à correspondência comercial, analise as sentenças:

I - A carta comercial é o meio de comunicação utilizado na indústria e no comércio.
II - Tem por objetivo iniciar, manter ou encerrar transações comerciais.
III - É a comunicação escrita e endereçada a uma ou várias pessoas.
IV - Sua linguagem deve ser clara, complexa, subjetiva (pode ser inespecífica, vaga) e correta.
V - Na correspondência comercial, o conteúdo da mensagem deve ser sempre significativo para o receptor, ir ao encontro de seu interesse, de suas necessidades.

Após a análise, pode-se afirmar:

Ana trabalha no setor administrativo de um órgão público e precisa redigir um ofício para um desembargador. Ao revisar o documento, seu supervisor identificou que Ana utilizou a forma de tratamento "Excelentíssimo Senhor" no vocativo e a abreviatura "Des." no corpo do texto. Considerando as normas da redação oficial, qual correção deve ser feita no documento?

Analise as asserções a seguir:

I. A comunicação escrita do recepcionista, por meio de recados, anotações e bilhetes, deve seguir padrões de formalidade, clareza e objetividade para garantir a correta transmissão das informações.

PORTANTO, 

II. Isso ocorre porque a ausência de um padrão adequado na escrita pode gerar interpretações equivocadas, comprometer o fluxo de trabalho e impactar negativamente a eficiência da comunicação interna e externa da organização.

A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:

O controle de agenda é uma atividade essencial para a organização e a eficiência das rotinas administrativas. Sobre esse tema, assinale a alternativa correta:

Com base no Manual de Redação da Presidência da República, assinale a opção que indica o elemento do padrão ofício que deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta. 

Para a obtenção da clareza nas comunicações oficiais, o Manual de Redação da Presidência da República recomenda, em regra, o emprego de