Para a gestão de documentos, estes devem ser arquivados de forma correta; mas, para que isto ocorra, o arquivista deve seguir algumas rotinas. Uma dessas rotinas é:
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Na Arquivologia, para organizar um acervo arquivístico é preciso analisar os documentos a partir de alguns elementos. Um desses elementos a ser observado é:
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A posição do arquivo na estrutura das instituições é uma preocupação dos gestores de documentos. Apesar de não haver um local específico na estrutura da instituição para essa unidade de informação, a seguinte recomendação deve ser seguida na hora do estabelecimento de sua localização:
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Considera-se, comumente, protocolo como o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Com relação às atividades de registro e movimentação, uma das rotinas realizadas é:
Atualmente, o plano de classificação segue uma codificação baseada na Classificação Decimal de Dewey. Uma das vantagens desse método está descrita na seguinte opção:
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A descrição de documentos públicos exige atenção em dois aspectos que devem ser tomados para analisar estes documentos. Eles são a pertinência e a proveniência. Usando o ponto de vista da proveniência, uma das etapas para a descrição é:
O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de um instrumento de pesquisa que consiste na descrição e localização dos documentos no acervoe tem por função a orientação do usuário. Uma recomendação para a elaboração de um instrumento de pesquisa é:
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A avaliação de documentos é uma função essencial na arquivística contemporânea, pós-segunda guerra mundial. Ela está relacionada aos seguintes aspectos fundamentais:
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A Arquivologia, no Brasil, considera a descrição arquivística uma tarefa típica dos arquivos permanentes, pois seu objeto de trabalho é constituído de elementos ligados às informações que interessam aos pesquisadores. Um instrumento de pesquisa elaborado na fase permanente é:
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Considerando a terminologia comumente aceita no cenário arquivístico brasileiro, o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu” se refere ao Princípio da:
Um dos principais problemas arquivísticos nas organizações é o grande volume documental e a falta de espaço para a guarda. As operações que permitem determinar os prazos de guarda dos documentos e sua destinação final são:
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As novas tecnologias trouxeram desafios para a Arquivologia. Dentre elas, pode-se citar o gerenciamento eletrônico de documentos, no qual um problema é o da preservação, que depende de outros fatores do suporte. Um dos critérios para a seleção do suporte documental é a:
Definiu-se, a partir da segunda metade do século XX, um ciclo de vida para os documentos de arquivo que se divide em três fases ou idades. Essas três fases são:
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Existem alguns elementos importantes que contribuem para o valor de prova do microflme. Assim sendo, os seguintes elementos devem estar contidos no microfilme:
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O método de arquivamento por assunto não é visto como de fácil uso, apesar de seu uso frequente na administração pública brasileira. Aponte nas opções a seguir aquela que pode ser usada como explicação para esta dificuldade:
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